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El mercado de gestión documental creció un 5 % en 2017, según un informe

El mercado de gestión documental, que incluye la digitalización, recogida, almacenamiento y custodia, destrucción, consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, creció en torno a un 5 % en 2017, según un informe del Observatorio Sectorial DBK de INFORMA.

La evolución de este sector ha sido positiva en los tres últimos ejercicios: en 2015 repuntó un 6,8 % y un 5,1 % en 2016.

Los factores que han impulsado este mercado son, según el informe, la “favorable coyuntura económica, la tendencia de subcontratación de procesos de gestión global de la documentación por parte de empresas privadas y Administraciones públicas, y el avance en la transformación digital”.

Las previsiones del estudio apuntan al mantenimiento de la tendencia favorable “a corto y medio plazo” y detecta, asimismo, una tendencia de “progresiva concentración” de la oferta.

El estudio revela que los cinco primeros operadores en términos de facturación en el sector en 2016 concentraron el 45 % del mercado, mientras que los diez primeros sumaron el 61 %.

Actualmente y según los datos con los que se ha elaborado el informe, operan alrededor de 120 empresas en el sector.

Añade que su número se ha reducido en los últimos años, por las operaciones de fusión y adquisición de otras compañías de los principales grupos y el cese de actividad de pequeños operadores poco rentables.

Fuente: finanzas.com

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X Aniversario Diario Informático Canon imageFORMULA DR-C225. El mejor aliado para la transformación digital en la PYME

La automatización de procesos no sólo es terreno acotado para la gran empresa y la administración pública. Las pequeñas y medianas empresas y los autónomos también necesitan ser más eficientes para ser competitivos y ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

Uno de los pilares fundamentales de esta transformación es la progresiva eliminación del papel mediante la digitalización de los documentos. El escáner Canon imageFORMULA DR-C225 es el aliado perfecto para ayudar a estas empresas y autónomos en su transición hacia el nuevo paradigma de trabajo digital.

Diseño exclusivo

Con una combinación única de diseño y ergonomía, el escáner Canon DR-C225 se puede colocar directamente pegado a una pared o en un mostrador si el espacio es limitado, ya que puede dar una salida vertical a los documentos digitalizados. Gracias a su enorme versatilidad, también puede también digitalizar las tarjetas gruesas o los DNI ya que permite la opción de trayecto recto de papel.

Escaneado rápido y fiable

Nunca antes un escáner de sobremesa había ocupado tan poco espacio y, sin embargo, incorporar funcionalidades muy potentes, como una velocidad de 25 páginas por minuto o la detección de doble alimentación por ultrasonido.

Digitalización segura de documentos

El escáner Canon DR-C225 incorpora de serie un avanzado software de digitalización profesional, el CaptureOnTouch. Con sus numerosos automatismos, el usuario se limitará a pulsar un botón para conseguir unas imágenes perfectas de sus documentos digitalizados.

Software potente y versátil

Para completar sus funcionalidades, el escáner también incluye el software Bizcard, OmniPage, Paperport, eCopy PDF Pro Office y PageManager (Mac), un potente editor de PDFs que ayudará a los usuarios a supercomprimir, firmar digitalmente o exportar los PDFs a otras aplicaciones office.

Escaneado a la nube

Canon imageFORMULA DR-C225 permite al usuario escanear directamente a su servicio favorito de gestión de datos y documentos basado en la nube, incluidos SugarSync, OneDrive y Dropbox, así como Google Drive™, SharePoint y Evernote.

Conexión Wi-Fi

La versión DR-C225W de este escáner incorpora conexión Wi-Fi, para así poder digitalizar documentos con los dispositivos móviles a través de la app gratuita CaptureOneTouch mobile.

Fuente: revistabyte.es

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Pamplona ampliará los servicios de Zentro con una asesoría jurídica y más información y recursos para la participación.

La Junta de Gobierno Local del Ayuntamiento de Pamplona ha aprobado en su sesión de hoy la licitación del contrato de asistencia para continuar y ampliar el servicio de información y recursos del Centro de Participación, dependiente del “Área de Participación Ciudadana y Empoderamiento Social” y ubicado en Civivox Condestable (2ª planta).

El contrato tendrá una vigencia de 4 años, desde el próximo 1 de mayo hasta el 30 de abril de 2022, para lo que se prevé un presupuesto total de 623.693,85 euros, siendo el coste anual previsto de 155.920,96 euros.

El centro de participación denominado, “Zentro. Espacio Colaborativo”, abrió sus puertas en abril de 2017 con el objetivo de facilitar a las asociaciones y a la ciudadanía en general información, recursos y formación para el desarrollo de la participación individual y colectiva en la ciudad. Este servicio antiguamente se ubicaba en el Centro de Asociaciones de la Calle San Gregorío y según recoge el informe técnico del área, durante estos meses han ido creciendo exponencialmente mes a mes los usuarios del servicio.

Se trata de un espacio que, en la actualidad, ofrece un servicio de información, apoyo y promoción de la participación ciudadana y el empoderamiento social; y un servicio de Biblioteca y Centro Documental. A estos dos servicios se añade ahora un tercero: la asesoría jurídica de participación.

El servicio de información, apoyo y promoción se encarga de atender a los usuarios en temas relacionados con el asociacionismo, y la participación. Distribuye información especializada de interés social, tanto de forma presencial como online y realiza actuaciones que promueven la participación, el voluntariado y el asociacionismo. Por su parte el servicio de Biblioteca y Centro Documental cuenta con un fondo documental especializado en temas de empoderamiento social y participación, en el que se oferta el préstamo individual y colectivo de libros, documentos, audiovisuales y multimedia; servicio de información y atención al usuario; catálogos y acceso a documentos; área de consulta y lectura; servicio de internet; y otro tipo de actuaciones relacionadas con el fomento de la biblioteca y centro documental.

Durante los 9 meses de funcionamiento desde que se inauguró en el mes de abril en 2017, se ha dado información presencial e información on line. En concreto, presencialmente, se han realizado un total de 2.406 atenciones, se han prestado y cedido recursos (salas, reprografía y ordenadores) en más de 500 ocasiones y se han ofrecido 6 cursos dirigidos únicamente a las asociaciones ciudadanas

En el ámbito de la comunicación y community manager, información on line, se ha puesto en marcha la página web participa.pamplona.es que ha recibido en los seis meses desde su apertura 10.588 visitas. Al portal youtube se han subido 150 videos del área de participación y empoderamiento social que han sido reproducido un total de 26.223 veces.

Respecto a las redes sociales se han creado perfiles en Twitter, Facebook y Flickr que progresivemente van aumentando el número de seguidores.

La Biblioteca y Centro Documental cuenta con un fondo bibliográfico especializado de más de 1.225 documentos (libros y películas documentales) y está integrada en la Red de Bibliotecas Públicas de Navarra.

En esta licitación se suma el servicio de asesoría jurídica de participación, cuya finalidad es ofrecer información, orientación, asesoramiento, formación y capacitación en temas de participación a la ciudadanía en general y a entidades sin ánimo de lucro en particular; potenciar y dinamizar la participación ciudadana y el movimiento asociativo como elemento clave del desarrollo ciudadano; posibilitar la mediación extrajudicial de los conflictos surgidos en colectividades o entidades sin ánimo de lucro; asesorar y acompañar en el fomento del emprendimiento social de proyectos e iniciativas y reforzar el tejido asociativo existente.

Asimismo, se reforzará el servicio de información y recursos de participación con el apoyo de la figura de informador en los aspectos de la información on line principalmente.

Fuente: pamplonaactual.com

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El Congreso de Archivística de Catalunya reunirá a 350 profesionales en Reus

El decimosexto Congreso de Archivística de Catalunya reúne desde este jueves y hasta el próximo sábado a más de 350 profesionales de los archivos, informa Reus Capital de la Cultura Catalana 2017.

El objetivo del encuentro es reflexionar sobre los principales retos de presente y de futuro que tiene planteada la profesión, sobre todo la transformación digital como herramienta de proximidad y transparencia hacia la ciudadanía. Lo organiza la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Catalunya con el lema de “La gestión documental: el futuro (es) ahora!”.

El Congreso debatirá sobre innovaciones metodológicas y nuevas tecnologías en la gestión documental; el mercado, la custodia digital o nuevas oportunidades profesionales. También se centrará en la gestión de procesos, la transparencia, la administración electrónica; la explotación de la información, los datos abiertos o, entre otros, el apoyo a la gestión de calidad.

El Congreso se perfila como uno de los de los actos más destacados de la programación de Reus Capital de la Cultura Catalana 2017. El presidente de la entidad organizadora del congreso, Joan Soler Jiménez, señala que esta edición será una de las que reunirán más inscritos en su historia y que se presentarán una veintena de ponencias a cargo de algunos expertos de talla mundial.

Por primera vez, ha comentado Soler, el congreso incorpora en su nombre el concepto de “gestión documental” e integra así a un mayor abanico deprofesionales, desde los que crean los documentos hasta los encargados de preservarlos en el tiempo.

El Ayuntamiento de Reus trabaja desde hace unos años en un plan de modernización digital que incluye la implantación de la administración electrónica en todos los niveles y que ya cuenta con el expediente electrónico o la firma biométrica.

Según el responsable de Cultura de la Generalitat en Tarragona, Jordi Agràs, el Govern trabaja en el Pla Estratègic d’Arxius, que incluye una primera fase de diagnóstico y necesidades y otra de posterior, en el 2018, para desplegar el plan.

Fuente: lavanguardia.com

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La gestión documental, instrumento básico para la transparencia en España

Las administraciones públicas generan tales cantidades de contenidos y documentación que cabe preguntarse cómo es la tarea de recopilar, gestionar y almacenar toda esa información, garantizando a su vez que esté disponible para su consulta.

En este sentido, la figura del archivero dentro de las administraciones públicas se perfila como un elemento imprescindible y necesario para que la información no se pierda y se conserve en las mejores condiciones posibles. Con el fin de conocer cómo es esta labor, Compromiso Empresarial entrevista a Elisa Avilés Betegón y José Luís García Martínez, secretaria y vocal –respectivamente- de la asociación de Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP), quienes desvelan algunas luces y sombras sobre la gestión documental pública en España.

El gran problema de la gestión de archivos

Para comprender la magnitud del problema al que se enfrentan los archiveros públicos españoles, Avilés y García explican cómo es la creación de un archivo dentro de la Administración pública: Los ministerios se dividen en unidades administrativas compuestas por un número determinado de trabajadores, quienes crean sus propios archivos en su gestión diaria de expedientes. Estos expedientes se almacenan dentro del archivo de su correspondiente unidad, donde permanecen hasta cinco años. Pasado este tiempo, los expedientes son trasladados al archivo central del ministerio correspondiente.

“Cada ministerio debe tener un archivo central para coordinar a los archivos de todas las unidades del ministerio, y aquí es donde encontramos el problema, porque las unidades de los ministerios acumulan mucha documentación, ya que no se puede destruir nada según la Ley de patrimonio documental”, afirma Avilés.

En este sentido, los archiveros juegan un papel muy importante porque deben realizar un estudio de valoración para determinar si se elimina o se conserva la documentación que poseen. “Los archiveros debemos supervisar, organizar, conservar, analizar y difundir la información pública, garantizando que el papel llegue desde las oficinas hasta el archivo histórico”, comenta García.

Sin embargo, el gran problema que acusan es el colapso de los grandes archivos españoles: el Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación (esta longitud se obtiene midiendo el número de cajas de documentos colocadas verticalmente como el lomo de un libro), y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

El Archivo Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

 Al estar “colapsados”, estos Archivos no admiten transferencias, es decir, que los archivos centrales de los ministerios no pueden enviarles su documentación y como únicas soluciones se plantea que las unidades acumulen su propia documentación o contratar un servicio externo para almacenarla. “Este último aspecto genera bastante polémica, puesto que supone un coste adicional para la administración, entre otros conflictos”, indica la secretaria de AEFP.

Además de la falta de espacio físico para conservar la documentación, la AEFP señala la escasez de recursos humanos y económicos destinada a la gestión documental dentro de las administraciones. Ministerios como Interior y Hacienda se consideran “afortunados” por tener entre cuatro y cinco técnicos al cargo de sus archivos centrales, mientras que el resto debe conformarse con uno o dos, siendo el caso de los ministerios de Justicia y Fomento.

La transparencia no afecta a los archivos públicos

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas: la Ley de patrimonio y el Real Decreto 1708 de 2011 sobre el sistema español de archivo, la Ley de secretos oficiales, el esquema nacional de seguridad con las guías de aplicación del Centro Criptográfico Nacional, la regulación sobre protección de datos personales y, finalmente, la actual Ley de transparencia.

“Cuando se estaba creando la Ley de transparencia, los archiveros pensamos que sería un alivio porque agruparía toda la regulación y no tendríamos que estar mirando tanta normativa”, explica Avilés. Sin embargo, sus ilusiones se frustraron cuando la Ley de transparencia aprobada excluyó a los archivos públicos por tener legislación propia, dejando la regulación de su actividad enmarcada por las diferentes normas citadas anteriormente.

Esta situación implica que cuando se realiza una consulta de un archivo de oficina, se aplica la Ley de transparencia y con carácter supletorio la Ley de patrimonio, pero si se consulta al archivo central, la aplicación de las normas se invierte, prevaleciendo la Ley de patrimonio y subsidiariamente la Ley de transparencia.

Según explican los archiveros consultados, parece que el legislador tuvo la intención de separar, por un lado, la documentación considerada como “histórica” y, por otra parte, la información más actual. De este modo, la transparencia afecta a la información pública a partir de 2014, mientras que la generada anteriormente sigue estando regulada por la otra normativa existente.

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas diferentes.

 El archivo como instrumento contra la corrupción

Desde la AEFP quieren destacar la importancia de realizar una buena gestión de archivo para garantizar la transparencia en la administración pública española. Por este motivo, la Asociación ha creado un decálogo con las medidas que consideran “esenciales y necesarias” sobre documentación y archivo para luchar contra la corrupción.

Entre estas medidas destacan algunas como: acabar con la eliminación de documentos públicos sin procedimiento de valoración; garantizar la cadena de custodia de los documentos físicos y electrónicos; la formación de los empleados públicos en gestión documental; la regulación del acceso a los documentos públicos por la Ley de transparencia, y la realización de un plan de información pública dirigido a los ciudadanos con el fin de que conozcan y ejerzan su derecho de acceso.

Otra medida destacada de este decálogo es la creación de una nueva ley sobre confidencialidad de los documentos públicos para establecer plazos de clasificación “razonables y equiparables a otros estados democráticos”. En este sentido, Avilés y García señalan que en España “jamás” se ha desclasificado información, siendo otra de las expectativas frustradas con la Ley de transparencia.

Actualmente, la desclasificación en España solo puede realizarla el Congreso de los Diputados aprobando una ley, o la autoridad que clasificó dicha información. Avilés señala el ejemplo del gobierno italiano que en febrero de 2016 desclasificó información sobre los crímenes cometidos durante la ocupación nazi en la II Guerra Mundial. Se hicieron públicas unas 13.000 páginas del Archivo Histórico de la Cámara de Diputados, a las que se puede acceder desde el portal del parlamento italiano para descargar documentos inéditos y realizar peticiones de información.

“En España podrían hacer lo mismo, siendo el Congreso quien lo apruebe; por este motivo desde la asociación exigimos la creación de una nueva norma que garantice lo que la Ley de transparencia se dejó en el tintero sobre archivo y documentación”, concluye José Luís García para Compromiso Empresarial.

Fuente: compromisoempresarial.com

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Documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico

Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público (BOCA de 28 de junio de 2017). Texto completo.

El Decreto 43/2017 tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

DECRETO 43/2017, DE 22 DE JUNIO, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRÓNICOS, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA Y SU SECTOR PÚBLICO.

La gestión de documentos resulta esencial para las Administraciones Públicas, tanto para el funcionamiento interno de las mismas, como para los servicios que se prestan a los ciudadanos.

La Ley 3/2002, de 28 de junio Vínculo a legislación de Archivos de Cantabria, trata esta gestión de documentos, si bien está especialmente centrada en documentos incluidos en soportes no automatizados.

Con la progresiva implantación de los servicios de Administración Electrónica, cobra una excepcional importancia la gestión de los documentos electrónicos, por lo que partiendo de la citada Ley de 3/2002, el Decreto 74/2014, de 27 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración Electrónica de la Comunidad Autónoma de Cantabria y el Decreto 10/2017, de 9 de marzo Vínculo a legislación, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico, resulta necesario el presente Decreto por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Este Decreto establece el conjunto de medidas organizativas, medidas técnicas y criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos durante toda su vida útil, incluyendo las fases activa o de trámite y la de Archivo.

El texto se desarrolla en cuatro Capítulos, con un total de 17 artículos, una disposición adicional, otra disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente decreto tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

2. Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Las previsiones del presente decreto serán de aplicación:

a) A la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, comprendiendo ésta, a estos efectos, a la Administración General y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, cuando ejerzan funciones administrativas y utilicen sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto el Servicio Cántabro de Salud y el sector público empresarial y fundacional, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Adicional Única.

b) A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades anteriores cuándo procedan al uso de sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática.

CAPÍTULO II

Funciones y responsabilidades

Artículo 2. Estructura organizativa.

Las distintas funciones y responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico en la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria se distribuyen de la siguiente manera:

a) Al Consejo de Gobierno le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

b) Al titular de la Consejería competente en materia de Administración Electrónica, le corresponde:

1. La dirección e impulso de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

2. Proponer la aprobación de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

3. Proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones en la Política vigente de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

4. El desarrollo normativo de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos, en aquellos aspectos en que sea necesario, mediante orden.

c) Al órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica, le corresponde la definición de los estándares tecnológicos, y en particular los relativos a interoperabilidad y seguridad, que podrá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica para su aprobación mediante resolución. También le corresponde el diseño, creación e implantación de los sistemas de información destinados al tratamiento y almacenamiento de los documentos electrónicos.

d) Al órgano directivo con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria, le corresponde la definición de los criterios y directrices técnicas en materia documental y de archivo, que deberá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica la regulación de las siguientes materias:

1. La regulación de los contenidos materiales, tales como establecer los tipos de archivo, fijando para cada uno de ellos los tipos de documentos que podrán contener, la necesidad de usar repositorio seguro o mecanismos de resellado, así como los criterios de ordenación interna se aprobarán por Orden del Consejero.

2. Los aspectos técnicos complementarios o derivados de los contenidos materiales se aprobarán por medio de Resolución del Consejero.

e) A las Secretarías Generales y órganos equivalentes, como responsables de la organización administrativa, les corresponde la coordinación y aprobación de instrucciones para el cumplimiento de la política.

f) A los titulares de los Órganos Directivos y las Unidades Administrativas implicados en las tareas de gestión de los documentos electrónicos gestionados en el ejercicio de sus competencias, les corresponde velar por la aplicación de instrucciones, criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen. Así mismo, les corresponde impulsar las acciones formativas necesarias.

g) Al resto del personal implicado en tareas de gestión de los documentos electrónicos utilizados en el ejercicio de las funciones propias de sus puestos de trabajo, le corresponde aplicar y ejecutar los criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen.

CAPÍTULO III

Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental

Artículo 3. Procesos de gestión de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Los procesos de gestión de los documentos electrónicos son aquellos que permiten la creación, mantenimiento, uso, retención y disposición de documentos electrónicos y expedientes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de integridad, accesibilidad, autenticidad, conservación, disponibilidad, integridad, interoperabilidad, tratamiento y trazabilidad.

Cuando se requiera una definición detallada y formalizada normativamente de estos procedimientos, el presente Decreto se desarrollará mediante Órdenes, que serán aprobadas por el titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 4. Captura de documentos electrónicos.

1. La captura es el proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión de documentos, independientemente de que se trate de documentos en formato electrónico o papel.

2. Las formas de captura pueden ser: generación manual, generación automática, registro electrónico general, compulsa electrónica o digitalización.

3. La captura debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos imprescindibles: integridad, contextualización, interoperabilidad, autenticidad y trazabilidad.

Artículo 5. Registro de documentos electrónicos e identificador único.

1. El registro de los documentos electrónicos es el proceso por el cual se le asigna a cada documento un identificador único, con el que serán identificados de forma unívoca.

2. Los documentos electrónicos podrán ser accesibles y verificables a través del Código Seguro de Verificación (CSV), en el servicio de Verificación de Integridad de Documentos disponible en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Los Códigos Seguros de Verificación serán cifrados con un algoritmo criptográfico de generación de función “hash” que ofrecerá las garantías necesarias en materia de seguridad informática.

4. Adicionalmente, el sistema de registro único de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, asignará por medios informáticos un identificador único de registro de entrada o salida complementario al identificador único de documento electrónico.

Artículo 6. Clasificación

1. La clasificación consiste en el conjunto de operaciones destinadas a agrupar los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa en categorías o series documentales.

2. Esta clasificación de documentos, deberá tener en cuenta los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente Electrónico de acuerdo con las Resoluciones de 19 de julio de 2011, y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos de 28 de junio de 2012, todas ellas de la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas y con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica), y se realizará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación de Documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, el cual será aprobado mediante resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria.

Artículo 7. Descripción de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos

1. Todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos estarán identificados y descritos, de forma que se garantice su consulta y localización.

2. Se utilizarán sellos de tiempo para generar evidencias sobre el momento en que se incorporaron los datos que contengan los documentos electrónicos, así como de las modificaciones y transferencias que se hagan en ellos.

3. El modelo de descripción atenderá a un esquema de metadatos definido para la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, que será aprobado por resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 8. Transferencia

1. La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por la que los documentos, junto con las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de sus normas y plazos establecidos.

2. La transferencia de documentos electrónicos y archivos electrónicos entre los repositorios correspondientes a cada fase tendrá en cuenta:

a) Las medidas de protección de los soportes de información previstas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en particular, lo relativo a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

b) Las medidas de seguridad que correspondan en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Las directrices que fija el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y que afectan a las operaciones de transferencia.

3. El documento que se considerará original será siempre el que se custodie en el repositorio de documentos en fase de archivo, el cual contará con las funcionalidades necesarias para garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo.

4. En el caso de los expedientes electrónicos, los índices de los mismos contarán con las mismas garantías de autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo, que los documentos electrónicos que forman parte de ellos.

Artículo 9. Acceso

1. Por acceso se entiende la capacidad para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

2. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común, sobre transparencia y la específica que resulte de aplicación en cada caso.

3. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferente por medios electrónicos, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

Artículo 10. Calificación de los documentos esenciales

1. El objeto de la calificación es fijar los documentos que son esenciales para la organización, así como los plazos de transferencia a archivo y los de conservación de los documentos.

2. Se considerarán esenciales los siguientes documentos:

a) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la entidad.

b) Títulos de carácter jurídico de la entidad.

c) Planos de edificios e instalaciones, así como documentos sobre el funcionamiento de sus sistemas.

d) El inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.

e) El inventario de todos los sistemas de información de la entidad.

f) Convenios y tratados.

3. La relación de los tipos de documentos que tendrán la consideración de esenciales podrá ser ampliada o modificada en cualquier de sus términos, mediante resolución del titular de la Consejería en materia de Archivo.

4. La gestión de los documentos esenciales en el entorno digital incluirá obligatoriamente:

a) La obtención de una copia auténtica.

b) La conservación en el archivo electrónico de la copia auténtica, con las medidas de seguridad adecuadas en cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

5. Los plazos de transferencia y conservación de los documentos esenciales será determinados por el órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 11. Conservación

1. La conservación consiste en el conjunto de procesos y operaciones destinadas a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo, de forma que se mantenga su contenido, su contexto, sus componentes, así como su valor probatorio y fiabilidad como evidencia electrónica.

2. El órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo, aprobará e implantará las disposiciones de conservación, acceso y transferencia de los expedientes electrónicos.

3. A todos los documentos en fase de archivo, se le añadirán los metadatos de archivo y conservación correspondientes vinculados a esta fase.

4. Las bases de datos documentales que contengan evidencias administrativas, deberán contemplar la posibilidad de que en algún momento sea necesario realizar una conversión de las mismas a documentos, como prueba a utilizar en procedimientos o expedientes concretos, y por ello deberán cumplir con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

5. Se deberán tener implementados mecanismos de seguimiento de caducidad de los certificados y sellos electrónicos y de resellado.

6. Se definirán estrategias de revisión periódica para garantizar la conservación a largo plazo, que incluirá la especificación de operaciones de copia, conversión, migración de documentos, metadatos, índices y pistas de auditoría. Esto incluirá la generación de pistas de auditoría sobre las operaciones realizadas, que deberán conservarse al menos tanto tiempo como el periodo de conservación de la información.

7. Se definirán y aplicarán medidas de seguridad específicas que incluirán:

a) Protección contra software malicioso.

b) La realización periódica de copias de seguridad, con procedimientos, documentos y verificaciones de su efectividad.

c) Acciones específicas dentro del plan de continuidad de las plataformas o sistemas de información que alberguen los documentos electrónicos a conservar.

Artículo 12. Destrucción de documentos.

1. La destrucción de documentos electrónicos tiene por finalidad su eliminación de manera que no sea posible su posterior restauración o reutilización.

2. La destrucción de documentos electrónicos incluirá la eliminación del propio documento y de sus metadatos. Llegado el caso, también la destrucción física del soporte.

3. La destrucción de los documentos electrónicos se realizará según los plazos de conservación establecidos en cada caso.

4. La destrucción de los documentos electrónicos contemplarán la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas con el Esquema Nacional de Seguridad, en particular las relativas a la protección de los soportes de información y la limpieza de documentación.

5. La destrucción de los índices de los expedientes electrónicos se realizará bajo las mismas condiciones que la de los documentos electrónicos.

6. Corresponde al órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo determinar los criterios para la destrucción de documentos. La destrucción un documento o conjunto de documentos requerirá la autorización administrativa del órgano directivo competente en cada caso, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria será informada de las destrucciones que se efectúen.

Artículo 13. Criterios para la conformación de los expedientes electrónicos

1. Los expedientes electrónicos se crearán al inicio de su tramitación y deberán contener un índice que haga referencia a cada uno de los documentos y comunicaciones que se incorporen a ellos.

2. Una vez finalizada la tramitación de un expediente, el índice electrónico definitivo será firmado por el titular de la unidad administrativa responsable de su tramitación, mediante firma electrónica “avanzada cualificada” utilizando certificado cualificado, y este deberá contener la relación de todos los documentos que forman parte del expediente, no pudiéndose añadir nuevos documentos al expediente con posterioridad.

3. A los documentos administrativos correspondientes a cada expediente, según avance la tramitación del procedimiento, se les asignarán los metadatos necesarios para su tramitación, gestión y conservación, atendiendo al contenido del artículo 7 del presente decreto.

4. Los documentos electrónicos podrán formar parte de varios expedientes electrónicos, debiendo quedar documentado en el expediente la consulta o verificación de datos que corresponda con un trámite de procedimiento.

5. Los documentos administrativos de cada expediente que se vayan generando desde los sistemas de tramitación, serán archivados en el repositorio corporativo de documentos electrónicos en fase de trámite, en su expediente y este en la serie documental que corresponda.

6. Los metadatos de nombre y código de la serie documental servirán para establecer la vinculación del procedimiento con su serie documental.

CAPÍTULO IV

Supervisión, auditoría, formación y actualización

Artículo 14. Registros de correcta aplicación de procedimientos.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos. En particular, se contemplaran los registros de actividad de los usuarios y de acceso a los datos que se fijan en el Real Decreto 3/2010 Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además se aplicarán las medidas de protección pertinentes sobre estos registros de actividad.

Artículo 15. Supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos.

Con el fin de garantizar los distintos procesos de gestión documental, se realizarán auditorías periódicas, que procurarán las revisiones y mejoras oportunas para adecuarla a la evolución de las técnicas de gestión de documentos electrónicos y al marco normativo.

En particular, se realizarán:

1. Las auditorías periódicas obligatorias del Esquema Nacional de Seguridad, por parte del Órgano Directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

2. Las auditorías periódicas obligatorias en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, por parte de los Órganos Directivos con ficheros con datos de carácter personal de los que sean “Responsables del Fichero o Tratamiento”, según la definición de esta función establecida en el artículo 3.d) Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Las auditorías que se recomienden por parte del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Aquellas otras que se determinen para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de gestión de los documentos electrónicos, por parte del Órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 16. Formación.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria garantizará a todo su personal la formación específica y adecuada a su responsabilidad y función que tenga asignada en la gestión y conservación de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos. También la formación específica para el personal informático involucrado en el diseño, creación, implantación, mantenimiento y protección de los sistemas de información que soportan la gestión y almacenamiento de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Artículo 17. Actualización de la Política de Gestión de documentos electrónicos.

El titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica podrá proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones o actualizaciones del presente Decreto. Para ello tendrá en consideración:

a) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

b) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Archivo.

c) Las propuestas de la Comisión General de Seguridad de la Información.

d) Los resultados de las auditorías a las que hace referencia el artículo 15 del presente Decreto.

Disposición adicional única. Condiciones para la aplicación supletoria del presente Decreto por el Servicio Cántabro de Salud y sector público empresarial y fundacional.

1. Mediante Orden del titular de la Consejería a que se encuentre adscrito el Servicio Cántabro de Salud se podrá establecer la aplicación a dicho organismo de las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

2. Asimismo, los órganos directivos de las entidades que integran el sector público empresarial y fundacional de la Comunidad Autónoma de Cantabria podrán acordar su sometimiento a las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo cada entidad adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

Disposición derogatoria única. Derogación Normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango que se opongan o contradigan lo dispuesto en este decreto.

Disposición final primera. Desarrollo normativo.

Se faculta al titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para la aplicación y desarrollo del presente decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Cantabria.

Fuente: iustel.com

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Gestión documental en la nube: imperativo legal para pymes y autónomos

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de-sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad.

En qué consiste la gestión documental

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.

Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en tu negocio

Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

  1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Fuente: infoautonomos.eleconomista.es

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La evolución de la imagen del mundo, protagonista del nuevo calendario del Instituto Geográfico Nacional

El Instituto Geográfico Nacional (IGN), del Ministerio de Fomento, ha publicado el calendario de 2018, que en sus 28 páginas recoge imágenes de los mapas pertenecientes a la exposición “Ecúmene: La evolución de la imagen del mundo”, que en la actualidad se exhibe en la Sala de Exposiciones del IGN en Madrid y que permanecerá abierta hasta mediados de abril del año próximo. El almanaque está a la venta al precio de 3 euros, en la oficina del IGN en la segunda planta de la Subdelegación del Gobierno en Zamora, pero tanto el calendario como los mapas individuales son accesibles desde el centro de descargas del Instituto Geográfico Nacional.

La exposición en la que se basa el calendario muestra, mediante una sucesión cronológica de documentos cartográficos pertenecientes en su mayoría a los fondos propios del IGN, los cambios que ha tenido la imagen del mundo a lo largo de más de 2.500 años.

Partiendo de las primeras referencias geográficas de la Antigua Grecia, que consideraban un mundo plano, se pasa por la Tierra esférica por nombres destacados como Aristóteles y Eratóstenes, siguiendo por los mapas de “T en O” (por mapa de T en O, o mapa Orbis Terrarum, se conoce a un tipo de mapamundi, realizado en la Edad Media, caracterizado por su alta carga teológica) y las cartas náuticas de la Edad Media, el redescubrimiento de la “Geographia” de Ptolomeo en el Renacimiento, hasta llegar a las grandes exploraciones oceánicas que terminaron de delinear el mundo tal y como lo conocemos hoy en día.

El calendario de 2018 se abre con un mapa del mundo según Heródoto (siglo V a.C.), del Atlas Classic de Robert Wilkinson (1802), que corresponde al mes de enero, se cierra en diciembre con un mapa del mundo de Delamarche (1799), en el que se reflejan los descubrimientos de James Cook, a partir de los cuales Australia y Nueva Zelanda aparecen correctamente delineadas.

Por medio, por ejemplo en el mes de marzo, se incluye el Mapamundi del Beato del Burgo de Osma contenido en la obra “Apocalipsis, Beato de Liébana, monjes Pedro y Martino”, de 1086. En la página de abril, también en color, se ofrece un mapa del mundo incluido en la Cosmographia de Ptolomeo realizada en Florencia entre 1460 y 1477, conocida como Codex valentinus.

La Carta Universal, de Juan de la Cosa (año 1500), el primer mapa en el que se representa América; el primer mapamundi en doble hemisferio que aparece en un atlas (Ptolomeo, 1599) o la Carta náutica del mundo de Gerard Van Keulen (1709), son otras muestras de las curiosas imágenes que ofrece este calendario de 2018 editado por el IGN.

El Instituto Geográfico Nacional (IGN), del Ministerio de Fomento, es el organismo responsable de elaborar la cartografía y la topografía oficiales que se realizan en España.

Se encarga del mantenimiento de la red geodésica nacional, que consiste en miles de puntos identificados sobre el terreno con coordenadas exactas (vértices georreferenciados) distribuidos por toda la península, de tal forma que desde un punto pueden verse siempre, al menos, otros dos, con lo que se pueden hacer los cálculos trigonométricos necesarios para elaborar la cartografía del territorio nacional. Esta red geodésica es la base geográfica en la que se apoyan todos los trabajos topográficos requeridos por las grandes obras públicas y la ordenación del territorio.

Asimismo, registra y transmite información sobre movimientos sísmicos en el territorio español. Por último, gestiona además el Archivo Técnico Topográfico que recoge y custodia los documentos manuscritos originados en los trabajos topográficos que el IGN realizó desde su fundación en 1870 hasta la utilización de la fotogrametría aérea a mediados del siglo XX.

Fuente: zamora24horas.com

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La Fototeca, un tesoro documental de la imagen en Huesca

La Fototeca de la Diputación Provincial de Huesca, que tiene su origen en la adquisición del fondo Ricardo Compairé Escartín en 1989, está próxima a cumplir 30 años de historia el próximo año 2019, coincidiendo con el 180 aniversario del nacimiento de la fotografía. Desde Huesca se ha emitido este martes Hoy por Hoy Aragón, desde donde hemos descubierto este Centro de Archivo Documental y de la Imagen. Allí se conserva parte de la historia reciente de Aragón.

La Fototeca es un espacio abierto a los ciudadanos a través de sus diferentes servicios. Ofrece:

– servicios de consulta en sala o en línea (por medio del portal de archivos DARA o por correo electrónico), donde el usuario tiene acceso a los distintos fondos y colecciones que se custodian

– servicio de información y referencia de otros fondos y colecciones albergados en otras entidades, tanto públicas como privadas, que versan sobre la provincia de Huesca

–  la biblioteca auxiliar con un fondo especializado en documentación relacionada con el mundo de la imagen

–  servicio de reproducción y comunicación pública, que facilita una copia digital a los usuarios para distintos usos al amparo de la legislación de propiedad intelectual, la ordenanza de precios públicos y la normativa interna

– asesoramiento en la gestión de archivos fotográficos sobre la consulta, tratamiento de imágenes y difusión de material fotográfico a otras instituciones públicas, principalmente ayuntamientos, asociaciones, entidades culturales y ciudadanos de la provincia de Huesca.

Fuente: cadenaser.com

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El Archivo General de la UPNA ha digitalizado ya casi 40.000 documentos considerados “esenciales” para la institución

Además, ha identificado y evaluado 118 series documentales, base de la gestión documental tras haberse estudiado los documentos generados en cada procedimiento administrativo y determinado los plazos de acceso a la documentación. Así lo recoge un artículo, publicado en la revista Príncipe de Viana, sobre la trayectoria y los retos de un servicio, que fue creado en 1999 y custodia y preserva el patrimonio documental generado en los treinta años de la UPNA más los fondos de las antiguas Escuelas Universitarias (en algunos casos, datan de mediados del XIX). El reto al que se enfrenta ahora es la gestión de los documentos electrónicos ante la puesta en marcha de la administración electrónica, ha informado la UPNA. “Desde sus inicios, el Archivo General de la UPNA ha centrado sus esfuerzos en la gestión de la documentación administrativa de una forma vanguardista _afirma Iñaki Montoya Ortigosa, jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General de la UPNA y autor del artículo_. Se huyó de la visión clásica del archivo como un servicio finalista y se hizo una apuesta estratégica por la implantación, a medio-largo plazo, de un sistema de gestión integral de documentos y archivos”. “Siguiendo recomendaciones y normativa de los organismos internacionales, esta gestión integral supone la implicación activa del Archivo General en todo el ciclo de vida de los documentos con el objeto de conseguir la aplicación de técnicas archivísticas desde su creación. De esta forma, el Archivo se involucra en la vida administrativa de la Universidad, especialmente en el tratamiento de la documentación activa, por considerar que una intervención eficaz en la primera fase del ciclo de vida de los documentos es la mayor garantía de conseguir una organización documental de calidad en el futuro”, dice. El Archivo, que depende de la Secretaría General de la Universidad, cuenta con un equipo formado por seis personas, tiene su sede en el edificio de Administración y Gestión del campus de Arrosadia en Pamplona y dispone de dos espacios para la conservación de documentos (en el citado edificio y en la Biblioteca). EL LOGRO DE LA IDENTIFICACIÓN El proceso de evaluación documental es esencial en el sistema archivístico, ya que regula el ciclo vital del documento: se decide los periodos de conservación de los documentos en las oficinas, su accesibilidad y su disposición final, es decir, su conservación permanente o el plazo para su eliminación. La competencia sobre este proceso recae en un órgano multidisciplinar, la Comisión de Archivo, que toma sus decisiones, a propuesta del Archivo, para cada una de las series documentales generadas en la Universidad. Hasta el momento, se han identificado y evaluado 118 series. También se determinan los documentos considerados esenciales. Además, la digitalización de documentos facilita su consulta y permite salvaguardar los originales, evitando de esta forma su manipulación. Así, los 38.053 documentos digitalizados hasta el momento hacen referencia a tomas de decisión de los órganos universitarios (entre otros, resoluciones del rector, convenios y actas del Consejo de Gobierno y sus antecesores y del Claustro Universitario), ha añadido la UPNA. FONDOS HISTÓRICOS El Archivo de la UPNA trabaja ahora también en la organización y descripción de los fondos históricos de las antiguas Escuelas Universitarias de carácter público (Formación del Profesorado de Enseñanza General Básica Huarte de San Juan, Estudios Empresariales, Enfermería del Hospital de Navarra y Trabajo Social _todas ellas, situadas en Pamplona_; e Ingeniería Técnica Agrícola de Villava). Estas, a su vez, custodiaban la documentación de las antiguas escuelas profesionales de Navarra y otros organismos extintos. En total, hay 2.158 cajas con documentos. En 2008, todos estos fondos quedaron abiertos a la investigación histórica. El Archivo de la UPNA, cuyas series documentales más relevantes hacen referencia al gobierno y representación de la Universidad, la docencia y la investigación, se ve inmerso ahora en “un profundo proceso de cambio, muy complejo, pero a la vez apasionante, de la gestión de documentos y archivos”, en palabras de su responsable, debido a la puesta en marcha de la administración electrónica”. Este servicio “encara este reto desde una base archivística muy bien cimentada y con una trayectoria consolidada, aunque, a pesar de ello, la transición hacia el documento electrónico va a ser difícil y costosa y va a exigir rehacer herramientas, redefinir y replantear procesos de trabajo y una formación constante”, según Iñaki Montoya.
Fuente: 20minutos.es

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