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Problemas que puede tener sin gestión documental

Problemas que puede tener sin gestión documental

Siempre se habla de todo lo que ofrece la gestión documental, pero ¿y qué ocurre si no se cuenta con una empresa experta en custodiar y gestionar los archivos?

En este post vamos a hablar sobre las consecuencias de no tener herramientas ni soporte en este sentido, así que siga leyendo y podrá descubrirlo.


Una deficiente gestión de documentos tiene grandes riesgos para una empresa


La cantidad de archivos que se requieren y se usan en un negocio son muchos y éstos deben ser visualizados, editados, enviados, etc. constantemente, así que la gestión documental garantiza que se lleva a cabo sin problemas y, especialmente, con la máxima seguridad.

Debe saber que la información trae consigo datos bancarios, de los clientes, facturas y presupuestos, entre otros, que en manos ajenas podrían llegar a ser muy peligroso. Por ello,  no es de extrañar que gestionar los documentos de una empresa de manera correcta es vital, tanto para ofrecer un valor añadido como corporación y que sus colaboradores confíen en usted, como para asegurar la supervivencia del negocio.

Le comentábamos que existen diferentes riesgos en caso de no contar con la gestión y custodia documental y son estos:

 

  1. Acceso deficiente a la información: sin esta herramienta, no hay orden ni un correcto almacenamiento, lo que ralentiza la búsqueda y control de archivos. Además, puede haber pérdida de información.
  2. Procesos duplicados: los empleados, seguramente, realicen acciones y tareas repetidas.
  3. Sin posibilidad de teletrabajo: hoy en día el teletrabajo tiene gran protagonismo y éste está totalmente relacionado con la gestión documental. Así que es clave para poder seguir siendo productivo desde cualquier ubicación y momento.
  4. Nefasta comunicación: en un entorno laboral, debe existir la mejor comunicación entre departamentos y poder optimizar los recursos. De esta manera, sin una óptima gestión administrativa, puede existir gran descoordinación y grandes errores de comunicación.
  5. Falta de seguridad: la seguridad documental es básica y debe estar garantizada. Todo ello, para asegurarse que la información no acabe en manos ajenas a la empresa.
  6. Mala atención a los clientes: si quiere tener un excelente trato con sus colaboradores y clientes, hay que tener la mejor organización documental. De esta manera, el servicio y trato será más rápido y fluido, sin esperas.
  7. Menos espacio en las oficinas: los problemas de espacio son una constante en las empresas, ya que los archivadores ocupan mucho volumen y capacidad, además que la información no está debidamente categorizada ni almacenada.

 

Las empresas expertas en gestión documental guardan y almacenan correctamente los archivos


La gestión documental, proceso en el cual se almacenan de manera correcta y se define cada documento, asegura la integridad de la información y adquiere el mejor guardado.

Y, por descontado, el ámbito legislativo es crucial, ya que es necesario conservar determinados archivos durante unos plazos establecidos por ley y hay que tener la mejor atención de los datos, especialmente los terceros.

Por lo tanto, las empresas de gestión documental tienen el mejor conocimiento sobre cómo organizar y almacenar debidamente la información, qué trato darle y cómo poder recuperarla en caso de pérdida.

Éstas configuran el mejor formato y protocolo a la hora de categorizar cada documento. Todo ello, para facilitar las búsquedas y los accesos desde diferentes departamentos.


Gestionar los documentos de una empresa


La custodia documental y su gestión pone a disposición de las empresas las mejores herramientas administrativas para que la información se encuentre constantemente salvaguardada y, cuando se necesite, se disponga de ella en pocos segundos.

Gracias a un método seguro de guardado, donde la digitalización documental adquiere gran importancia, las empresas resultan más eficaces y productivas, perdiendo menos tiempo en los procesos y haciendo que puedan ofrecer respuestas más rápidas a los clientes.

Y, referente a los documentos que se deben guardar de manera física el tiempo establecido por ley, las empresas de custodia cuentan con espacios seguros y protegidos donde éstos son almacenados.

Contacte con las empresas de gestión y custodia documental y su información adquirirá el mayor control.

 

 






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