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El final del papel en las oficinas

El trabajo de la empresa compostelana Unayta se basa en ayudar a las compañías e instituciones a dar el salto definitivo hacia la digitalización de su día a día. Terminan con los documentos, pero también se dedican a la transformación, conservación y difusión de archivos históricos

Ellos acompañan a las empresas y administraciones públicas en uno de los retos más importantes que han tenido que afrontar en las últimas décadas. No importa que sean trámites cotidianos o la gestión de archivos, la digitalización no solo es una realidad, sino una necesidad que afecta a más parcelas del día a día de cualquier organización.

Unayta, con sede en O Milladoiro, se adelantó a esas necesidades en el año 2009 con un primer lema comercial muy revelador: ‘Vive a rede’. «O principal obxectivo era achegar formación a aquelas persoas que quixeran usar a informática e Internet coma un medio normal de comunicación, evitando na medida do posible a quebra dixital», explica Brais Moares, coordinador de producción y márketing. Con estas bases se ponían los cimientos de esta compañía, formada por una decena de talentos especializados en digitalización documental y en proyectos de oficina sin papel. Sus perfiles, de lo más variado para atender las necesidades de cada encargo. El equipo de Unayta está enfocado principalmente a la producción de proyectos, pero también incorpora a técnicos de campo a demanda. «Son sobre todo técnicos informáticos, técnicos en administración e técnicos documentalistas e de arquivos, especialistas en márketing dixital para facer unha boa difusión cultural», apunta Manuel Calvo, responsable de ventas.

Los servicios que más les demanda la empresa privada tienen que ver con la necesidad de eliminar el papel de su realidad. Los servicios de oficina sin papel son los que más les identifican como compañía. «O uso do papel na era dixital resulta máis unha incomodidade que unha plataforma útil. Está claro que aínda custa moito abandonar un hábito tan estendido coma ler ou escribir documentos en papel», comenta Moares, a la vez que detecta que tanto responsables públicos como empresarios son conscientes de que se trata de un paso que tienen que dar. «A seguridade, trazabilidade, custodia e mobilidade, sumando a rendibilidade, forman parte do valor engadido que aportan estes proxectos. Ademais, os beneficios medioambientais e a redución do uso de papel son evidentes», añade.

Sus clientes les piden servicios de firma biométrica, gestión documental y destrucción certificada, captura de datos, factura electrónica, además de custodia documental. También lo hace la Administración, pero en muchos casos incluyendo la organización y catalogación de archivos. «Que unha empresa ou unha institución nos confíe o seu fondo documental para que o clasifiquemos, describamos e dixitalicemos para facer un arquivo e difundilo en redes para que sexa coñecido é o noso maior estímulo. Confiaron en nós dende grandes concellos, confrarías ou grandes compañías agrícolas da nosa comunidade», asegura Brais Moares. Y es que, en muchos casos, manejan grandes joyas de la historia de Galicia. Por ejemplo, el Concello de Ribadeo ha sido uno de los que les ha confiado la tarea de digitalizar sus documentos históricos desde 1573. También, la Coral de Ruada o la Fundación Camilo José Cela. Así, conservan esos valiosísimos archivos en el formato más actual. «Un arquivo dixital é unha plataforma de xestión online pensada para organizar e difundir o patrimonio documental de calquera organización. Tanto a súa documentación histórica, coma os fondos fotográficos, son tratados con criterios técnicos e adaptados para ser conservados e publicados», desarrolla Manuel Calvo. Es decir, para cada proyecto hay una metodología y unas necesidades que Unayta debe estudiar. «Moitas fases dos proxectos están pouco valoradas pero son fundamentais. Entendemos a innovación como a adopción de novas formas de actuar sobre un determinado proceso co fin de obter unha maior eficacia cos menores custes», sentencia Calvo.

Fuente: lavozdegalicia.es

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La Biblioteca de Alejandría lidera la transformación digital

El centro cultural egipcio ha contado con OpenText para digitalizar todos sus documentos, mejorando la eficiencia y experiencia de usuario.

La Biblioteca de Alejandría, famosa por haber sido la más grande del mundo, albergó a algunas de las mentes más brillantes de la humanidad reflejando su conocimiento y sabiduría en miles de libros y pergaminos que allí se recogían.  

Ubicada en Alejandría, y contando con una renovación en el año 2002, actualmente es patrimonio histórico de gran importancia que abre sus puertas, aproximadamente, a 1,5 millones de visitantes cada año 

La Biblioteca cuenta con cientos de procesos que aseguran el correcto funcionamiento del centro histórico y dependen, en gran medida, de los documentos en papel: mensualmente, sólo los departamentos de RRHH, finanzas, TIC, legal y correo generan alrededor de 15.000 nuevos documentos que deben ser almacenados indefinidamente 

Como institución líder en la era digital, la Biblioteca ha elegido a OpenText para digitalizar todos sus documentos en papel y automatizar sus procesos de negocio, convirtiéndose en la primera institución pública de Egipto en hacerlo. Este proyecto de transformación se ha diseñado para mejorar la creación, la captura, la gestión y el almacenamiento de documentos en toda la organización. El objetivo principal era aumentar la eficiencia, ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar tanto el cumplimiento de las normativas como la experiencia del usuario del complejo histórico.  

Antes de implementar OpenText Documentum, la Biblioteca dependía del papel para generar y proporcionar informes tanto internos como externos con fines de cumplimiento de normativas tanto internas como externas gubernamentales. Como resultado, el sistema gestiona ya medio millón de documentos, aunque la cifra aumenta constantemente.  

Uno de los principales beneficios de esta solución es la capacidad de generar informes a medida o de forma automática y la monitorización de los procesos y de la información 

Las soluciones implementadas en la Biblioteca de Alejandría se basan en OpenText Documentum Platform como el núcleo del proyecto, OpenText Documentum xCP para las necesidades de gestión de procesos de negocio, y OpenText Captiva para escanear tanto los documentos existentes como los nuevos. 

Para la primera fase del proyecto, ya completa y que da servicio a alrededor de 2.300 usuarios, la Biblioteca implementó más de 90 procesos de negocio a gran escala y automatizó las áreas de Recursos Humanos, Finanzas, TIC, departamento legal, entre otras. 

Un factor clave para la selección de OpenText fue su capacidad para manejar todos los tipos de contenido, incluido el correo electrónico, creando así un verdadero archivo empresarial. Las capacidades adicionales, tales como anotaciones de documentos electrónicos, también contribuían al objetivo de la Biblioteca de eliminar el papel de la organización. 

Bassem ElsayedDirector del Departamento de Aplicaciones Empresariales y Soluciones Integradas de la Biblioteca de Alejandría señala que “una de las claves para el éxito de la implementación de los procesos de negocio es la flexibilidad y escalabilidad del motor de procesos. Esto nos permite adaptarnos a un entorno empresarial que cambia rápidamente. Gracias a OpenText Documentum, se han implementado con éxito más de 90 procesos de negocio, ayudando a la Biblioteca de Alejandría a avanzar hacia una organización sin papeles”. 

Además, Bassem añade que “gracias a la simplicidad y facilidad de uso de la solución, nuestros usuarios rápidamente comenzaron a ver los beneficios y aportaron ideas para ayudar a mejorar aún más nuestros procesos. Estas mejoras ayudarán a superar los retos del negocio y proporcionar una mayor eficiencia.” 

Por último, Hosam Salem, Gerente de Proyectos de la Biblioteca de Alejandría afirma que “uno de los muchos beneficios que hemos visto afecta a los informes y al seguimiento. Antes de tener OpenText, no siempre sabíamos a qué etapa habían llegado los procesos. Ahora podemos rastrear la información con precisión y más fácilmente, lo que está ayudando con nuestros informes de cumplimiento”. 

Fuente: itespresso.es

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La entrega de vehículos al desguace por baja definitiva se incrementa el 30% en diciembre

El mes de diciembre es escogido por muchos propietarios de vehículos para entregar sus automóviles al Centro Autorizado de Tratamiento de Vehículos (CATV) con el fin de ahorrarse en 2020 el impuesto de circulación, el seguro y la ITV de un coche que no utilizan.

Por ello, la demanda de este servicio en el último mes de año crece de forma considerable en desguaces y Jefaturas de Tráfico, donde los titulares acuden a tramitar la baja temporal o definitiva.

Así, la Red Operativa de Desguaces Españoles (Ro-des) explica que, en dicho mes, la cifra de entrada de vehículos aumenta, al menos, el 30% si se compara con la media de vehículos que se dan de baja en los desguaces durante el resto de meses del año.

Además, en 2018, destaca el incremento del 28% en el número de vehículos que fueron entregados con respecto al año anterior y el aumento del 16% en la cifra de bajas definitivas tramitadas en los desguaces al comparar el mes de diciembre de 2017 y 2018.

Debido a este incremento estacional, se producen retrasos en los procedimientos, masificaciones y saturación en las citas, por lo que desde Ro-des indican que esperar a los últimos días del mes puede suponer que sea imposible atender la petición de los usuarios y que el vehículo no sea dado de baja, en cualquiera de sus tres modalidades.

La baja temporal se caracteriza por permitir al usuario disponer del vehículo, siempre que no se encuentre estacionado en la vía pública ni se circule con él. La baja definitiva por exportación implica la obligación de matricular el coche en otro país y que este deje de formar parte del parque automovilístico español. Además, la baja definitiva conlleva la recuperación, reciclaje de componentes y, finalmente, destrucción del vehículo.

Según datos de la DGT analizados desde Ro-des, entre 2017 y 2018 se ha producido un aumento del 18% de las bajas de vehículos, lo cual puede estar ligado, señalan desde la entidad, con las restricciones incluidas en los planes anticontaminación puestos en marcha.

Así, por ejemplo, en Madrid y Barcelona, muchos conductores han tenido que deshacerse de su viejo vehículo para adquirir otro con el que poder acceder a las denominadas “zonas de bajas emisiones”.

No obstante, en diciembre de 2017 se registró un aumento del 76% en las bajas de turismos y furgonetas (109.992 unidades en diciembre; la media anual fue de 62.240 al mes), mientras que en 2018 este incremento descendió hasta el 57% (116.612 unidades en diciembre, frente a una media anual de 73.960 al mes).

Para asegurar que los vehículos fuera de uso (VFU) sean recuperados y reciclados de acuerdo al Real Decreto 20/2017, el trámite de baja definitiva es una gestión que depende directamente de los CATV.

De esta forma, se regula la baja electrónica de los vehículos descontaminados, por lo que el titular ya no podrá acudir personalmente a las oficinas de Tráfico a solicitar la baja definitiva de su vehículo. Los únicos casos en los que sí podría hacerlo serían aquellos relacionados con la inexistencia del bien o con gestiones previas a la entrada en vigor de las antes mencionadas leyes, las cuales implicarían la entrega del vehículo en los ya extinguidos “cementerios” de vehículos.

Por otro lado, Ro-des recuerda que el CATV debe entregar al titular del vehículo el certificado de destrucción (justifica la entrega del vehículo para su recuperación y reciclaje) y el comprobante de baja electrónica (justifica el trámite de baja definitiva formalizado de manera telemática).

La entrega de estos documentos podría estar afectada también por los retrasos y producirse durante las primeras semanas del mes de enero.

 Fuente:

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BANCO SANTANDER, PRIMERA ENTIDAD FINANCIERA ESPAÑOLA CON CERTIFICADO ‘RESIDUO CERO’ DE AENOR

Banco Santander se ha convertido en la primera entidad financiera en España en obtener el certificado ‘Residuo Cero’ que concede AENOR.

‘Residuo Cero’ reconoce que los residuos generados en la Ciudad Financiera, sede corporativa del Santander, se reintroducen en la cadena de valor garantizando al menos que el 90% de los mismos se valorizan. Un proceso cuyo centro neurálgico se sitúa en un punto limpio de más de 1.000 metros cuadrados, dotado con equipos innovadores para la separación, compactado o prensado de 30 tipos de residuos.

Esto no significa que en sus instalaciones se dejen de generar residuos pero sí que la entidad se compromete a establecer planes y programas para su reducción paulatina. Desde el mes de enero de 2019, se han gestionado más de 1,8 millones de kilos de residuo.

Para Belén Sánchez Miguel, directora del Área de Servicios Generales y Seguros Propios de Banco Santander, “este es el resultado del gran trabajo del equipo de Gestión de Residuos durante los últimos años al que se ha sumado el compromiso y la implicación de todos los empleados. Estamos muy orgullosos de la contribución social y medioambiental que supone”.

José Magro, gerente de Sostenibilidad y RSC de AENOR apuntó que “este certificado está en línea con las directrices de economía circular y ayuda al cumplimiento de los desarrollos normativos que se van a publicar en breve, asegurando que las organizaciones minimizan y valorizan las distintas fracciones de residuos que generan de forma continuada. Esto es, que sus destinos son la reutilización, el reciclado o la valorización energética con recuperación de energía y no el depósito en vertedero. Además, puede mejorar sus costes en las gestión de los residuos”.  Adicionalmente, Magro enfatizó que a través de esta certificación AENOR contribuye a transformar la sociedad creando confianza entre organizaciones y personas.

Todas las medidas adoptadas suponen un importante ahorro energético y una reducción de gases de efecto invernadero, gracias al esfuerzo realizado por los equipos responsables en la Ciudad Financiera, la implantación de un nuevo modelo de gestión, de equipos, de formación de personal, de información y concienciación de los más de 4.500 ‘habitantes’ de la Ciudad y de control y seguimiento de los resultados.

A partir de aquí, Banco Santander seguirá trabajando para fortalecer el sistema de gestión certificado por AENOR y la integración del certificado ‘Residuo Cero’ en la operativa diaria de la Ciudad Financiera con el objetivo de incrementar la solidez del sistema de gestión implantado, disminuir la generación de residuos, los envases en un 12% en el año 2021 y el impulso de medidas como la eliminación de los manteles de papel en los distintos comedores de la Ciudad, el uso de servilletas de papel reciclado, de vasos biodegradables o la implantación de vendings sostenibles en los edificios.

Fuente: residuosprofesional.com

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Susana Díaz nombró director de Política de Empleo al exalcalde que «compraba» votos para el PSOE

La expresidenta de la Junta de Andalucía Susana Díaz nombró a mitad del mandato al hasta entonces alcalde de Huévar del Aljarafe, Rafael Morenodirector general de Políticas de Empleo de la Junta de Andalucía. Moreno fue el alcalde que gestionó al menos 2011 el sistema de «compra» de votos en la localidad mediante el uso de dinero público, desvelado hoy por ABC de Sevilla.

Rafael Moreno abandonó el Ayuntamiento para gestionar la política de Empleo de la Junta y fue sustituido por Aúrea María Borrego, que fue la candidata que perdió las elecciones ante el PP pese al dispositivo organizado para ganar en las urnas mediante la concesión de contratos y ayudas de diverso tipo.

Los papeles se han descubierto en el municipio sevillano de Huévar del Aljarafe e ilustran con descarnada nitidez el «modus operandi» del partido para conservar el poder en el Ayuntamiento. Se trata de decenas de manuscritos atribuidos al que fuera primer teniente de alcalde socialista hasta las pasadas elecciones, Francisco Martín González Bejarano.

El resultado de los comicios del pasado mes de mayo acabó con una hegemonía del PSOE que había durado 36 años de mayorías absolutas en esta localidad y permitía al PP gobernar allí por primera vez en la historia, ya que fue el partido más votado y empató a concejales con los socialistas. Durante las semanas que duró el traspaso de poderes, la todavía alcaldesa en funciones, Áurea María Borrego Moreno, puso en su despacho una máquina trituradora para destruir miles de documentos, pero se encontró con un contratiempo inesperado. La máquina se acabó quemando. Y quedaron varias cajas por triturar. El PP impidió su destrucción gracias a una medida de la nueva alcaldesa que nadie esperaba: la secretaria municipal le entregó las llaves la tarde antes del comienzo de su actividad y ella ordenó cambiar urgentemente todas las cerraduras antes de que los concejales socialistas, ya en la oposición, llegaran por la mañana.

De esta manera logró «salvar» los documentos, supuestamente preparados para salir del despacho del ex primer teniente de alcalde, que demuestran cómo los socialistas compraban los votos a través de un sistema clientelar que controlaba a cada vecino calle a calle, puerta a puerta, con indicaciones de su ideología y sus necesidades laborales, ya que la voluntad de los censados se manejaba con contratos municipales repartidos por domicilios en los que viven familias de más de cuatro personas. ABC ha tenido acceso a esos papeles, que son la piedra roseta del socialismo andaluz, donde el partido ha conservado el poder durante más años en toda España.

Hace unos días, la nueva alcaldesa de Huévar, la popular María Eugenia Moreno, y la presidenta del PP de Sevilla, Virginia Pérez, denunciaron públicamente que «nos hemos encontrado una deuda de 30 millones de euros» en las arcas municipales y anunciaron que llevarían el caso a la Fiscalía por «el posible desfalco de dinero público tras haber encontrado facturas pagadas por el Ayuntamiento para la organización de un mitin del PSOE».

La alcaldesa explicó que «cuando llegamos el 15 de junio al Consistorio, lo primero que nos encontramos fueron decenas de cajas con documentación municipal preparadas para ser sacadas de los despachos, así como algunas cajas con obsequios para militantes del PSOE». Según Moreno, «entre la documentación hallada en esas cajas hemos encontrado un listado de facturas y entre ellas destaca una serie de gastos para un mitin del PSOE o diferentes listados con el título de relación de personal Casos B». Concretamente, este documento, fechado en 2011, se titulaba «Listado 07 relación personal casos B Ayuntamiento de Huévar del Aljarafe».

Pero esto es solo el principio. En las cajas que no pudieron ser trituradas, y que estaban en el despacho del primer teniente de alcalde y concejal de Urbanismo, han aparecido pruebas claras del operativo de control de voluntades que tenía montado el PSOE. Todos los papeles manuscritos y las pruebas caligráficas encargadas por la nueva alcaldesa indican, según ha reconocido María Eugenia Moreno a este periódico, que el autor sería el citado González Bejarano, mano derecha de la exalcaldesa socialista. «Los papeles estaban en su despacho y la letra se parece muchísimo a la suya. Yo no puedo asegurar nada, eso tendrá que hacerlo la Justicia, pero sí digo que uno más uno suele dar dos», sostiene Moreno.

Entre los folios hallados, el más esclarecedor es el que da nombre a todo el proceso maquinado para las últimas elecciones municipales, las del 26 de mayo de 2019. Se titula «Plan 1.000». Pero no se trata de ninguna iniciativa de desarrollo local para mejorar la economía, ni tampoco de un proyecto para impulsar las infraestructuras del pueblo con nuevas inversiones. El «Plan 1.000» se refiere a la forma en la que el PSOE conseguiría mil votos, que son los que se necesitan en ese pueblo para lograr la mayoría absoluta, en aquellos momentos en tenguerengue por el contexto de crecimiento de los demás partidos, utilizando recursos públicos.

Uno de los folios en los que se comprueba como funcionaba el «Plan 1.000»

Concretamente, contratos temporales en el Ayuntamiento. Según la actual alcaldesa, González Bejarano tomaba notas durante las reuniones que mantenía el equipo de gobierno sobre lo que allí se decidía y las guardaba en su despacho. Hay una fechada el lunes 26 de octubre que es muy reveladora. Para entonces, el PSOE ya tenía claro que podía perder las elecciones, por lo que convocó a su gente para decidir un paquete de medidas. El concejal escribió lo siguiente: «Planteamiento trabajadores: vamos a ir de verdad a apoyar a los nuestros, no pueden haber varios miembros de una familia que no nos vota y ninguno de otras que en teoría sí nos vota».

Notas que revelan la forma de actuar del partido socialista

El siguiente comentario es aún más claro: «Apoyar con contratos (aun de ½ privada) a chavales que nos puedan apoyar» (sic). El documento continúa con algunas aclaraciones sobre el sistema que hay que articular para evitar la caída: «No nos vamos a significar algunos para que todo siga igual, aquí hay gente que nos está puteando día sí y día también y los seguimos teniendo dentro». Es decir, lo primero que había que hacer era una lista negra de trabajadores municipales afines a otros partidos para ponerlos en

la calle. En el papel se señalan algunos nombres: «Soraya, Elizabeth, Bejarano, etc., nos están machacando con la carita de buenos». Soraya, por poner un ejemplo, es una funcionaria que actualmente es secretaria de la alcaldesa del PP.

Pero el siguiente paso en la estrategia es aún más aclaratorio. Se trata del mencionado «Plan 1.000», escrito con la misma caligrafía. Estos papeles, que son muy extensos, enumeran a los miembros de cada familia calle a calle con nombres y apellidos y hacen una estimación de cuántos votos se podrían conseguir en ese domicilio especificando la situación laboral en la que se encuentran sus componentes. En algunos casos se indican incluso los apodos —el «Calambre», «Manolito Trenes»…—, en otros se detalla el parentesco —«este es el yerno, esta es la hija»— y en otros casos se señala su afinidad política: «Votante derecha». Ahí no se puede pescar. El control de los vecinos era milimétrico.

Fuente: sevilla.abc.es

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Dar de baja un coche en la DGT: sigue estos sencillos pasos

Dar de baja un coche puede ser una tarea sencilla. Solo hay que conocer los pasos que hay que seguir. Ya sea porque quieres jubilar el coche, porque no quieres pagar una alta reparación o porque has sufrido un siniestro total, deberás tramitar la baja, ya que dejar un coche abandonado en la calle puede conllevar multas importantes.

LOS PASOS A SEGUIR PARA DAR DE BAJA UN COCHE SON

  • Lo primero que hay que hacer es cancelar cualquier limitación de disposición que estuviera inscrita en el Registro de Bienes Muebles, salvo consentimiento expreso de la financiera.
  • Realizar el trámite en un Centro Autorizado de Tratamiento de vehículos (CAT)
  • Entregar el vehículo junto con la documentación
  • Recibir el justificante de baja definitivo

¿CÓMO DAR DE BAJA UN COCHE DE FORMA DEFINITIVA?

Si quieres dar de baja un vehículo de menos de 3.500 kg de forma definitiva, estás obligado a hacerlo en un Centro Autorizado de Tratamiento de Vehículos (CAT), también conocidos como desguaces, que entregará al propietario dos documentos muy importantes: un Certificado de Destrucción y un informe de baja oficial emitido por la DGT.

¿QUÉ DOCUMENTACIÓN HAY QUE PRESENTAR PARA DAR DE BAJA UN COCHE DE FORMA DEFINITIVA?

Para dar de baja un coche deberás entregarlo físicamente a un CAT (ya sea por su propio pie o en grúa), presentar la ficha técnica, el permiso de circulación del vehículo y una fotocopia del DNI o del NIE del propietario. También será necesario rellenar la solicitud en impreso oficial que se facilita tanto en los CAT como en las Jefaturas de Tráfico.

La documentación necesaria para dar de baja un vehículo es:

  • Solicitud en impreso oficial, que se facilita tanto en los Centros Autorizados de Tratamiento de vehículos o desguaces (CAT) como también en las Jefaturas de Tráfico.
  • Identificación del interesado: Personas físicas: documento oficial que acredite tu identidad y domicilio (DNI, permiso de conducción español, tarjeta de residencia, pasaporte más NIE – Número de Identificación de Extranjeros). Personas jurídicas:Identificación fiscal  y  acreditación de la representación e identidad del que firme. Menores o incapacitados: datos y firma del padre, madre o tutor, su DNI y documento que acredite el concepto.
  • Permiso de circulación.
  • Tarjeta de ITV.

Si no es el propietario quien entrega el coche, la persona que lleve a término la gestión necesitará una autorización del titular del vehículo, el DNI del propietario y el suyo. Si se trata de un coche de empresa, será imprescindible presentar el CIF, el DNI del administrador y las escrituras o documento de representación de personas jurídicas.

La finalidad de llevar un vehículo a un CAT es la destrucción del mismo tras su descontaminación y tratamiento por parte del gestor de residuos autorizado, por lo tanto, se trata de una acción irrevocable.

¿CÓMO DAR DE BAJA UN COCHE DE FORMA TEMPORAL?

En ocasiones, no queremos dar de baja un vehículo para siempre, pero sí durante una temporada. Ya sea por haber entregado el vehículo a un compraventa, por robo del coche o por otros motivos personales, debemos realizar los pasos para tener los papeles en orden.

Para dar un coche de baja de forma temporal deberemos pedir cita previa en tráfico y presentar: el permiso de circulación del vehículo y la ficha técnica del mismo, así como DNI del titular.

Si tenemos el justificante de baja definitiva o temporal de un coche, evitaremos que el ayuntamiento nos reclame el pago del impuesto municipal o que el seguro nos cobre la siguiente póliza.

A pesar de que el Impuesto de Circulación (IVTM) se paga anualmente, el importe se calcula por trimestres y es posible recuperar la parte proporcional al periodo que el coche ya se ha dado de baja. Para ello, es importante presentar los justificantes de destrucción y baja de definitiva al Ayuntamiento.

Fuente: neomotor.com

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Mejoras en el servicio de consigna del CAI de Alicante: digitalizar procesos – humanizar relaciones

El Centro de Acogida para Personas Sin Hogar (CAI) de Alicante, de titularidad municipal, gestionado y dirigido por la Fundación Salud y Comunidad (FSC), cuenta, desde hace más de quince años, con un servicio de consigna para las personas sin hogar.

Este servicio, abierto tanto a residentes como a no residentes, permite en la actualidad la custodia de hasta tres enseres por persona (bolsas, mochilas, maletas, etc. con un máximo de 20 kilos por bulto). El tiempo de custodia es indefinido, si bien existe la obligatoriedad de acudir para renovar. La periodicidad de la renovación es mensual para las personas residentes y semanal para el resto. Este es el único servicio de consigna dirigido a la población en situación de exclusión de la ciudad de Alicante que abre los 365 días del año, tanto al inicio de la mañana como al final de la tarde.

En los últimos años hemos venido constatando un incremento notable en el uso de este servicio. En 2018 fueron más de 800 las personas distintas que lo utilizaron de forma puntual o continuada a lo largo del año. Su gestión requiere, buena parte del horario en el que está abierto, la dedicación de dos profesionales.

Conscientes de la importancia de dar un servicio de calidad, a mediados del año pasado comenzamos con el proceso de informatización. La gestión hasta entonces estaba basada en un engorroso sistema de vales con papel de calco y registros manuales. Podemos decir en sentido literal y figurado que este proceso de renovación ha supuesto pasar del (papel) carbón a la era digital. Lo que antes eran vales manuscritos son ahora fichas impresas que incorporan un código de barras.

El proceso no ha sido simple, en el desarrollo del mismo se ha contado con el apoyo del Departamento de Informática de la Fundación Salud y Comunidad en la selección y preparación del equipamiento informático y con la buena predisposición del Ayuntamiento de Alicante a hacerse cargo de los consumibles necesarios.

Ha sido necesario, además, el replanteamiento de la operativa de gestión; la creación desde el CAI de una aplicación informática específica adaptada a las necesidades concretas del servicio; la adquisición de una impresora adecuada; la formación del equipo profesional; el diseño de un plan de transición de uno a otro sistema que evitara el cierre del servicio; la resolución de diversas incidencias; la previsión de un sistema de copias de seguridad, la evaluación de los resultados…

Tras algunos meses de funcionamiento, constatamos que las mejoras han sido notables en diversos aspectos: al disminuir la carga burocrática, los tiempos de espera para ser atendidos se han reducido notablemente; la posibilidad de obtener diversos listados nos está permitiendo depurar errores que antes eran indetectables; existe ahora una estadística actualizada en tiempo real (a fecha de hoy, hay 349 bultos pertenecientes a 174 personas distintas); hay también un sistema de alarmas para detectar fácilmente aquellos enseres pasados de fecha y una gestión adecuada de situaciones excepcionales…  mejoras técnicas que se traducen en una mayor satisfacción de las personas atendidas y del equipo que las atiende.

Este cambio se inscribe dentro del objetivo estratégico de FSC de “adecuar de forma continuada los espacios y otros recursos materiales del centro valorando su idoneidad”. Informatizar determinados procesos no responde a una pasión por la tecnología. El logro no es haber pasado de mirar los papeles a mirar la pantalla de un ordenador, el auténtico avance es tener tiempo, sosiego y medios para poder poner la mirada en la persona. Esta es nuestra pasión más auténtica.

Fuente: fsyc.org

 

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La Biblioteca Navarra Digital estrena una herramienta de gestión mejorada

La Biblioteca Navarra Digital (BiNaDi), promovida por el Servicio de Bibliotecas del Gobierno navarro, estrena herramienta de gestión mejorada, tanto en la identificación y visualización de las descripciones bibliográficas, como en la presentación y descarga de los objetos digitales. A la descarga directa de la obra completa en pdf se añade ahora la posibilidad de visualizar imágenes en miniatura y de descargar la imagen de una página concreta en formato jpg.

BiNaDi fue creada para ofrecer la mayor difusión posible al patrimonio bibliográfico de Nafarroa y para garantizar su conservación reduciendo el uso de las obras originales. Desde su origen, la herramienta se ha planteado como un instrumento para ofrecer acceso universal a contenidos digitales de interés específico para el herrialde. Actualmente cuenta con 8.050 documentos, que contienen 560.391 páginas.

Por lo que se refiere a los objetos digitales, se cuenta con diversos formatos: PDF multipágina para la descarga completa, JPEG a resolución suficiente para su visión en pantalla, JPEG en alta calidad para su ampliación realizando zoom sobre detalles y txt oculto para la búsqueda en contenido.

Por otra parte, la nueva herramienta facilita la autogestión de la colección digital y la diversificación de los contenidos digitales representados en BiNaDi. Está previsto por ello enriquecer progresivamente la colección de recursos gráficos de BiNaDi con carteles y hojas sueltas, e incluso archivos con imágenes en movimiento del patrimonio filmográfico de Nafarroa.

En materia de publicaciones periódicas, destaca la inclusión de algún título procedente de la biblioteca del tafallés José María Azcona, declarada Bien de Interés Cultural, y es previsible que a medio plazo se puedan incorporar otras colecciones digitalizadas de periódicos y revistas que hasta la fecha se consultan de manera presencial en la Biblioteca de Nafarroa.

Junto a las principales obras de carácter histórico y jurídico que han configurado la realidad institucional del herrialde, BiNaDi facilita el acceso a títulos menos conocidos y de difícil localización, seleccionados a partir de criterios bibliotecarios. Por ello, en BiNaDi está representada la variedad temática de producción bibliográfica de Nafarroa, desde la historia de los cronistas hasta los relatos de usos y costumbres populares, desde los tratados académicos o las memorias de entidades oficiales hasta los libros escolares y otros impresos menores para uso privado.

Aparte de encontrarse obras impresas, también se pueden localizar manuscritos, planos y mapas, grabados y hojas sueltas. De acuerdo con la diversidad lingüística de Navarra, se incluyen también las obras más significativas en euskara generadas en el contexto histórico navarro.

A este respecto, en BiNaDi tiene cabida también obras de autores o temáticas relacionadas con todos los territorios limítrofes históricamente vinculados con Nafarroa.

Con carácter general, solamente se incorporan a BiNaDi obras que no están accesibles desde otras bibliotecas digitales, salvo que los ejemplares o las impresiones conservadas en el herrialde presenten particularidades que aconsejen su digitalización. BiNaDi, además de reducir la necesidad de consulta de las obras originales y favorecer así la conservación del patrimonio bibliográfico de Nafarroa, se ocupa también de preservar los objetos digitales generados, gracias a su almacenamiento en un servidor corporativo del Gobierno navarro y permite la recolección de su repositorio por otras bibliotecas digitales como Hispana o Europeana.

Obras originales y entidades colaboradoras
Los títulos que componen la biblioteca digital proceden tanto de originales conservados en la Biblioteca de Nafarroa como de ejemplares pertenecientes a otras bibliotecas y centros de conservación de patrimonio bibliográfico que han acordado su difusión a través de BiNaDi en virtud de diversos acuerdos y convenios, suscritos algunos de ellos en el contexto de la elaboración del Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico (CCPB).

Los originales aportados por la Biblioteca de Nafarroa incluyen sus piezas más significativas, tanto impresas como manuscritas, cabría mencionar a este respecto el manuscrito de los Estatutos de la Universidad de Iratxe, que recoge la documentación relativa al centro en los siglos XVII y XVIII o un plano manuscrito de Iruñea durante el asedio francés de 1823.

BiNaDi recoge también alguna pieza procedente de bibliotecas de la red pública navarra, como la Biblioteca Pública de Tutera, que aportó entre otros títulos un manuscrito de las Memorias de Tudela de José Vicente Díaz Bravo, o la biblioteca pública de Bera, que ha cedido recientemente dos raros impresos de Iván de Nogales (1884-1929) donados por Isidoro Fagoaga. Destaca también la colaboración con Lesaka, que ha permitido incorporar la ejecutoria del escudo de la villa conservada en su archivo municipal, además de varios títulos de la biblioteca pública local, como los estatutos de 1880 de la Compañía General de Tranvías de Nafarroa.

Fuente: naiz.eus

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Beneficios de una buena gestión documental para la empresa

Una gestión documental adecuada es una de las principales metas que persiguen las empresas. El objetivo es implantar un sistema que permita realizar las operaciones de manera versátil, tener acceso a la información en el momento en el que se necesite y contar con un sólido sistema de seguridad, entre otros factores.

¿Sabías que entre un 10 y 15% de los recursos de las empresas se desaprovechan? Y la principal razón de ello es la falta de organización: se pierde mucho dinero en electricidad, en impresiones que no van a ninguna parte, en tinta, y especialmente tiempo buscando documentos importantes que podemos tener almacenados de manera sencilla con un buen software de gestión documental.

¿Por qué deberíamos trabajar en mejorar la gestión documental?

Ahorro

El ahorro de tiempo es el principal factor de una gestión documental adecuada, puedes localizar, modificar, enviar, personalizar y automatizar los procesos. Evitas pasar minutos tedioso buscando en interminables estanterías llenas de archivadores.

El hecho de encontrar algo cuando lo buscas supone un aumento de la agilidad en los procesos importante, lo que deriva en tener más tiempo para tareas más importantes, y en definitiva, un mejor aprovechamiento del tiempo de trabajo supone más beneficios para tu empresa.

Seguridad

Con un buen sistema de gestión documental no tendremos que preocuparnos por la integridad de nuestros datos personales. La seguridad en la nube limita los accesorios del usuario según se desee.

Estos permisos son revocables en cualquier momento: así, la información tan solo se podrá visualizar y modificar por aquellos usuarios que cuenten con las acreditaciones correspondientes.

Disponibilidad

Otra de las ventajas de este sistema es que la información estará disponible en todo momento (24 horas al día, 7 días de la semana). Para acceder a la misma tan solo hará falta contar con un dispositivo que tenga conexión a Internet.

No hará falta tener que sentarse delante de un ordenador de sobremesa, o de un ordenador portátil. Tampoco tendremos que estar buscando datos entre muchas hojas de papel física, ya que la búsqueda se simplificará con los mecanismos online. Esto es beneficioso para reuniones o para que los trabajadores en movilidad puedan disponer de cualquier tipo de documento en cualquier momento y lugar.

Mayor control sobre el consumo recursos

La única manera de saber si una empresa es o no eficiente es controlando los recursos que consume y, para ello, necesitaremos tener toda la información actualizada. Una buena interfaz de gestión documental nos dará acceso a estos consumos en tiempo real, para llevar un mayor control.

Reducción de espacio

Olvídate de tener que estar llenando los estantes con archivadores repletos de documentos que nunca se van a utilizar. Todo estará almacenado en discos duros en la Nube.

Estas son las principales ventajas de contar con un sistema de gestión documental.

Fuente: getafecapital.com

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El Ayuntamiento elimina las tasas por el certificado de viajes y para empadronarse

El Ayuntamiento de Adeje cierra el 2018 con la aprobación de la supresión de algunas tasas por expedición de documentos administrativos. La ciudadanía ya no tendrá que pagar por las altas en el padrón, los certificados de viaje, empadronamiento o convivencia, así como por informes certificados sobre datos catastrales, relación de fincas, entre otros trámites que hasta ahora solo eran gratuitos si se hacían telemáticamente.

Según el informe de gestión tributaria presentado ayer en el Pleno, el objetivo de esta decisión es “agilizar los trámites de la contratación administrativa municipal. Con la supresión de algunos cobros, se reduce al mínimo el manejo de dinero en metálico en las Oficinas de Atención al Ciudadano, así como de Tesorería”.

 Otra de las tasas que sufre una modificación es la de recogida y retirada de vehículos de la vía pública con grúa y su custodia en el depósito municipal. Al tratarse de una tasa, esta debe ajustarse a los costes del servicio que se ha visto modificado a raíz del nuevo contrato con la empresa adjudicataria. Además, el pago de la tasa se realizará por autoliquidación, la persona deberá abonarla mediante tarjeta.
Fuente: laopinion.es

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