Siempre se habla de todo lo que ofrece la gestión documental, pero ¿y qué ocurre si no se cuenta con una empresa experta en custodiar y gestionar los archivos?
En este post vamos a hablar sobre las consecuencias de no tener herramientas ni soporte en este sentido, así que siga leyendo y podrá descubrirlo.
Una deficiente gestión de documentos tiene grandes riesgos para una empresa
La cantidad de archivos que se requieren y se usan en un negocio son muchos y éstos deben ser visualizados, editados, enviados, etc. constantemente, así que la gestión documental garantiza que se lleva a cabo sin problemas y, especialmente, con la máxima seguridad.
Debe saber que la información trae consigo datos bancarios, de los clientes, facturas y presupuestos, entre otros, que en manos ajenas podrían llegar a ser muy peligroso. Por ello, no es de extrañar que gestionar los documentos de una empresa de manera correcta es vital, tanto para ofrecer un valor añadido como corporación y que sus colaboradores confíen en usted, como para asegurar la supervivencia del negocio.
Le comentábamos que existen diferentes riesgos en caso de no contar con la gestión y custodia documental y son estos:
- Acceso deficiente a la información: sin esta herramienta, no hay orden ni un correcto almacenamiento, lo que ralentiza la búsqueda y control de archivos. Además, puede haber pérdida de información.
- Procesos duplicados: los empleados, seguramente, realicen acciones y tareas repetidas.
- Sin posibilidad de teletrabajo: hoy en día el teletrabajo tiene gran protagonismo y éste está totalmente relacionado con la gestión documental. Así que es clave para poder seguir siendo productivo desde cualquier ubicación y momento.
- Nefasta comunicación: en un entorno laboral, debe existir la mejor comunicación entre departamentos y poder optimizar los recursos. De esta manera, sin una óptima gestión administrativa, puede existir gran descoordinación y grandes errores de comunicación.
- Falta de seguridad: la seguridad documental es básica y debe estar garantizada. Todo ello, para asegurarse que la información no acabe en manos ajenas a la empresa.
- Mala atención a los clientes: si quiere tener un excelente trato con sus colaboradores y clientes, hay que tener la mejor organización documental. De esta manera, el servicio y trato será más rápido y fluido, sin esperas.
- Menos espacio en las oficinas: los problemas de espacio son una constante en las empresas, ya que los archivadores ocupan mucho volumen y capacidad, además que la información no está debidamente categorizada ni almacenada.
Las empresas expertas en gestión documental guardan y almacenan correctamente los archivos
La gestión documental, proceso en el cual se almacenan de manera correcta y se define cada documento, asegura la integridad de la información y adquiere el mejor guardado.
Y, por descontado, el ámbito legislativo es crucial, ya que es necesario conservar determinados archivos durante unos plazos establecidos por ley y hay que tener la mejor atención de los datos, especialmente los terceros.
Por lo tanto, las empresas de gestión documental tienen el mejor conocimiento sobre cómo organizar y almacenar debidamente la información, qué trato darle y cómo poder recuperarla en caso de pérdida.
Éstas configuran el mejor formato y protocolo a la hora de categorizar cada documento. Todo ello, para facilitar las búsquedas y los accesos desde diferentes departamentos.
Gestionar los documentos de una empresa
La custodia documental y su gestión pone a disposición de las empresas las mejores herramientas administrativas para que la información se encuentre constantemente salvaguardada y, cuando se necesite, se disponga de ella en pocos segundos.
Gracias a un método seguro de guardado, donde la digitalización documental adquiere gran importancia, las empresas resultan más eficaces y productivas, perdiendo menos tiempo en los procesos y haciendo que puedan ofrecer respuestas más rápidas a los clientes.
Y, referente a los documentos que se deben guardar de manera física el tiempo establecido por ley, las empresas de custodia cuentan con espacios seguros y protegidos donde éstos son almacenados.
Contacte con las empresas de gestión y custodia documental y su información adquirirá el mayor control.
