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La gestión documental, instrumento básico para la transparencia en España

Las administraciones públicas generan tales cantidades de contenidos y documentación que cabe preguntarse cómo es la tarea de recopilar, gestionar y almacenar toda esa información, garantizando a su vez que esté disponible para su consulta.

En este sentido, la figura del archivero dentro de las administraciones públicas se perfila como un elemento imprescindible y necesario para que la información no se pierda y se conserve en las mejores condiciones posibles. Con el fin de conocer cómo es esta labor, Compromiso Empresarial entrevista a Elisa Avilés Betegón y José Luís García Martínez, secretaria y vocal –respectivamente- de la asociación de Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP), quienes desvelan algunas luces y sombras sobre la gestión documental pública en España.

El gran problema de la gestión de archivos

Para comprender la magnitud del problema al que se enfrentan los archiveros públicos españoles, Avilés y García explican cómo es la creación de un archivo dentro de la Administración pública: Los ministerios se dividen en unidades administrativas compuestas por un número determinado de trabajadores, quienes crean sus propios archivos en su gestión diaria de expedientes. Estos expedientes se almacenan dentro del archivo de su correspondiente unidad, donde permanecen hasta cinco años. Pasado este tiempo, los expedientes son trasladados al archivo central del ministerio correspondiente.

“Cada ministerio debe tener un archivo central para coordinar a los archivos de todas las unidades del ministerio, y aquí es donde encontramos el problema, porque las unidades de los ministerios acumulan mucha documentación, ya que no se puede destruir nada según la Ley de patrimonio documental”, afirma Avilés.

En este sentido, los archiveros juegan un papel muy importante porque deben realizar un estudio de valoración para determinar si se elimina o se conserva la documentación que poseen. “Los archiveros debemos supervisar, organizar, conservar, analizar y difundir la información pública, garantizando que el papel llegue desde las oficinas hasta el archivo histórico”, comenta García.

Sin embargo, el gran problema que acusan es el colapso de los grandes archivos españoles: el Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación (esta longitud se obtiene midiendo el número de cajas de documentos colocadas verticalmente como el lomo de un libro), y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

El Archivo Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

 Al estar “colapsados”, estos Archivos no admiten transferencias, es decir, que los archivos centrales de los ministerios no pueden enviarles su documentación y como únicas soluciones se plantea que las unidades acumulen su propia documentación o contratar un servicio externo para almacenarla. “Este último aspecto genera bastante polémica, puesto que supone un coste adicional para la administración, entre otros conflictos”, indica la secretaria de AEFP.

Además de la falta de espacio físico para conservar la documentación, la AEFP señala la escasez de recursos humanos y económicos destinada a la gestión documental dentro de las administraciones. Ministerios como Interior y Hacienda se consideran “afortunados” por tener entre cuatro y cinco técnicos al cargo de sus archivos centrales, mientras que el resto debe conformarse con uno o dos, siendo el caso de los ministerios de Justicia y Fomento.

La transparencia no afecta a los archivos públicos

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas: la Ley de patrimonio y el Real Decreto 1708 de 2011 sobre el sistema español de archivo, la Ley de secretos oficiales, el esquema nacional de seguridad con las guías de aplicación del Centro Criptográfico Nacional, la regulación sobre protección de datos personales y, finalmente, la actual Ley de transparencia.

“Cuando se estaba creando la Ley de transparencia, los archiveros pensamos que sería un alivio porque agruparía toda la regulación y no tendríamos que estar mirando tanta normativa”, explica Avilés. Sin embargo, sus ilusiones se frustraron cuando la Ley de transparencia aprobada excluyó a los archivos públicos por tener legislación propia, dejando la regulación de su actividad enmarcada por las diferentes normas citadas anteriormente.

Esta situación implica que cuando se realiza una consulta de un archivo de oficina, se aplica la Ley de transparencia y con carácter supletorio la Ley de patrimonio, pero si se consulta al archivo central, la aplicación de las normas se invierte, prevaleciendo la Ley de patrimonio y subsidiariamente la Ley de transparencia.

Según explican los archiveros consultados, parece que el legislador tuvo la intención de separar, por un lado, la documentación considerada como “histórica” y, por otra parte, la información más actual. De este modo, la transparencia afecta a la información pública a partir de 2014, mientras que la generada anteriormente sigue estando regulada por la otra normativa existente.

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas diferentes.

 El archivo como instrumento contra la corrupción

Desde la AEFP quieren destacar la importancia de realizar una buena gestión de archivo para garantizar la transparencia en la administración pública española. Por este motivo, la Asociación ha creado un decálogo con las medidas que consideran “esenciales y necesarias” sobre documentación y archivo para luchar contra la corrupción.

Entre estas medidas destacan algunas como: acabar con la eliminación de documentos públicos sin procedimiento de valoración; garantizar la cadena de custodia de los documentos físicos y electrónicos; la formación de los empleados públicos en gestión documental; la regulación del acceso a los documentos públicos por la Ley de transparencia, y la realización de un plan de información pública dirigido a los ciudadanos con el fin de que conozcan y ejerzan su derecho de acceso.

Otra medida destacada de este decálogo es la creación de una nueva ley sobre confidencialidad de los documentos públicos para establecer plazos de clasificación “razonables y equiparables a otros estados democráticos”. En este sentido, Avilés y García señalan que en España “jamás” se ha desclasificado información, siendo otra de las expectativas frustradas con la Ley de transparencia.

Actualmente, la desclasificación en España solo puede realizarla el Congreso de los Diputados aprobando una ley, o la autoridad que clasificó dicha información. Avilés señala el ejemplo del gobierno italiano que en febrero de 2016 desclasificó información sobre los crímenes cometidos durante la ocupación nazi en la II Guerra Mundial. Se hicieron públicas unas 13.000 páginas del Archivo Histórico de la Cámara de Diputados, a las que se puede acceder desde el portal del parlamento italiano para descargar documentos inéditos y realizar peticiones de información.

“En España podrían hacer lo mismo, siendo el Congreso quien lo apruebe; por este motivo desde la asociación exigimos la creación de una nueva norma que garantice lo que la Ley de transparencia se dejó en el tintero sobre archivo y documentación”, concluye José Luís García para Compromiso Empresarial.

Fuente: compromisoempresarial.com

Publicat a General, Gestión Documental

Documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico

Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público (BOCA de 28 de junio de 2017). Texto completo.

El Decreto 43/2017 tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

DECRETO 43/2017, DE 22 DE JUNIO, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRÓNICOS, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA Y SU SECTOR PÚBLICO.

La gestión de documentos resulta esencial para las Administraciones Públicas, tanto para el funcionamiento interno de las mismas, como para los servicios que se prestan a los ciudadanos.

La Ley 3/2002, de 28 de junio Vínculo a legislación de Archivos de Cantabria, trata esta gestión de documentos, si bien está especialmente centrada en documentos incluidos en soportes no automatizados.

Con la progresiva implantación de los servicios de Administración Electrónica, cobra una excepcional importancia la gestión de los documentos electrónicos, por lo que partiendo de la citada Ley de 3/2002, el Decreto 74/2014, de 27 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración Electrónica de la Comunidad Autónoma de Cantabria y el Decreto 10/2017, de 9 de marzo Vínculo a legislación, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico, resulta necesario el presente Decreto por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Este Decreto establece el conjunto de medidas organizativas, medidas técnicas y criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos durante toda su vida útil, incluyendo las fases activa o de trámite y la de Archivo.

El texto se desarrolla en cuatro Capítulos, con un total de 17 artículos, una disposición adicional, otra disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente decreto tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

2. Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Las previsiones del presente decreto serán de aplicación:

a) A la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, comprendiendo ésta, a estos efectos, a la Administración General y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, cuando ejerzan funciones administrativas y utilicen sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto el Servicio Cántabro de Salud y el sector público empresarial y fundacional, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Adicional Única.

b) A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades anteriores cuándo procedan al uso de sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática.

CAPÍTULO II

Funciones y responsabilidades

Artículo 2. Estructura organizativa.

Las distintas funciones y responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico en la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria se distribuyen de la siguiente manera:

a) Al Consejo de Gobierno le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

b) Al titular de la Consejería competente en materia de Administración Electrónica, le corresponde:

1. La dirección e impulso de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

2. Proponer la aprobación de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

3. Proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones en la Política vigente de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

4. El desarrollo normativo de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos, en aquellos aspectos en que sea necesario, mediante orden.

c) Al órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica, le corresponde la definición de los estándares tecnológicos, y en particular los relativos a interoperabilidad y seguridad, que podrá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica para su aprobación mediante resolución. También le corresponde el diseño, creación e implantación de los sistemas de información destinados al tratamiento y almacenamiento de los documentos electrónicos.

d) Al órgano directivo con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria, le corresponde la definición de los criterios y directrices técnicas en materia documental y de archivo, que deberá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica la regulación de las siguientes materias:

1. La regulación de los contenidos materiales, tales como establecer los tipos de archivo, fijando para cada uno de ellos los tipos de documentos que podrán contener, la necesidad de usar repositorio seguro o mecanismos de resellado, así como los criterios de ordenación interna se aprobarán por Orden del Consejero.

2. Los aspectos técnicos complementarios o derivados de los contenidos materiales se aprobarán por medio de Resolución del Consejero.

e) A las Secretarías Generales y órganos equivalentes, como responsables de la organización administrativa, les corresponde la coordinación y aprobación de instrucciones para el cumplimiento de la política.

f) A los titulares de los Órganos Directivos y las Unidades Administrativas implicados en las tareas de gestión de los documentos electrónicos gestionados en el ejercicio de sus competencias, les corresponde velar por la aplicación de instrucciones, criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen. Así mismo, les corresponde impulsar las acciones formativas necesarias.

g) Al resto del personal implicado en tareas de gestión de los documentos electrónicos utilizados en el ejercicio de las funciones propias de sus puestos de trabajo, le corresponde aplicar y ejecutar los criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen.

CAPÍTULO III

Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental

Artículo 3. Procesos de gestión de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Los procesos de gestión de los documentos electrónicos son aquellos que permiten la creación, mantenimiento, uso, retención y disposición de documentos electrónicos y expedientes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de integridad, accesibilidad, autenticidad, conservación, disponibilidad, integridad, interoperabilidad, tratamiento y trazabilidad.

Cuando se requiera una definición detallada y formalizada normativamente de estos procedimientos, el presente Decreto se desarrollará mediante Órdenes, que serán aprobadas por el titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 4. Captura de documentos electrónicos.

1. La captura es el proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión de documentos, independientemente de que se trate de documentos en formato electrónico o papel.

2. Las formas de captura pueden ser: generación manual, generación automática, registro electrónico general, compulsa electrónica o digitalización.

3. La captura debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos imprescindibles: integridad, contextualización, interoperabilidad, autenticidad y trazabilidad.

Artículo 5. Registro de documentos electrónicos e identificador único.

1. El registro de los documentos electrónicos es el proceso por el cual se le asigna a cada documento un identificador único, con el que serán identificados de forma unívoca.

2. Los documentos electrónicos podrán ser accesibles y verificables a través del Código Seguro de Verificación (CSV), en el servicio de Verificación de Integridad de Documentos disponible en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Los Códigos Seguros de Verificación serán cifrados con un algoritmo criptográfico de generación de función “hash” que ofrecerá las garantías necesarias en materia de seguridad informática.

4. Adicionalmente, el sistema de registro único de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, asignará por medios informáticos un identificador único de registro de entrada o salida complementario al identificador único de documento electrónico.

Artículo 6. Clasificación

1. La clasificación consiste en el conjunto de operaciones destinadas a agrupar los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa en categorías o series documentales.

2. Esta clasificación de documentos, deberá tener en cuenta los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente Electrónico de acuerdo con las Resoluciones de 19 de julio de 2011, y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos de 28 de junio de 2012, todas ellas de la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas y con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica), y se realizará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación de Documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, el cual será aprobado mediante resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria.

Artículo 7. Descripción de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos

1. Todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos estarán identificados y descritos, de forma que se garantice su consulta y localización.

2. Se utilizarán sellos de tiempo para generar evidencias sobre el momento en que se incorporaron los datos que contengan los documentos electrónicos, así como de las modificaciones y transferencias que se hagan en ellos.

3. El modelo de descripción atenderá a un esquema de metadatos definido para la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, que será aprobado por resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 8. Transferencia

1. La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por la que los documentos, junto con las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de sus normas y plazos establecidos.

2. La transferencia de documentos electrónicos y archivos electrónicos entre los repositorios correspondientes a cada fase tendrá en cuenta:

a) Las medidas de protección de los soportes de información previstas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en particular, lo relativo a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

b) Las medidas de seguridad que correspondan en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Las directrices que fija el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y que afectan a las operaciones de transferencia.

3. El documento que se considerará original será siempre el que se custodie en el repositorio de documentos en fase de archivo, el cual contará con las funcionalidades necesarias para garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo.

4. En el caso de los expedientes electrónicos, los índices de los mismos contarán con las mismas garantías de autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo, que los documentos electrónicos que forman parte de ellos.

Artículo 9. Acceso

1. Por acceso se entiende la capacidad para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

2. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común, sobre transparencia y la específica que resulte de aplicación en cada caso.

3. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferente por medios electrónicos, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

Artículo 10. Calificación de los documentos esenciales

1. El objeto de la calificación es fijar los documentos que son esenciales para la organización, así como los plazos de transferencia a archivo y los de conservación de los documentos.

2. Se considerarán esenciales los siguientes documentos:

a) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la entidad.

b) Títulos de carácter jurídico de la entidad.

c) Planos de edificios e instalaciones, así como documentos sobre el funcionamiento de sus sistemas.

d) El inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.

e) El inventario de todos los sistemas de información de la entidad.

f) Convenios y tratados.

3. La relación de los tipos de documentos que tendrán la consideración de esenciales podrá ser ampliada o modificada en cualquier de sus términos, mediante resolución del titular de la Consejería en materia de Archivo.

4. La gestión de los documentos esenciales en el entorno digital incluirá obligatoriamente:

a) La obtención de una copia auténtica.

b) La conservación en el archivo electrónico de la copia auténtica, con las medidas de seguridad adecuadas en cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

5. Los plazos de transferencia y conservación de los documentos esenciales será determinados por el órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 11. Conservación

1. La conservación consiste en el conjunto de procesos y operaciones destinadas a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo, de forma que se mantenga su contenido, su contexto, sus componentes, así como su valor probatorio y fiabilidad como evidencia electrónica.

2. El órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo, aprobará e implantará las disposiciones de conservación, acceso y transferencia de los expedientes electrónicos.

3. A todos los documentos en fase de archivo, se le añadirán los metadatos de archivo y conservación correspondientes vinculados a esta fase.

4. Las bases de datos documentales que contengan evidencias administrativas, deberán contemplar la posibilidad de que en algún momento sea necesario realizar una conversión de las mismas a documentos, como prueba a utilizar en procedimientos o expedientes concretos, y por ello deberán cumplir con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

5. Se deberán tener implementados mecanismos de seguimiento de caducidad de los certificados y sellos electrónicos y de resellado.

6. Se definirán estrategias de revisión periódica para garantizar la conservación a largo plazo, que incluirá la especificación de operaciones de copia, conversión, migración de documentos, metadatos, índices y pistas de auditoría. Esto incluirá la generación de pistas de auditoría sobre las operaciones realizadas, que deberán conservarse al menos tanto tiempo como el periodo de conservación de la información.

7. Se definirán y aplicarán medidas de seguridad específicas que incluirán:

a) Protección contra software malicioso.

b) La realización periódica de copias de seguridad, con procedimientos, documentos y verificaciones de su efectividad.

c) Acciones específicas dentro del plan de continuidad de las plataformas o sistemas de información que alberguen los documentos electrónicos a conservar.

Artículo 12. Destrucción de documentos.

1. La destrucción de documentos electrónicos tiene por finalidad su eliminación de manera que no sea posible su posterior restauración o reutilización.

2. La destrucción de documentos electrónicos incluirá la eliminación del propio documento y de sus metadatos. Llegado el caso, también la destrucción física del soporte.

3. La destrucción de los documentos electrónicos se realizará según los plazos de conservación establecidos en cada caso.

4. La destrucción de los documentos electrónicos contemplarán la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas con el Esquema Nacional de Seguridad, en particular las relativas a la protección de los soportes de información y la limpieza de documentación.

5. La destrucción de los índices de los expedientes electrónicos se realizará bajo las mismas condiciones que la de los documentos electrónicos.

6. Corresponde al órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo determinar los criterios para la destrucción de documentos. La destrucción un documento o conjunto de documentos requerirá la autorización administrativa del órgano directivo competente en cada caso, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria será informada de las destrucciones que se efectúen.

Artículo 13. Criterios para la conformación de los expedientes electrónicos

1. Los expedientes electrónicos se crearán al inicio de su tramitación y deberán contener un índice que haga referencia a cada uno de los documentos y comunicaciones que se incorporen a ellos.

2. Una vez finalizada la tramitación de un expediente, el índice electrónico definitivo será firmado por el titular de la unidad administrativa responsable de su tramitación, mediante firma electrónica “avanzada cualificada” utilizando certificado cualificado, y este deberá contener la relación de todos los documentos que forman parte del expediente, no pudiéndose añadir nuevos documentos al expediente con posterioridad.

3. A los documentos administrativos correspondientes a cada expediente, según avance la tramitación del procedimiento, se les asignarán los metadatos necesarios para su tramitación, gestión y conservación, atendiendo al contenido del artículo 7 del presente decreto.

4. Los documentos electrónicos podrán formar parte de varios expedientes electrónicos, debiendo quedar documentado en el expediente la consulta o verificación de datos que corresponda con un trámite de procedimiento.

5. Los documentos administrativos de cada expediente que se vayan generando desde los sistemas de tramitación, serán archivados en el repositorio corporativo de documentos electrónicos en fase de trámite, en su expediente y este en la serie documental que corresponda.

6. Los metadatos de nombre y código de la serie documental servirán para establecer la vinculación del procedimiento con su serie documental.

CAPÍTULO IV

Supervisión, auditoría, formación y actualización

Artículo 14. Registros de correcta aplicación de procedimientos.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos. En particular, se contemplaran los registros de actividad de los usuarios y de acceso a los datos que se fijan en el Real Decreto 3/2010 Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además se aplicarán las medidas de protección pertinentes sobre estos registros de actividad.

Artículo 15. Supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos.

Con el fin de garantizar los distintos procesos de gestión documental, se realizarán auditorías periódicas, que procurarán las revisiones y mejoras oportunas para adecuarla a la evolución de las técnicas de gestión de documentos electrónicos y al marco normativo.

En particular, se realizarán:

1. Las auditorías periódicas obligatorias del Esquema Nacional de Seguridad, por parte del Órgano Directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

2. Las auditorías periódicas obligatorias en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, por parte de los Órganos Directivos con ficheros con datos de carácter personal de los que sean “Responsables del Fichero o Tratamiento”, según la definición de esta función establecida en el artículo 3.d) Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Las auditorías que se recomienden por parte del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Aquellas otras que se determinen para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de gestión de los documentos electrónicos, por parte del Órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 16. Formación.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria garantizará a todo su personal la formación específica y adecuada a su responsabilidad y función que tenga asignada en la gestión y conservación de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos. También la formación específica para el personal informático involucrado en el diseño, creación, implantación, mantenimiento y protección de los sistemas de información que soportan la gestión y almacenamiento de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Artículo 17. Actualización de la Política de Gestión de documentos electrónicos.

El titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica podrá proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones o actualizaciones del presente Decreto. Para ello tendrá en consideración:

a) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

b) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Archivo.

c) Las propuestas de la Comisión General de Seguridad de la Información.

d) Los resultados de las auditorías a las que hace referencia el artículo 15 del presente Decreto.

Disposición adicional única. Condiciones para la aplicación supletoria del presente Decreto por el Servicio Cántabro de Salud y sector público empresarial y fundacional.

1. Mediante Orden del titular de la Consejería a que se encuentre adscrito el Servicio Cántabro de Salud se podrá establecer la aplicación a dicho organismo de las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

2. Asimismo, los órganos directivos de las entidades que integran el sector público empresarial y fundacional de la Comunidad Autónoma de Cantabria podrán acordar su sometimiento a las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo cada entidad adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

Disposición derogatoria única. Derogación Normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango que se opongan o contradigan lo dispuesto en este decreto.

Disposición final primera. Desarrollo normativo.

Se faculta al titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para la aplicación y desarrollo del presente decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Cantabria.

Fuente: iustel.com

Publicat a General, Gestión Documental

Gestión documental en la nube: imperativo legal para pymes y autónomos

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de-sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad.

En qué consiste la gestión documental

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.

Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en tu negocio

Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

  1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Fuente: infoautonomos.eleconomista.es

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Una de cada 4 empresas riojanas no usa tecnologías de seguridad informática

El 25% de las empresas riojanas no emplea tecnología de seguridad informática alguna, según el estudio ‘Think TIC 2016’ que concluye la necesidad de «seguir trabajando de forma decidida en la formación, la divulgación y la concienciación». Este estudio, que actualiza los datos recogidos en un informe del 2014, confirma además que la situación «no ha registrado una evolución destacada» en esos dos años , si bien, por ejemplo, «sí ha mejorado la seguridad de los dispositivos móviles, que han vivido un gran salto en ese periodo».

Así lo explicó ayer el director técnico del informe, Olof Sandstrom, durante una rueda de prensa en la que presentó los resultados más destacados, que se pueden consultar al completo en la dirección .

Del análisis, en el que han participado 371 empresas, se desprende que el 75% de las empresas riojanas utiliza tecnologías clásicas de seguridad, pero otras más avanzadas (como el sistema de detección de intrusos) «tienen un nivel de implantación más bajo». El 60% tiene o está en proceso de incorporar la firma digital y el 45% de ellos, la factura electrónica, un logro al que ha contribuido que «todas las empresas que quieran trabajar con el Gobierno de La Rioja deban emplear estas tecnologías», destacó Sandstrom. Para el experto, hay que incidir en la concienciación y la divulgación», tarea en la que «el Think TIC juega un papel muy importante junto al de la formación».

La consejera de Desarrollo Económico e Innovación, Leonor González Menorca, compartió esta necesidad y se fijó en que el 30% de las compañías reconoce en el estudio haber sufrido «incidentes» y «la mitad de ellas dice haberlos padecido varias veces». González Menorca apostó por la prevención y destacó las actividades desarrolladas a tal fin que «buscan avanzar en los objetivos propuestos en el V Plan de I+D+i y concretamente en su línea Sociedad Innovadora que ahonda en la necesidad de que la sociedad mantenga una alta cualificación en ciencia y tecnología». En este sentido, el director general de Innovación, Industria, Trabajo y Comercio, Julio Herreros, explicó que «más de 1.000 alumnos han realizado cursos para mejorar su formación» y avanzó tres actuaciones para el próximo año: la actualización del Certificado de Profesionalidad en Seguridad Informática, el diseño y experimentación en especialidades formativas directamente vinculadas con la seguridad informática, y la colaboración con instituciones de prestigio nacional para la elaboración del Estudio de la seguridad informática en España para el 2018.

Por último, el presidente de AERTIC, José Luis Pancorbo, animó a las empresas a contar en su digitalización con las TIC riojanas. Además anunció que el Centro Tecnológico de La Rioja acogerá el día 15 un taller formativo sobre cómo sobrevivir a los ciberataques.

Fuente: larioja.com

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Breve compendio de bibliotecas perdidas

Todo lector apasionado tiene en su imaginación una biblioteca mítica sobre la que fantasear. Borges lo hizo durante toda su vida con la de Alejandría, más de uno dedicó su vida a encontrar la de Iván el Terrible, y numerosos escritores han recurrido a la inventiva para crear sus propias construcciones legendarias erigidas para albergar libros.

Cervantes nos detalló los volúmenes que atesoraba Don Quijote. Umberto Eco imaginó los de El nombre de la rosa y Julio Verne, los del capitán Nemo. Borges se asomó al abismo de una biblioteca infinita, hecha a imagen y semejanza del Universo. Ruiz Zafón ha catalogado los libros olvidados y J. K. Rowling se ha sacado de la chistera toda una biblioteca de libros mágicos. Y para libros mágicos -por cierto-, los que componen la Biblioteca de la Politécnica de Florida, donde todos los documentos archivados son digitales y no hay un solo papel tangible.

De todas las bibliotecas perdidas, la más célebre es la de Alejandría, quizá porque se sabe muy poco con certeza sobre su destrucción. Un primer incendio habría podido producirse cuando Julio César perseguía a Pompeyo; en él pudieron perderse 400.000 de los 900.000 manuscritos que se estima que contenía, si bien Séneca anota que sólo 40.000 rollos se vieron afectados por el fuego.

El hecho es que la biblioteca sobrevivió, pero sólo para sufrir sucesivos saqueos de romanos, cristianos y musulmanes antes de su desaparición definitiva en el siglo VII. Es conocida la sentencia de muerte del califa Umar ibn al-Jattab: “Si no contiene más que lo que hay en el Corán, es inútil y es preciso quemarla; si contiene algo más, es mala y también es preciso quemarla”.

La segunda biblioteca en importancia del periodo helenístico, después de la de Alejandría, fue la de Pérgamo, especializada en filosofía -principalmente la estoica- a diferencia de aquella, que brilló por sus colecciones de literatura y crítica gramatical. Se cuenta, y Umberto Eco lo utilizó abiertamente en El nombre de la rosa, que en Pérgamo se guardaron sin publicarse durante 100 años los manuscritos de Aristóteles, y que únicamente cuando llegaron a Roma, la insistencia de Cicerón hizo que vieran la luz.

El arqueólogo ruso Ignatius Stelletskii se pasó toda la vida buscando la desaparecida biblioteca de Iván el Terrible, compuesta tanto por los muchos libros del propio zar como por los aportados al matrimonio por Sofia Paleologue, sobrina del último emperador bizantino. Entre éstos se encontraban, al parecer, gran parte de los volúmenes de la Biblioteca de Constantinopla -salvados antes de la caída de la ciudad en 1453- y algunos manuscritos de la mismísima Biblioteca de Alejandría.

Stelletskii llegó a excavar bajo el Kremlin en busca de tan magna colección, siguiendo unas pesquisas en las que antes se habían embarcado Pedro el Grande y varios representantes del Vaticano, éstos en los tiempos del regente y luego zar Borís Godunov. Ninguno tuvo éxito. Algunos creyeron que la biblioteca pudo haberse trasladado a otros lugares, como Dyakovo o Alexandrov, pero nadie ha dado hasta hoy con la pista correcta.

En el siglo XII, la universidad budista de Nalanda, en la India, considerada el principal centro de erudición de Asia, fue arrasada por los turcos. Parece ser que podía albergar hasta 10.000 alumnos. En su biblioteca había tantos manuscritos -millones, se asegura-, que, una vez iniciado el fuego, el conjunto tardó tres meses en arder por completo.

Cambiaron los tiempos, pero no las costumbres. La Gran Biblioteca de Bagdad, conocida como la Casa de la Sabiduría, fue presa del saqueo por parte de los mongoles en el año 1258 de nuestra era. Siete siglos y medio más tarde, en 2003, la Biblioteca Nacional de Irak sufrió un incendio durante la invasión estadounidense en el que se quemaron un millón de libros. Días antes, una multitud había saqueado el recinto y se había llevado libros antiguos de Averroes y Avicena, entre otros autores.

Poco antes, en 1992, la Biblioteca Nacional de Sarajevo había sido incendiada en un ataque premeditado de la artillería serbio-bosnia. El fuego fue también el responsable de la destrucción de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos en el curso de la guerra librada entre Inglaterra y su entonces colonia.

En España, la Guerra Civil hizo desaparecer las bibliotecas que poseían en Madrid escritores como Pío Baroja, Juan Chabás y Pedro Salinas, entre otros. Jesús Marchamalo relata en su obra Las bibliotecas perdidas cómo Vicente Aleixandre tuvo que abandonar su domicilio, y con él sus queridos libros, en una Ciudad Universitaria convertida en frente de guerra al comienzo de la contienda.

Le pidió a su amigo Miguel Hernández que le consiguiera un salvoconducto para ver si la casa se había librado de los bombardeos. No fue así. Hernández llevó a Aleixandre en un carrito de frutero calle Reina Victoria abajo -el Nobel siempre estuvo aquejado de una salud frágil- y juntos comprobaron que allí no quedaban más que las cenizas de sus libros.

Fuente: elmundo.es

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Así funcionará el voto exterior del referéndum

No habrá un voto por correo habitual ni voto electrónico. El voto de los catalanes residentes en el extranjero ha sido un quebradero de cabeza para el Govern y para los electores que, en los últimos comicios autonómicos del 27S de 2015 tuvieron muchas dificultades para ejercerlo. En el caso del 1-O, el Ejecutivo catalán ha diseñado un procedimiento que prevé ser más seguro y a prueba de posibles intentos de boicot. En esta ocasión, la administración catalana hará llegar a los electores inscritos en el registro de catalanes en el exterior el material para votar que deberá ser enviado por correo a las delegaciones correspondientes de Catalunya en el exterior. Allí, los sobres quedarán custodiados hasta el momento de su recuento.

Según el decreto 140/2017, de 6 de septiembre, de normas complementarias para la realización del Referéndum de Autodeterminación de Catalunya, un catalán residente en el extranjero que quiera votar el 1-O debe tener la condición de elector, para lo cual debe estar inscrito en el registro de catalanes residentes en el exterior de la Generalidad de Catalunya, una vez inscrito, en el plazo de siete días desde anoche, fecha en la que se convocó el referéndum, recibirá una comunicación de la Administración electoral del Govern en virtud de la cual podrá solicitar ejercer el derecho de voto.

Los electores recibirán las instrucciones y la documentación para hacer efectivo su voto, que incluirá un documento de identificación personal del elector y la papeleta de voto

En dicha comunicación, los electores recibirán las instrucciones y la documentación para hacer efectivo su voto, que incluirá un documento de identificación personal del elector y la papeleta de voto. Una vez marcada la opción correspondiente en la papeleta esta se deberá incluir y cerrar en el sobre correspondiente y enviarse por correo postal a la dirección que se le haya asignado en la comunicación personal recibida junto con una fotocopia del documento de identificación (DNI o pasaporte).

Según el reglamento, el plazo para recibir la documentación y el voto en la dirección asignada finalizará el día 1 de octubre de 2017 a las 20:00 horas (hora catalana). De esta forma, los votos no serán remitidos a Catalunya sino que permanecerán en las delegaciones exteriores custodiados hasta el momento del recuento, que se iniciará el mismo día 1-O.

Sólo se aluce a “un procedimiento de custodia” que “incluirá mecanismos para garantizar la recepción y la custodia segura de los sobres hasta el momento de proceder al escrutinio

Las normas de custodia de los votos de los catalanes residentes en el exterior no son muy específicas ya que en el artículo 18 del decreto simplemente se aluce a “un procedimiento de custodia” que “incluirá mecanismos para garantizar la recepción y la custodia segura de los sobres hasta el momento de proceder al escrutinio, así como la elaboración de un acta que contendrá el número de cartas recibidas”.

El reglamento establece que el recuento se haga en las mesas electorales que se establezcan en las delegaciones de la Generalitat en el exterior asignadas, al único efecto de realizar el escrutinio de los votos recibidos”. Estas mesas estarán formadas por un presidente y dos vocales, y dos suplentes para cada uno de los miembros, nombrados por sorteo entre las personas inscritas en el censo residentes en la ciudad donde se encuentre ubicada la Delegación. La constitución de estas mesas se realizará a las 19:00 horas (hora catalana) del día 1 de octubre de 2017.

Fuente: lavanguardia.com

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Cae una red que estafó miles de euros con falsos anuncios online de alquileres

Agentes de la Policía Nacional han desmantelado simultáneamente una red dedicada a la comisión de estafas inmobiliarias a gran escala y una organización de expertos falsificadores de documentos. La trama dedicada a los fraudes ofrecía viviendas supuestamente en alquiler en conocidos portales inmobiliarios de Internet y pedía a los interesados hacer una transferencia a un familiar o amigo con el pretexto de comprobar su solvencia económica, generalmente superior a 1000 euros. Después solicitaban a sus víctimas el envío de un justificante y, con los datos que en él aparecían, encargaban a los falsificadores un documento de identidad falso para hacerse pasar por esa persona y retirar el efectivo. Por otro lado, el grupo de falsificadores, capaz de elaborar los papeles fraudulentos en pocas horas, operaba desde Madrid y tenía “clientes” tanto en España como en el extranjero.

Ofrecían documentos ilícitos con los que facilitar la entrada ilegal en nuestro país, simular una situación administrativa legal en España o cometer fraudes, cobrando por ellos entre 300 y 500 euros, aunque algunos de sus encargos llegaban a alcanzar la cifra de 3000 euros. Se estima que la cantidad estafada con los falsos alquileres podría superar los 75000 euros y afectar a más de 55 víctimas nacionales e internacionales, algunas ubicadas en Japón, Australia, Nueva Zelanda, Estados Unidos, Alemania y Francia.

Todos los integrantes de la red de estafadores recibían una comisión en función de su tarea

Las investigaciones comenzaron cuando los ciberagentes detectaron la existencia de anuncios de alquiler de inmuebles en famosos portales de Internet y los relacionaron con numerosas denuncias de estafas, la mayoría de ellas superiores a 1000 euros. Cuando una de las personas se interesaba por la oferta publicada, los detenidos le pedían que hiciera una transferencia  a un familiar o un amigo de confianza con la excusa de comprobar su solvencia económica. Solicitaban hacerlo a través de empresas de envío de dinero, con las que muchas veces tenían un acuerdo, y que posteriormente, los estafados les enviaran el justificante. Una vez que se hacían con los datos personales de la persona del entorno de la víctima los utilizaban para hacer un documento de identidad falso con su nombre para que una de las “mulas” de la organización cobrase el importe en dichas empresas, antes de que lo hiciera el verdadero interesado.

La red de delincuentes estaba totalmente consolidada y cada uno de sus miembros tenía un papel particular por el que cobraba una comisión según las tareas que realizara. Mientras unos se encargaban de insertar anuncios y captar víctimas, otros realizaban el cobro del dinero. Además, existían individuos encargados de captar personas encargadas de realizar los cobros y otras que proporcionaran sus cuentas bancarias para ingresar el dinero procedente de las estafas y que el líder de la red pudiera enviar dicha cantidad a Nigeria, ya fuera con documentación falsificada o ayudado por otros, pero siempre desde cuentas abiertas por terceras personas.

Contaban con un laboratorio en su domicilio para elaborar los documentos falsos en cuestión de horas

Las investigaciones realizadas sobre las personas que  les proporcionaban los documentos falsos llevaron a los agentes hasta otro grupo, investigado por agentes especializados en materia de extranjería, especializado en la falsificación de todo tipo de documentos de identidad.

Elaboraban permisos de residencia de régimen comunitario falsos, así como documentos para que ciudadanos extranjeros pudieran entrar de manera ilegal en nuestro país, o destinados a cometer estafas como en este caso. Realizaban estos documentos con tanta asiduidad que tan sólo tardaban horas en producirlos. El precio que cobraban por ellos oscilaba entre los 300 y 500 euros, aunque había encargos que llegaban a alcanzar los 3000 euros, en función del número de intermediarios implicados. El líder de este entramado de falsificadores era auxiliado por su esposa en la labor de distribución.

Los investigadores localizaron en el domicilio del arrestado, en la localidad madrileña de Móstoles, un completo laboratorio en el que producían los documentos ilícitos. Contaba con ordenadores dotados de avanzados programas de edición, impresoras, una plastificadora, una prensa, sellos húmedos y secos, luz ultravioleta, diferentes tintas y otros materiales para sus actividades ilícitas, así como varios documentos falsos ya elaborados.

Finalmente, los agentes procedieron a llevar a cabo un dispositivo policial de manera simultánea por el que se detuvieron a los 12 principales responsables de ambos entramados criminales, 11 en Madrid y uno en Barcelona.  Además efectuaron ocho registros domiciliarios en los que, además del material incautado en el laboratorio, se intervinieron varios móviles, tarjetas SIM, equipos informáticos, documentos de contabilidad, justificantes de cobros fraudulentos, facturas falsificadas y contratos de cuentas bancarias abiertas con documentos falsos.

Se estima que, tras el análisis de todo el material intervenido, el grupo de falsificadores podría haber distribuido miles de documentos en los últimos cinco años. Por otro lado, el fraude estimado mediante los falsos anuncios de alquileres podría superar los 75.000 euros, a más de 55 víctimas nacionales e internacionales, algunas ubicadas en Japón, Australia, Nueva Zelanda, Estados Unidos, Alemania y Francia.

Consejos para evitar ser víctima de estafas relacionadas con el alquiler de inmuebles

  • Revisar meticulosamente los datos del arrendador, las características del inmueble, y tratar de verificar que la persona que publica la oferta es el dueño o una inmobiliaria.
  • Hacer una búsqueda de las imágenes insertadas en el anuncio en un buscador de Internet, para ver si están en otros anuncios o han sido sacadas de la web.
  • Intentar contactar directamente con el anunciante, evitando hacerlo sólo por correo electrónico o WhatsApp.
  • Tratar de visitar la vivienda personalmente o que lo haga en nuestro lugar un familiar o persona de confianza
  • No enviar documentos de identidad o de otro tipo escaneados para evitar que los estafadores utilicen esa documentación para usurpar su identidad
  • Tramitar los alquileres a través de páginas especializadas, que usen filtros para admitir a los anunciantes y medios de pago seguros

Fuente: actualidad21.net

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Expedientes sin valor de 62.000 casos judiciales, a la trituradora

Cientos de miles de cajas de expedientes se amontonan en los despachos y almacenes de los juzgados almerienses, testimonio de un sistema desfasado de gestión de documentos. Ocupan un espacio útil en las infraestructuras y acumulan polvo, en ocasiones durante décadas, sin una utilidad evidente.

Para descongestionar los archivos judiciales y modernizar el tratamiento de los documentos, la Consejería de Justicia e Interior puso en marcha la llamada Junta de Expurgo. El órgano cuenta con representación de la Junta de Andalucía, el Tribunal Superior de Justicia de Andalucía y la Fiscalía Superior. Su misión consiste esencialmente en seleccionar los documentos sin valor y eliminarlos.

Las campañas de destrucción de papel comenzaron en Almería en el año 2012 y se centraron en expedientes datados a partir de 1945 y localizados en sedes repartidas por toda la geografía de la provincia.

Una nueva fase Ahora, la Consejería de Justicia de Interior ahonda en esta iniciativa y anuncia el envío de otros 62.000 documentos a la trituradora. Son expedientes sin valor correspondientes a diligencias previas y juicios de faltas cerrados desde hace años.

Están repartidos en algo más de 1.300 cajas y han pasado por el proceso de selección de la Junta de Expurgo, reunida a finales del pasado mes de abril para continuar con el programa diseñado con dos leyes autonómicas en la década pasada.

De este modo, el proyecto de modernización de los archivos ha acabado con más de 507.000 expedientes ‘almerienses’ en los últimos cuatro años, según cifras oficiales. Un alivio y un ahorro para las arcas públicas.

No en vano, según datos de la Consejería de Justicia e Interior, encabezada por el fiscal Emilio de Llera, la Junta de Andalucía se ha ahorrado en este periodo unos 157.000 euros en gastos de custodia y conservación de archivos sin utilidad. La identificación, clasificación y destrucción de los papeles ha supuesto un auténtico salto en la gestión documental.

Una valoración técnica efectuada en el año 2008 cuantificó en 1,2 millones los documentos inútiles en la comunidad susceptibles de acabar en la trituradora de papel. Esto es, las cajas colocadas en fila cubrirían una longitud de 250 kilómetros, según este estudio preliminar.

Ampliar el objetivo En la primera fases de eliminación en Almería, la Junta de Expurgo acabó con juicios de faltas del antiguo Juzgado Comarcal (años 1952-1977), Juzgado de Distrito (años 1977-1989) y Juzgado de Primera Instancia e Instrucción número 1 (años 1990-1997) y diligencias previas del Juzgado de Primera Instancia e Instrucción número 1 (años 1975-1997), todos del partido de Huércal-Overa.  Esta demarcación incluye además a los municipios de Albox, Zurgena, Partaloa, Cantoria, Pulpí, Taberno y Arboleas.

En una segunda fase, se abordaron expedientes de los Juzgados de Primera Instancia número 1, 2, 4 y 5, y de Instrucción 1,2, 3 y 4 de la capital almeriense; de Instrucción 1, 2 y 3 de El Ejido; e Instrucción 1 de Roquetas y correspondían a diligencias previas y juicios de faltas de las décadas de los 70, 80 y 90.

Para este año, la Consejería de Justicia e Interior prevé ampliar el plan para documentos judiciales antiguos a tres procedimientos judiciales más de la jurisdicción penal: expedientes de recursos de apelación contra sentencias dictadas en juicios de faltas, de procedimientos abreviados y de juicios rápidos.

Asimismo, la Junta de Expurgo complementa el denominado proyecto Papel Cero, destinado a acabar con los trámites judiciales en papel y que, aunque minado por problemas técnicos, funciona desde el año pasado por prescripción legal.

Procuradores y abogados presentan sus escritos directamente por vía telemática y, desde hace meses, algunos órganos han desterrado completamente los procedimientos de folios, carpetas y grapas.

Una muestra acabará en el Archivo Histórico
La destrucción de documentos no es aleatoria. Un grupo de expertos enmarcados en la Junta de Expurgo discrimina entre los documentos sin valor (la mayoría) y los expedientes con interés judicial o histórico (una pequeña parte del total).

La Junta de Expurgo es un órgano colegiado de naturaleza administrativa presidido por una magistrada y que cuenta con el apoyo de un miembro de la carrera fiscal, un secretario judicial, el jefe de servicio de Documentación y Publicaciones de la Consejería de Justicia e Interior, un funcionario archivero y un secretario.

Este órgano determina la exclusión o eliminación de expedientes procesales o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico. Se trata de conservar aquellos documentos que puedan servir en investigaciones o supongan un testimonio para entender el funcionamiento de los juzgados en distintas épocas e, incluso, casos emblemáticos.

Además de Justicia e Interior, otras instituciones se han incorporado a las campañas de renovación en la gestión de sus archivos. Es el caso del Instituto Nacional de la Seguridad Social en Almería, que anunció una criba en sus almacenes organizada por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Según el INSS, los papeles más antiguos databan de 1941. Los más recientes pertenecían a gestiones de 2012. Son, por ejemplo, expedientes de orfandad, incapacidad o jubilaciones de inicios de la década.

Fuente: lavozdealmeria.es

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El Archivo de Simancas custodia lo más importante de la historia de Melilla entre 1.497 y finales del siglo XVIII

El interés que había despertado la conferencia de la directora del Archivo General de Simancas, Julia Rodríguez de Diego, en el aula 10 del Centro UNED que en Melilla dirige Antonio Bravo, quedó demostrada con la masiva presencia de público que acudió en la tarde de ayer a escuchar sus muy interesantes conocimientos sobre la importante documentación que se custodia en el archivo sobre la ciudad de Melilla en el período comprendido entre 1.497 y finales del siglo XVIII.
Para Julia Rodríguez de Diego, Melilla y el Archivo General de Simancas son dos realidades que aunque distantes en el ámbito geográfico están estrechísimamente vinculadas porque en los fondos del archivo se encuentran los documentos y legajos más importantes de la historia de Melilla desde 1497 hasta finales del siglo XVIII y “eso constituye la razón de ser del vínculo de las dos realidades”.

Explicó que por la naturaleza y fisonomía de Melilla que era, por entonces, la de plaza fuerte, fortificación y destacamento militar en el Norte de África, jugó un papel fundamental en la defensa de la hegemonía de los intereses políticos de la monarquía hispánica. Y recordó que el norte de África siempre fue un objetivo fundamental desde la época de los Reyes Católicos por ser la barrera de defensa frente a los corsarios berberiscos y frente al turco e incluso frente a la connivencia con la población morisca en un momento determinado conflictiva en el interior de la Península.

La documentación sobre Melilla se distribuye, según comentó la directora del archivo, en tres fondos fundamentales como son el del Consejo de Guerra, el del Consejo de Estado y el de los organismos de Hacienda. Y si bien es cierto, -dijo a MELILLA HOY-, que el Consejo de Guerra fue el encargado de toda la administración control y gestión del área de fortificaciones y presidios de los ejércitos del Rey, sin embargo, fue el Consejo de Estado el que cambió el diseño de la alta política, “del papel que van a jugar estos enclaves en el conjunto de la política exterior de la monarquía”, mientras que en los fondos de Hacienda “está el nervio por el que se alimenta, se sostiene y se mantiene la propia monarquía hispánica y el propio Imperio y ahí se encuentran, por tanto, todas las cuentas y toda la información de carácter fiscal con las que se mantuvo la plaza y el destacamento de Melilla a lo largo del tiempo”.

Archivo de Simancas
El Archivo General de Simancas es uno de los archivos históricos más importantes del mundo. Contiene 75.000 legajos y 13 kilómetros de estanterías. Fue fundado en 1540 por el Emperador Carlos V, y recibió un fuerte impulso por parte del rey Felipe II. Aunque cuenta con 30 secciones documentales, realmente su documentación puede organizarse en ocho grupos: Patronato Real, Secretaría del Consejo de Estado, Secretaría de Consejos de Flandes, Indias y Portugal, Consejo Cámara de Castilla, Registro del Sello de Corte, Casa Real, Obras y Corte, Consejo de Guerra y Marina y Hacienda.

Su directora Julia Rodríguez de Diego, ha trabajado ininterrumpidamente en el Archivo desde 1986, y en el transcurso de su conferencia también informó sobre el proyecto de investigación que el citado Archivo y el Centro UNED Melilla está realizando, encaminado al conocimiento de la historia de la ciudad a través de los fondos históricos custodiados en Simancas.

Fuente: melillahoy.es

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El Principado exige al Gobierno de Rajoy que respete la distribución territorial de los Juzgados de Paz

El Consejero de la Presidencia, Guillermo Martínez, exigió esta mañana al Gobierno que lidera Mariano Rajoy que respete la actual implantación de los juzgados de paz, con el fin de garantizar el servicio que se presta a más de 200.000 asturianos. Esa exigencia autonómica critica la reforma de la Ley del Registro Civil que pretende llevar a cabo el Ejecutivo. Martínez hizo esas declaraciones durante una visita al Juzgado de Paz de Candás.
El consejero de Presidencia cifró en 1,9 millones la inversión realizada en la última década en estos órganos judiciales. Martínez ha advertido de que el necesario proceso de modernización de la Administración de Justicia “no debe hacerse a costa de poner en riesgo el mantenimiento de un servicio público fundamental para Asturias”, sobre todo en los municipios de menor tamaño donde no existen oficinas del Registro Civil.
Los 60 juzgados de paz con los que cuenta Asturias permiten tramitar asuntos tan esenciales como la expedición de certificados, partidas de nacimiento o fes de vida. Además, como ha recordado el titular de Presidencia, desempeñan un importante papel en materia de conservación y custodia de documentación histórica gracias a los libros del registro, que datan de 1871 y contienen el patrimonio humano de cada municipio, lo que los convierte en una institución de gran interés social. El consejero también ha justificado la defensa de la distribución actual de los juzgados de paz porque se trata de elementos de cohesión territorial en los municipios más afectados por fenómenos demográficos como la despoblación y el envejecimiento. En Asturias existen 36 órganos judiciales de este tipo en concejos de menos de 7.000 habitantes, parte de ellos integrados en agrupaciones de secretarias que dan servicio a más de un municipio. Su continuidad es esencial para que los ciudadanos dispongan de servicios vinculados al Registro Civil sin necesidad de desplazamientos a poblaciones urbanas”, ha precisado.

Fuente: lne.es

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