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Funciones de una empresa de seguridad de documentos

Funciones de una empresa de seguridad de documentos 13-5

En los archivos de cualquier negocio quedan registrados su actividad, sus movimientos, sus cuentas, contratos, etc. y mucha más información confidencial.

Por este motivo, es necesario contar con una empresa de seguridad de documentos, que la pueda gestionar y almacenar correctamente.

De esta manera, no sólo conseguirá obtener la máxima protección, sino facilitar su búsqueda cuando necesite un papel en concreto y, en definitiva, tener el mejor control.

Una empresa de seguridad de documentos realiza una estructuración y custodia de sus archivos de manera adecuada y los organiza eficientemente.

Una corporación requiere estos servicios por varios motivos, en especial por falta de espacio en sus oficinas, por no tener equipos tecnológicos de almacenamiento y por no contar con personal cualificado para realizar dicha gestión.

¿Cuáles son las funciones de las empresas de custodia documental?

La custodia documental comprende el almacenaje y organización de la documentación de un negocio, ya sea a través de medios físicos como electrónicos.

Actualmente este servicio es imprescindible, debido a la cantidad de papeles generados y por la información que constantemente es compartida, así que es esencial tener a su lado una empresa de custodia de documentación.

Ésta tiene muchas funciones, todas ellas enfocadas en dar el mejor soporte y ayuda. Las más relevantes son:

  1. Almacenar correctamente toda la información, mediante un orden estipulado, haciendo que no pierda tiempo guardando y buscando información.
  2. Gestionar las políticas de administración, convirtiendo su empresa en más resolutiva.
  3. Crear documentos y facilitar cualquier proceso.
  4. Garantizar la inmediatez y el acceso a los archivos, con el objetivo de no perder tiempo y aprovecharlo al máximo.
  5. Conservar todos los documentos el tiempo estipulado, según la legislación.
  6. Establecer la mejor estrategia documental, siempre con la finalidad de ser una empresa más eficiente y productiva.
  7. Ofrecer la máxima seguridad, esencial en nuestros tiempos.
  8. Asegurar confidencialidad, especialmente ante datos sensibles que, en manos ajenas, podrían perjudicarle.

 

Su negocio, gracias a establecer estas tareas, se convierte en más productivo, eficiente y resolutivo, además de ofrecer un servicio más rápido a sus clientes y proveedores y mantener altos estándares de calidad.

Su seguridad es muy importante y las empresas de custodia documental se lo pueden dar.

La custodia documental es clave para su empresa

Un servicio de custodia documental supone tener bajo control todos sus archivos y hace que su corporación sea más competitiva dentro de su sector. Los avances tecnológicos son una realidad y las empresas deben estar al día para poder mantenerse, no solo a flote, sino superarse y destacar frente a otras de su ámbito.

Es un servicio que provoca un crecimiento exponencial de cualquier negocio, especialmente referente a tener un análisis y control y a tener seguridad, aspectos básicos para obtener una imagen de marca potente.

Por ello, la custodia documental es clave y le proporciona muchas ventajas:

  1. Le permite ahorrar espacio físico
  2. Minimiza sus costes de almacenamiento
  3. Hace que todos sus documentos estén debidamente protegidos el tiempo estipulado
  4. Asegura que cumpla la normativa RGPD y la LOPDGDD 
  5.  Tiene acceso en todo momento a sus archivos, tanto para consultarlos y compartirlos
  6. Optimiza todos sus recursos

Estas ventajas hacen que su negocio sea más productivo y rentable y le da la oportunidad de dar una atención a sus clientes más eficaz, rápida y profesional.

Contrate servicios de custodia documental

No lo dude más y tenga el soporte de una empresa de custodia documental a su lado. Es, sin duda, la mejor decisión que puede tomar, que hará que disfrute de más seguridad y tenga más confianza de que todo está bajo control.

Sus documentos estarán correctamente almacenados, siempre disponibles y a su alcance.

Hoy en día se maneja mucha información y, especialmente la confidencial, debe tener especial cuidado. Una correcta gestión y custodia documental es su gran aliada y un soporte indispensable.

 






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