¿En qué consiste el servicio de protección de documentación?

Algunas empresas creen que sus archivos están siempre bajo control, aunque no es así.

Contar con un servicio de protección de documentación es una necesidad, especialmente cuando hablamos de negocios que tienen que gestionar y organizar constantemente diferente información, así como compartirla entre muchos trabajadores y ordenadores.

De esta manera, si recurre a este soporte, no sólo su documentación estará siempre a su alcance, sino que en sus instalaciones contará con espacio que podrá destinar a otras tareas.

Gracias al servicio de protección de documentación, su empresa será más segura, ágil y competitiva. La gestión documental se ha convertido en una herramienta clave en cualquier organización.

Qué es la custodia documental?

La custodia documental consiste en la conservación, almacenamiento y protección de los archivos, tanto físicos como electrónicos, con el objetivo de que permanezcan en las mejores condiciones el tiempo que sea necesario.

Ese almacenamiento es realizado bajo una estricta organización, para que los documentos puedan ser consultados cuando se requiera de manera fácil o puedan ser destruidos cuando ya no tengan que guardarse.

Con la custodia documental, una empresa disfruta de más espacio físico, sabe exactamente dónde están ubicados todos sus archivos y tiene acceso a éstos rápidamente, sin esperas ni pérdidas.

Por lo tanto, si su corporación no tiene el espacio suficiente para almacenar o necesita el que ahora utiliza como almacén de documentos y  no cuenta con ningún sistema organizativo que le ayude en su día a día, la custodia documental es la solución.

Para realizar esa tarea, existe la figura del gestor documental que se encarga de llevar a cabo un sinfín de acciones que harán más fáciles sus gestiones diarias:

  1. Organizar cada archivo, siempre con una localización concreta y en una categoría.
  2. Mejorar la productividad, ya que podrá tener acceso a todo con facilidad.
  3. Dotar de seguridad sus documentos, debido a que todos sus archivos están debidamente protegidos mediante códigos de acceso.


Por ello, tenga a su lado a una empresa para la custodia documental. Su productividad y eficiencia se verá incrementada y sus trabajadores y clientes se lo agradecerán.


Ventajas de la custodia documental

Las ventajas de contar con este soporte son muchas y podrá disfrutar de ellas desde el primer día. Las más relevantes son:

  1. Controlar su información: tendrá a su alcance sus documentos cuando los necesite y sabrá exactamente dónde se encuentran ubicados. Tener ese control le ofrece más seguridad y la confianza que puede trabajar sin trabas.
  2. Compartir sus documentos: gracias a una correcta gestión, su empresa podrá compartir sin problemas sus archivos, de manera eficaz. Ello conlleva ser más productivo, ya que no dedicará tiempo en búsquedas.
  3. Ahorrar en espacio: como le hemos comentado, es un sistema que permite a las empresas poder ahorrar mucho espacio y poder destinarlo a otras utilidades.
  4. Garantizar protección: la custodia documental hace que sus datos estén seguros y protegidos frente a pérdidas, robos, inclemencias meteorológicas, etc. Además, existe un acceso seguro mediante autorizaciones.
  5. Ahorrar tiempo: es un sistema que reduce las búsquedas de archivos físicos e incrementa la eficiencia de sus trabajadores.
  6. No hay impacto en el medio ambiente: al no utilizar tanto papel o tinta de la impresora, entre otros, no tendrá que utilizar tantos recursos económicos y generará menor impacto en el medio ambiente.

Como ve, grandes ventajas para su negocio.

Empresas de custodia documental a su lado


Confíe en este servicio tan positivo para su corporación y contacte con un proveedor encargado de la custodia documental. Podrá comprobar sus beneficios rápidamente y cómo favorece a su negocio.






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