Software gestión documental para su empresa

Software gestión documental para empresa

Tal como en la vida real, los documentos deben estar correctamente organizados y clasificados una vez se almacenan para su conservación histórica. Cuando se hace el proceso de digitalización de documentos, también se deben de correctamente guardar y organizar el servidor u ordenador adecuado mediante un software gestión documental.

Un software gestión documental permite guardar cualquier tipo de documento (imágenes, imágenes, documentos de texto, etc.) en un sistema de archivos y en una base de datos para conseguir un acceso rápido y organizado al documento en cuestión. El software también comprime el documento y verifica que no ha quedado corrupto o que se ha generado algún error. Un programa de gestión documental debe poder: Integrarse con otros sistemas de la empresa, un sistema de usuarios para colaborar en la gestión de información, un flujo de trabajo documental, una categorización y estructuración del documento y un histórico documental para poder ver todos los cambios.

También permiten mantener un histórico de la versión del documento por si alguna vez se realiza una modificación sobre este o se actualiza, permitiendo a los usuarios interesados poder verificar datos que posiblemente ya no estén en la versión más nueva del documento.

Una de las funciones más importantes de este tipo de software, que puede ser que no esté disponible en todos, es la capacidad de recuperar documentos que se hayan eliminado del sistema, permitiendo recuperar el fichero mediante una copia de seguridad realizada por el programa.

Des de EmpresasGestionDocumental, nos encargamos de analizar los documentos a digitalizar y a organizar mediante el sistema informático que su empresa disponga, siempre ofreciendo la opción que se adapta más a la necesidad del cliente. No todos tienen las mismas funcionalidades, ya que algunos pueden tener funcionalidades como un reconocimiento de caracteres y otros no.

Tener un software gestión documental es vital para su empresa y para el futuro documental, donde todo estará digitalizado y accesible des de cualquier punto del mundo mientras el usuario tengas las credenciales correctas. Contacte con nosotros y le asesoraremos al respeto.






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