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Un tercio de los españoles ha sido víctima de ciberataques

Al menos un tercio de los españoles ha sido víctima de ciberataques, cifra que sitúa a España como el tercer país que sufre más ataques online tras Estados Unidos y Reino Unido, según el estudio Norton Cyber Security Insights Report 2018, realizado por la empresa Norton, de seguridad informática. Estos ataques representan pérdidas de 2,1 mil millones de euros para los españoles, según este estudio. Asimismo, solo en el primer trimestre de este año, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) gestionó más de 9.000 incidencias cibernéticas sufridas por ciudadanos y organizaciones. En este contexto de creciente manipulación digital, robo masivo de datos, fraudes online y de ataques virtuales aleatorios, desde el 2012 la Unión Europea designó octubre como el mes europeo de la Ciberseguridad.

Al menos un tercio de los españoles ha sido víctima ciberataques, cifra que sitúa a España como el tercer país que sufre más ataques online tras Estados Unidos y Reino Unido

“Esta decisión obedece al aumento constante de la ciberdelincuencia, pero también a las escasas medidas de protección y seguridad que adopta un alto porcentaje de usuarios digitales”, recuerdan los expertos legales de DAS Seguros.

En efecto, la Unión Europea lideró esta iniciativa debido a la falta de concienciación de internautas y empresas. Como demuestra un informe reciente de Avast, otra de las grandes compañías de seguridad digital, dos de cada cinco españoles nunca han accedido a la interfaz de administración de su router para cambiar la contraseña que viene por defecto. Según los técnicos, esto deja millones routers en una situación de alto riesgo de sufrir agresiones para controlar los dispositivos, robar contraseñas o apoderarse de información sensible.

Por el lado de las empresas, una encuesta global a CIOs (Chief Information Officer) de Harvey Nash y KPMG, demostró que solo uno de cada cinco responsables de informática afirma estar bien preparado para un ciberataque, a pesar de que un 77% de los encuestados se muestra “muy preocupado” por la ciberdelincuencia organizada.

“Para resguardarnos de un ciberataque, la clave está en contar con mecanismos de protección que garanticen la seguridad de la información, ya sea personal, financiera o profesional”, explican los expertos legales de DAS.

¿Qué podemos hacer para protegernos? 

La ciberseguridad se basa en tres pilares: tecnologías, personas y procesos. En primer lugar, la tecnología sería aplicable a través de antivirus, barreras y cortafuegos en los sistemas operativos. En segundo lugar, es de vital importancia concienciar a las personas de la cultura de la ciberseguridad. Como informan desde INCIBE, esta educación puede ahorrar graves problemas reputacionales y económicos a las empresas. En tercer lugar, los procesos informáticos de las empresas deben ser revisados con regularidad, para evitar riesgos potenciales y proteger adecuadamente los intereses personales y corporativos.

En resumen, desde DAS Seguros se enfatiza la importancia de adherirse al lema de la Unión Europea a este respecto: “la ciberseguridad, una responsabilidad compartida”. En caso de los particulares, más allá del robo de información, los internautas se enfrentan a la suplantación de identidad, o phishing (especialmente a través del correo electrónico). Para las empresas, la ciberseguridad es de capital importancia en aspectos como la protección de datos personales, la reputación corporativa, el fraude online, la destrucción de documentos confidenciales o el mantenimiento de la imagen online. “La aplicación de buenas prácticas de seguridad cibernética se ha convertido en algo fundamental para reducir el riesgo global de particulares y empresas a un ciberataque”, aseveran desde DAS.

Fuente: revistabyte.es

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Legados a golpe de clic

Los 22 fondos que atesora la Fundación Caja Mediterráneo se abrirán al mundo gracias al convenio firmado con la Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes para digitalizar la documentación y difundirla

Son 120.000 documentos y objetos los que atesora el Centro de Legados de la Fundación Caja Mediterráneo en Alicante. Un fondo de gran valor que se ha ido forjando a lo largo de medio siglo pero que, a falta de su digitalización completa, está al alcance de unos pocos. Una situación que cambiará en breve tras el convenio marco firmado ayer entre esta entidad y la Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes.

Este acuerdo permitirá que los legados de autores como Azorín, Carlos Arniches o Gabriel Miró; músicos como Óscar Esplá y Jaume Mas Porcel; pintores como Emilio Varela o Eusebio Sempere; científicos como Jorge Juan o arqueólogos como Francisco Figueras Pacheco, se pongan a disposición de más de diez millones de personas en todo el mundo, que es la cifra de usuarios que atrae la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes cada año.

El convenio que rubricaron ayer el rector de la Universidad de Alicante, Manuel Palomar, y el presidente de la Fundación Caja Mediterráneo, Luis Boyer, contempla la difusión del patrimonio bibliográfico cultural en distintos formatos y el aprovechamiento de los fondos digitalizados a través de proyectos de investigación conjuntos. Con esto se facilitará el acceso más eficiente a los recursos bibliográficos, además de la difusión y promoción artística y cultural con el desarrollo de actividades conjuntas.

La BVMC realizará con esos fondos pequeñas secciones dedicadas a cada legatario, para luego crear un portal general de legados que lleve al formato digital el Centro de Investigación y Documentaciónque esta desarrollando la Fundación Caja Mediterráneo, para difundir su patrimonio documental en general y de sus legados en particular.

El primer movimiento de la Miguel de Cervantes será realizar un inventario para ver lo que ya se ha digitalizado y en qué condiciones técnicas está para que todos los legados se ofrezcan en las mejores condiciones tecnológicas de digitalización y puedan ser consultadas en todo el mundo.

Tal como apuntó Luis Boyer, «la Fundación Caja Mediterráneo tiene la voluntad y el compromiso de custodiar y difundir el patrimonio intelectual y artístico de los legatarios». En este sentido, añadió que «el objetivo primordial de nuestra entidad es poner esta documentación a disposición de los investigadores y de la sociedad en general, y por eso es un orgullo poder colaborar con la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, institución de referencia en la digitalización y difusión del patrimonio cultural».

Para el rector de la UA, Manuel Palomar, «la inclusión en la Cervantes de los fondos de la Fundación Caja Mediterráneo supone un incremento cualitativo considerable de la oferta de contenidos de la biblioteca virtual que se desarrolla en la UA». Esto, destacó, «la hace mucho más atractiva para los estudiosos e investigadores que acceden a ella desde una larga nómina de países, especialmente los iberoamericanos».

El proyecto de llevar a la BVMC el Centro de Legados se estima a medio plazo, ya que hay que adaptar los fondos al sistema digital de esta entidad y empezar a trabajar para su inclusión a través de diferentes portales específicos para cada legatario y posteriormente englobarlos en uno solo.

Son 22 legados los que la Fundación Caja Mediterráneo custodia en el centro ubicado junto a la Biblioteca Gabriel Miró. El proyecto de renovación del Centro de Legados permitirá mostrar al público parte de esos fondos en el espacio de la antigua sala de lectura de la Biblioteca Gabriel Miró.

La Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes se creó en el año 2000 y cuenta con el Nobel de Literatura Mario Vargas Llosa como presidente del patronato. Es esta entidad la que es responsable de la gestión de la BVMC, ademas de la Cátedra Vargas Llosa y también el Centro de Competencia en Digitalización Impact.

La Biblioteca Virtual de la Universidad de Alicante comenzó a funcionar en 1999 como una iniciativa conjunta con el Banco Santander y la Fundación Botín, y en 2013 consiguió el Premio Stanford para la Innovación en Bibliotecas de Investigación.

Fuente: diarioinformacion.com

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Archiveros y expertos en patrimonio quieren frenar la destrucción de miles de expedientes del COAM

El Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid (COAM), responsable de la custodia de los expedientes arquitectónicos de Madrid junto a las administraciones locales, se queda sin espacio para guardar todo su pasado en papel. Para reducir los costes de mantenimiento de su extenso archivo documental tiene previsto eliminar cerca de 515.000 visados de entre los años 1973 y 1995. Una noticia que para algunos colegiados, archiveros y expertos en patrimonio es un auténtico error.

Tal es su indignación que un grupo de socios del COAM críticos con la decisión, ADN COAM, han iniciado una campaña de recogida de firmas en Internet para salvarlos de la destrucción. No comprenden que una acción que supone un ahorro de “ocho euros al año a cada colegiado” compense la pérdida que supone la desaparición de esos documentos, necesarios para la construcción de un edificio o el estudio de su pasado, por ejemplo.

En su opinión la conservación de esos expedientes es una obligación de los profesionales de la arquitectura y, aunque comprenden que no se pueden conservar todos los expedientes del archivo del COAM, sí que piden que se expurguen con criterios patrimoniales. Otros profesionales y expertos en patrimonio van más allá y piden que se recurra a las nuevas tecnologías.

“A día de hoy, cuando la digitalización de documentos es cosa habitual e imprescindible, el COAM plantea hacer desaparecer el ejemplar que custodia de los trabajos de muchos de sus colegiados sin una digitalización previa”, lamenta Amparo Berlinches Acín, de la asociación Madrid, Ciudadanía y Patrimonio (MCyP).

La presidenta de MCyP también señala en una nota de prensa que la destrucción del archivo del COAM podrá llevarse a cabo con la “autorización expresa” de la Dirección General de Patrimonio de la Comunidad de Madrid. Es la ORDEN 4831/2016, de 7 de diciembre, publicada en el BOCM número 1 del 2 de enero de 2017, la que regula las tablas de valoración y autoriza su eliminación.

Desde el COAM recuerdan a sus colegiados que quienes estén interesados pueden retirar sus expedientes de visado comprendidos entre los años 1975 y 1995 siguiendo las instrucciones que se indican en la página web del Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid. También podrán recuperar estos documentos las administraciones locales de la región.

¿Qué documentos se van a conservar?

  • Los expedientes posteriores a 1999, salvaguardando los plazos de la responsabilidad civil del colegiado debido a la ejecución de cada trabajo.
  • Un mínimo estadístico del 10% de los expedientes generados anualmente.
  • Expedientes completos relacionados con Bienes de Interés Cultural.
  • Expedientes completos relacionados con edificios protegidos por el vigente Catálogo del PGOUM y el avance de su modificación.
  • Expedientes completos relacionados con edificios incluidos en las Guía de Arquitectura COAM.
  • Intervenciones de los arquitectos censados en el Servicio Histórico del COAM.
  • Todos los documentos incluidos en los legados de arquitectos cedidos al COAM.
  • Los documentos de la aplicación de gestión Visado Telemático.
  • Todos los archivos custodiados a través de la Fundación Arquitectura COAM.

Fuente: somoschueca.elperiodico.com

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Admiten errores en la custodia del informe del accidente de Spanair

El que fuera vocal de la Comisión de Investigación de Accidentes e Incidentes de Aviación Civil (Ciaiac)en agosto de 2008, Valentín Villarroel, ha ratificado hoy en el Congreso que hubo errores en la custodia del primer borrador del informe sobre las conclusiones del accidente del avión de Spanair.

Villarroel, único piloto entonces que formaba parte de la Ciaiac, ha asegurado en la comisión de investigación del accidente del avión de Spanair que se desarrolla en el Congreso que no le entregaron para su lectura el citado borrador de las conclusiones y que lo conoció al verlo publicado en la prensa.

El documento, ha añadido, tampoco había sido aprobado previamente por el pleno de la Ciaiac antes de su publicación en medios de comunicación escritos.

Preguntado por esta cuestión por la portavoz de Coalición Canaria Ana Oramas, el exvocal y miembro de la Ciaiac se ha lamentado de que no pudieron entonces “participar en las correcciones” del borrador.

Por ello, Villarroel ha dicho que pidió explicaciones al presidente y al secretario del citado organismo por entender que “eran responsables” de su custodia.

Villarroel ha comentado que “al no tener una excusa convincente” presentó su dimisión, que no aceptó la entonces ministra de Fomento, Magdalena Álvarez.

En junio de 2010, Villarroel dimitió de su cargo siendo de los vocales del pleno de la Ciaiac el único con experiencia en operación aérea en aviones de pasajeros.

El exvocal de la Ciaiac ha comentado que las dimensiones del accidente fueron tan grandes que este organismo en ese momento “no tenía suficientes personal y medios”.

Villarroel quiso aclarar, tras ser interrogado por el portavoz de ERC Joan Oloriz, que después del borrador sobre las conclusiones del accidente hubo un informe preliminar, sobre el que ha certificado que sí fue aprobado por el pleno de la Ciaiac, y que para el informe final ya no integraba el mencionado organismo.

Exdirector de A.Civil dice quen había indicios de problemas en el avión de Spanair

Por su parte, el director general de Aviación Civil entre 2004 y 2009, Manuel Bautista Pérez, ha dicho hoy que no había ningún indicio de que el avión de Spanair que se estrelló en el aeropuerto de Barajas en 2008 tuviera problemas de aeronavegabilidad y ha afirmado que el accidente fue por otras causas.

Bautista, que ha comparecido hoy en la comisión de investigación parlamentaria del accidente de Spanair, ocurrido el 20 de agosto de 2008, ha señalado que el TOWS, sistema encargado de advertir a la tripulación de la configuración inadecuada para el despegue que llevaba el aparato y que no funcionó, no era considerado por las autoridades correspondientes como una parte esencial del McDonnell Douglas MD-82, el modelo de avión del aparato siniestrado.
Respecto a que el certificado de aeronavegabilidad de la aeronave siniestrada, que acreditaba que cumplía con los requisitos establecidos para su prototipo, no hubiera sido renovado cuando ocurrió el accidente, cuando la revisión anual le correspondía exactamente el 22 de julio, ha dicho que la renovación podía hacerse dos o tres meses después, un margen que se daba a la compañía para ajustarla a los planes de vuelo del aparato.

No obstante, ha indicado que, aunque se hubiera hecho la revisión del avión el 22 de julio, el TOWS no habría sido revisado porque “no formaba parte del paquete de sistemas vinculados a la aeronavegabilidad del avión”, ya que no estaba en el certificado tipo del modelo ni en el programa de mantenimiento se hablaba de él.

También ha dudado de que la revisión del TOWS hubiera evitado el accidente del vuelo JK5022 de Spanair en Barajas, pues antes de emprender el aparato su trayecto anterior, de Barcelona a Madrid, a las 09:00 horas funcionaba y, sin embargo, a las 14:25 horas en Madrid, desde donde iba a volar a Gran Canaria, no lo hizo.

El exdirector de Aviación Civil ha señalado que si en seis horas dejó de funcionar, tampoco hubiera dado más garantías que el avión hubiera pasado la revisión para obtener el certificado de aeronavegabilidad 29 días antes.
Ha añadido que el avión MD-82 tenía el sistema TOWS, pero no el mecanismo que alertaba de que no funcionaba y que ese tipo de avión llevaba el sistema TOWS, aunque entonces no era obligatorio.

Bautista ha dicho que luego la autoridad aeronaútica americana lo hizo obligatorio, pero no podía establecer esa obligación con carácter retroactivo.

Además, ha negado que en 2008 sólo hubiera tres inspectores del Estado en Aviación Civil y ha afirmado que en ese momento había 169 inspectores funcionarios.

En cuanto al accidente sufrido previamente por un aparato del mismo modelo en Detroit en 1987, en el que como en el ocurrido en Madrid en 2008 murieron 154 personas, Bautista ha dicho que desconoce si se informó de las conclusiones de la investigación de ese accidente, porque sucedió 17 años antes de que él llegara a la Dirección de Aviación Civil.

No obstante, ve plausible que no se informara a los responsables de entonces de los resultados de esas investigación por la inexistencia de sistemas y bases de datos entre organismos de distintos países.

Bautista, que llegó a Barajas cuando se leían los nombres de los supervivientes a los familiares, ha dicho que si cambiara algo de su gestión en el accidente es la atención a los familiares de las víctimas, pues su obsesión por que no se produjeran accidentes no le hizo caer en la necesidad de tener preparados planes para atender a los allegados de las víctimas.

Fuente: laprovincia.es

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El mercado de gestión documental creció un 5 % en 2017, según un informe

El mercado de gestión documental, que incluye la digitalización, recogida, almacenamiento y custodia, destrucción, consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, creció en torno a un 5 % en 2017, según un informe del Observatorio Sectorial DBK de INFORMA.

La evolución de este sector ha sido positiva en los tres últimos ejercicios: en 2015 repuntó un 6,8 % y un 5,1 % en 2016.

Los factores que han impulsado este mercado son, según el informe, la “favorable coyuntura económica, la tendencia de subcontratación de procesos de gestión global de la documentación por parte de empresas privadas y Administraciones públicas, y el avance en la transformación digital”.

Las previsiones del estudio apuntan al mantenimiento de la tendencia favorable “a corto y medio plazo” y detecta, asimismo, una tendencia de “progresiva concentración” de la oferta.

El estudio revela que los cinco primeros operadores en términos de facturación en el sector en 2016 concentraron el 45 % del mercado, mientras que los diez primeros sumaron el 61 %.

Actualmente y según los datos con los que se ha elaborado el informe, operan alrededor de 120 empresas en el sector.

Añade que su número se ha reducido en los últimos años, por las operaciones de fusión y adquisición de otras compañías de los principales grupos y el cese de actividad de pequeños operadores poco rentables.

Fuente: finanzas.com

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X Aniversario Diario Informático Canon imageFORMULA DR-C225. El mejor aliado para la transformación digital en la PYME

La automatización de procesos no sólo es terreno acotado para la gran empresa y la administración pública. Las pequeñas y medianas empresas y los autónomos también necesitan ser más eficientes para ser competitivos y ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

Uno de los pilares fundamentales de esta transformación es la progresiva eliminación del papel mediante la digitalización de los documentos. El escáner Canon imageFORMULA DR-C225 es el aliado perfecto para ayudar a estas empresas y autónomos en su transición hacia el nuevo paradigma de trabajo digital.

Diseño exclusivo

Con una combinación única de diseño y ergonomía, el escáner Canon DR-C225 se puede colocar directamente pegado a una pared o en un mostrador si el espacio es limitado, ya que puede dar una salida vertical a los documentos digitalizados. Gracias a su enorme versatilidad, también puede también digitalizar las tarjetas gruesas o los DNI ya que permite la opción de trayecto recto de papel.

Escaneado rápido y fiable

Nunca antes un escáner de sobremesa había ocupado tan poco espacio y, sin embargo, incorporar funcionalidades muy potentes, como una velocidad de 25 páginas por minuto o la detección de doble alimentación por ultrasonido.

Digitalización segura de documentos

El escáner Canon DR-C225 incorpora de serie un avanzado software de digitalización profesional, el CaptureOnTouch. Con sus numerosos automatismos, el usuario se limitará a pulsar un botón para conseguir unas imágenes perfectas de sus documentos digitalizados.

Software potente y versátil

Para completar sus funcionalidades, el escáner también incluye el software Bizcard, OmniPage, Paperport, eCopy PDF Pro Office y PageManager (Mac), un potente editor de PDFs que ayudará a los usuarios a supercomprimir, firmar digitalmente o exportar los PDFs a otras aplicaciones office.

Escaneado a la nube

Canon imageFORMULA DR-C225 permite al usuario escanear directamente a su servicio favorito de gestión de datos y documentos basado en la nube, incluidos SugarSync, OneDrive y Dropbox, así como Google Drive™, SharePoint y Evernote.

Conexión Wi-Fi

La versión DR-C225W de este escáner incorpora conexión Wi-Fi, para así poder digitalizar documentos con los dispositivos móviles a través de la app gratuita CaptureOneTouch mobile.

Fuente: revistabyte.es

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Pamplona ampliará los servicios de Zentro con una asesoría jurídica y más información y recursos para la participación.

La Junta de Gobierno Local del Ayuntamiento de Pamplona ha aprobado en su sesión de hoy la licitación del contrato de asistencia para continuar y ampliar el servicio de información y recursos del Centro de Participación, dependiente del “Área de Participación Ciudadana y Empoderamiento Social” y ubicado en Civivox Condestable (2ª planta).

El contrato tendrá una vigencia de 4 años, desde el próximo 1 de mayo hasta el 30 de abril de 2022, para lo que se prevé un presupuesto total de 623.693,85 euros, siendo el coste anual previsto de 155.920,96 euros.

El centro de participación denominado, “Zentro. Espacio Colaborativo”, abrió sus puertas en abril de 2017 con el objetivo de facilitar a las asociaciones y a la ciudadanía en general información, recursos y formación para el desarrollo de la participación individual y colectiva en la ciudad. Este servicio antiguamente se ubicaba en el Centro de Asociaciones de la Calle San Gregorío y según recoge el informe técnico del área, durante estos meses han ido creciendo exponencialmente mes a mes los usuarios del servicio.

Se trata de un espacio que, en la actualidad, ofrece un servicio de información, apoyo y promoción de la participación ciudadana y el empoderamiento social; y un servicio de Biblioteca y Centro Documental. A estos dos servicios se añade ahora un tercero: la asesoría jurídica de participación.

El servicio de información, apoyo y promoción se encarga de atender a los usuarios en temas relacionados con el asociacionismo, y la participación. Distribuye información especializada de interés social, tanto de forma presencial como online y realiza actuaciones que promueven la participación, el voluntariado y el asociacionismo. Por su parte el servicio de Biblioteca y Centro Documental cuenta con un fondo documental especializado en temas de empoderamiento social y participación, en el que se oferta el préstamo individual y colectivo de libros, documentos, audiovisuales y multimedia; servicio de información y atención al usuario; catálogos y acceso a documentos; área de consulta y lectura; servicio de internet; y otro tipo de actuaciones relacionadas con el fomento de la biblioteca y centro documental.

Durante los 9 meses de funcionamiento desde que se inauguró en el mes de abril en 2017, se ha dado información presencial e información on line. En concreto, presencialmente, se han realizado un total de 2.406 atenciones, se han prestado y cedido recursos (salas, reprografía y ordenadores) en más de 500 ocasiones y se han ofrecido 6 cursos dirigidos únicamente a las asociaciones ciudadanas

En el ámbito de la comunicación y community manager, información on line, se ha puesto en marcha la página web participa.pamplona.es que ha recibido en los seis meses desde su apertura 10.588 visitas. Al portal youtube se han subido 150 videos del área de participación y empoderamiento social que han sido reproducido un total de 26.223 veces.

Respecto a las redes sociales se han creado perfiles en Twitter, Facebook y Flickr que progresivemente van aumentando el número de seguidores.

La Biblioteca y Centro Documental cuenta con un fondo bibliográfico especializado de más de 1.225 documentos (libros y películas documentales) y está integrada en la Red de Bibliotecas Públicas de Navarra.

En esta licitación se suma el servicio de asesoría jurídica de participación, cuya finalidad es ofrecer información, orientación, asesoramiento, formación y capacitación en temas de participación a la ciudadanía en general y a entidades sin ánimo de lucro en particular; potenciar y dinamizar la participación ciudadana y el movimiento asociativo como elemento clave del desarrollo ciudadano; posibilitar la mediación extrajudicial de los conflictos surgidos en colectividades o entidades sin ánimo de lucro; asesorar y acompañar en el fomento del emprendimiento social de proyectos e iniciativas y reforzar el tejido asociativo existente.

Asimismo, se reforzará el servicio de información y recursos de participación con el apoyo de la figura de informador en los aspectos de la información on line principalmente.

Fuente: pamplonaactual.com

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El Congreso de Archivística de Catalunya reunirá a 350 profesionales en Reus

El decimosexto Congreso de Archivística de Catalunya reúne desde este jueves y hasta el próximo sábado a más de 350 profesionales de los archivos, informa Reus Capital de la Cultura Catalana 2017.

El objetivo del encuentro es reflexionar sobre los principales retos de presente y de futuro que tiene planteada la profesión, sobre todo la transformación digital como herramienta de proximidad y transparencia hacia la ciudadanía. Lo organiza la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Catalunya con el lema de “La gestión documental: el futuro (es) ahora!”.

El Congreso debatirá sobre innovaciones metodológicas y nuevas tecnologías en la gestión documental; el mercado, la custodia digital o nuevas oportunidades profesionales. También se centrará en la gestión de procesos, la transparencia, la administración electrónica; la explotación de la información, los datos abiertos o, entre otros, el apoyo a la gestión de calidad.

El Congreso se perfila como uno de los de los actos más destacados de la programación de Reus Capital de la Cultura Catalana 2017. El presidente de la entidad organizadora del congreso, Joan Soler Jiménez, señala que esta edición será una de las que reunirán más inscritos en su historia y que se presentarán una veintena de ponencias a cargo de algunos expertos de talla mundial.

Por primera vez, ha comentado Soler, el congreso incorpora en su nombre el concepto de “gestión documental” e integra así a un mayor abanico deprofesionales, desde los que crean los documentos hasta los encargados de preservarlos en el tiempo.

El Ayuntamiento de Reus trabaja desde hace unos años en un plan de modernización digital que incluye la implantación de la administración electrónica en todos los niveles y que ya cuenta con el expediente electrónico o la firma biométrica.

Según el responsable de Cultura de la Generalitat en Tarragona, Jordi Agràs, el Govern trabaja en el Pla Estratègic d’Arxius, que incluye una primera fase de diagnóstico y necesidades y otra de posterior, en el 2018, para desplegar el plan.

Fuente: lavanguardia.com

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La gestión documental, instrumento básico para la transparencia en España

Las administraciones públicas generan tales cantidades de contenidos y documentación que cabe preguntarse cómo es la tarea de recopilar, gestionar y almacenar toda esa información, garantizando a su vez que esté disponible para su consulta.

En este sentido, la figura del archivero dentro de las administraciones públicas se perfila como un elemento imprescindible y necesario para que la información no se pierda y se conserve en las mejores condiciones posibles. Con el fin de conocer cómo es esta labor, Compromiso Empresarial entrevista a Elisa Avilés Betegón y José Luís García Martínez, secretaria y vocal –respectivamente- de la asociación de Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP), quienes desvelan algunas luces y sombras sobre la gestión documental pública en España.

El gran problema de la gestión de archivos

Para comprender la magnitud del problema al que se enfrentan los archiveros públicos españoles, Avilés y García explican cómo es la creación de un archivo dentro de la Administración pública: Los ministerios se dividen en unidades administrativas compuestas por un número determinado de trabajadores, quienes crean sus propios archivos en su gestión diaria de expedientes. Estos expedientes se almacenan dentro del archivo de su correspondiente unidad, donde permanecen hasta cinco años. Pasado este tiempo, los expedientes son trasladados al archivo central del ministerio correspondiente.

“Cada ministerio debe tener un archivo central para coordinar a los archivos de todas las unidades del ministerio, y aquí es donde encontramos el problema, porque las unidades de los ministerios acumulan mucha documentación, ya que no se puede destruir nada según la Ley de patrimonio documental”, afirma Avilés.

En este sentido, los archiveros juegan un papel muy importante porque deben realizar un estudio de valoración para determinar si se elimina o se conserva la documentación que poseen. “Los archiveros debemos supervisar, organizar, conservar, analizar y difundir la información pública, garantizando que el papel llegue desde las oficinas hasta el archivo histórico”, comenta García.

Sin embargo, el gran problema que acusan es el colapso de los grandes archivos españoles: el Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación (esta longitud se obtiene midiendo el número de cajas de documentos colocadas verticalmente como el lomo de un libro), y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

El Archivo Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

 Al estar “colapsados”, estos Archivos no admiten transferencias, es decir, que los archivos centrales de los ministerios no pueden enviarles su documentación y como únicas soluciones se plantea que las unidades acumulen su propia documentación o contratar un servicio externo para almacenarla. “Este último aspecto genera bastante polémica, puesto que supone un coste adicional para la administración, entre otros conflictos”, indica la secretaria de AEFP.

Además de la falta de espacio físico para conservar la documentación, la AEFP señala la escasez de recursos humanos y económicos destinada a la gestión documental dentro de las administraciones. Ministerios como Interior y Hacienda se consideran “afortunados” por tener entre cuatro y cinco técnicos al cargo de sus archivos centrales, mientras que el resto debe conformarse con uno o dos, siendo el caso de los ministerios de Justicia y Fomento.

La transparencia no afecta a los archivos públicos

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas: la Ley de patrimonio y el Real Decreto 1708 de 2011 sobre el sistema español de archivo, la Ley de secretos oficiales, el esquema nacional de seguridad con las guías de aplicación del Centro Criptográfico Nacional, la regulación sobre protección de datos personales y, finalmente, la actual Ley de transparencia.

“Cuando se estaba creando la Ley de transparencia, los archiveros pensamos que sería un alivio porque agruparía toda la regulación y no tendríamos que estar mirando tanta normativa”, explica Avilés. Sin embargo, sus ilusiones se frustraron cuando la Ley de transparencia aprobada excluyó a los archivos públicos por tener legislación propia, dejando la regulación de su actividad enmarcada por las diferentes normas citadas anteriormente.

Esta situación implica que cuando se realiza una consulta de un archivo de oficina, se aplica la Ley de transparencia y con carácter supletorio la Ley de patrimonio, pero si se consulta al archivo central, la aplicación de las normas se invierte, prevaleciendo la Ley de patrimonio y subsidiariamente la Ley de transparencia.

Según explican los archiveros consultados, parece que el legislador tuvo la intención de separar, por un lado, la documentación considerada como “histórica” y, por otra parte, la información más actual. De este modo, la transparencia afecta a la información pública a partir de 2014, mientras que la generada anteriormente sigue estando regulada por la otra normativa existente.

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas diferentes.

 El archivo como instrumento contra la corrupción

Desde la AEFP quieren destacar la importancia de realizar una buena gestión de archivo para garantizar la transparencia en la administración pública española. Por este motivo, la Asociación ha creado un decálogo con las medidas que consideran “esenciales y necesarias” sobre documentación y archivo para luchar contra la corrupción.

Entre estas medidas destacan algunas como: acabar con la eliminación de documentos públicos sin procedimiento de valoración; garantizar la cadena de custodia de los documentos físicos y electrónicos; la formación de los empleados públicos en gestión documental; la regulación del acceso a los documentos públicos por la Ley de transparencia, y la realización de un plan de información pública dirigido a los ciudadanos con el fin de que conozcan y ejerzan su derecho de acceso.

Otra medida destacada de este decálogo es la creación de una nueva ley sobre confidencialidad de los documentos públicos para establecer plazos de clasificación “razonables y equiparables a otros estados democráticos”. En este sentido, Avilés y García señalan que en España “jamás” se ha desclasificado información, siendo otra de las expectativas frustradas con la Ley de transparencia.

Actualmente, la desclasificación en España solo puede realizarla el Congreso de los Diputados aprobando una ley, o la autoridad que clasificó dicha información. Avilés señala el ejemplo del gobierno italiano que en febrero de 2016 desclasificó información sobre los crímenes cometidos durante la ocupación nazi en la II Guerra Mundial. Se hicieron públicas unas 13.000 páginas del Archivo Histórico de la Cámara de Diputados, a las que se puede acceder desde el portal del parlamento italiano para descargar documentos inéditos y realizar peticiones de información.

“En España podrían hacer lo mismo, siendo el Congreso quien lo apruebe; por este motivo desde la asociación exigimos la creación de una nueva norma que garantice lo que la Ley de transparencia se dejó en el tintero sobre archivo y documentación”, concluye José Luís García para Compromiso Empresarial.

Fuente: compromisoempresarial.com

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Documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico

Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público (BOCA de 28 de junio de 2017). Texto completo.

El Decreto 43/2017 tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

DECRETO 43/2017, DE 22 DE JUNIO, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRÓNICOS, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA Y SU SECTOR PÚBLICO.

La gestión de documentos resulta esencial para las Administraciones Públicas, tanto para el funcionamiento interno de las mismas, como para los servicios que se prestan a los ciudadanos.

La Ley 3/2002, de 28 de junio Vínculo a legislación de Archivos de Cantabria, trata esta gestión de documentos, si bien está especialmente centrada en documentos incluidos en soportes no automatizados.

Con la progresiva implantación de los servicios de Administración Electrónica, cobra una excepcional importancia la gestión de los documentos electrónicos, por lo que partiendo de la citada Ley de 3/2002, el Decreto 74/2014, de 27 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración Electrónica de la Comunidad Autónoma de Cantabria y el Decreto 10/2017, de 9 de marzo Vínculo a legislación, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico, resulta necesario el presente Decreto por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Este Decreto establece el conjunto de medidas organizativas, medidas técnicas y criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos durante toda su vida útil, incluyendo las fases activa o de trámite y la de Archivo.

El texto se desarrolla en cuatro Capítulos, con un total de 17 artículos, una disposición adicional, otra disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente decreto tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

2. Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Las previsiones del presente decreto serán de aplicación:

a) A la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, comprendiendo ésta, a estos efectos, a la Administración General y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, cuando ejerzan funciones administrativas y utilicen sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto el Servicio Cántabro de Salud y el sector público empresarial y fundacional, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Adicional Única.

b) A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades anteriores cuándo procedan al uso de sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática.

CAPÍTULO II

Funciones y responsabilidades

Artículo 2. Estructura organizativa.

Las distintas funciones y responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico en la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria se distribuyen de la siguiente manera:

a) Al Consejo de Gobierno le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

b) Al titular de la Consejería competente en materia de Administración Electrónica, le corresponde:

1. La dirección e impulso de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

2. Proponer la aprobación de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

3. Proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones en la Política vigente de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

4. El desarrollo normativo de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos, en aquellos aspectos en que sea necesario, mediante orden.

c) Al órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica, le corresponde la definición de los estándares tecnológicos, y en particular los relativos a interoperabilidad y seguridad, que podrá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica para su aprobación mediante resolución. También le corresponde el diseño, creación e implantación de los sistemas de información destinados al tratamiento y almacenamiento de los documentos electrónicos.

d) Al órgano directivo con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria, le corresponde la definición de los criterios y directrices técnicas en materia documental y de archivo, que deberá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica la regulación de las siguientes materias:

1. La regulación de los contenidos materiales, tales como establecer los tipos de archivo, fijando para cada uno de ellos los tipos de documentos que podrán contener, la necesidad de usar repositorio seguro o mecanismos de resellado, así como los criterios de ordenación interna se aprobarán por Orden del Consejero.

2. Los aspectos técnicos complementarios o derivados de los contenidos materiales se aprobarán por medio de Resolución del Consejero.

e) A las Secretarías Generales y órganos equivalentes, como responsables de la organización administrativa, les corresponde la coordinación y aprobación de instrucciones para el cumplimiento de la política.

f) A los titulares de los Órganos Directivos y las Unidades Administrativas implicados en las tareas de gestión de los documentos electrónicos gestionados en el ejercicio de sus competencias, les corresponde velar por la aplicación de instrucciones, criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen. Así mismo, les corresponde impulsar las acciones formativas necesarias.

g) Al resto del personal implicado en tareas de gestión de los documentos electrónicos utilizados en el ejercicio de las funciones propias de sus puestos de trabajo, le corresponde aplicar y ejecutar los criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen.

CAPÍTULO III

Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental

Artículo 3. Procesos de gestión de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Los procesos de gestión de los documentos electrónicos son aquellos que permiten la creación, mantenimiento, uso, retención y disposición de documentos electrónicos y expedientes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de integridad, accesibilidad, autenticidad, conservación, disponibilidad, integridad, interoperabilidad, tratamiento y trazabilidad.

Cuando se requiera una definición detallada y formalizada normativamente de estos procedimientos, el presente Decreto se desarrollará mediante Órdenes, que serán aprobadas por el titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 4. Captura de documentos electrónicos.

1. La captura es el proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión de documentos, independientemente de que se trate de documentos en formato electrónico o papel.

2. Las formas de captura pueden ser: generación manual, generación automática, registro electrónico general, compulsa electrónica o digitalización.

3. La captura debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos imprescindibles: integridad, contextualización, interoperabilidad, autenticidad y trazabilidad.

Artículo 5. Registro de documentos electrónicos e identificador único.

1. El registro de los documentos electrónicos es el proceso por el cual se le asigna a cada documento un identificador único, con el que serán identificados de forma unívoca.

2. Los documentos electrónicos podrán ser accesibles y verificables a través del Código Seguro de Verificación (CSV), en el servicio de Verificación de Integridad de Documentos disponible en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Los Códigos Seguros de Verificación serán cifrados con un algoritmo criptográfico de generación de función “hash” que ofrecerá las garantías necesarias en materia de seguridad informática.

4. Adicionalmente, el sistema de registro único de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, asignará por medios informáticos un identificador único de registro de entrada o salida complementario al identificador único de documento electrónico.

Artículo 6. Clasificación

1. La clasificación consiste en el conjunto de operaciones destinadas a agrupar los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa en categorías o series documentales.

2. Esta clasificación de documentos, deberá tener en cuenta los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente Electrónico de acuerdo con las Resoluciones de 19 de julio de 2011, y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos de 28 de junio de 2012, todas ellas de la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas y con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica), y se realizará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación de Documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, el cual será aprobado mediante resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria.

Artículo 7. Descripción de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos

1. Todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos estarán identificados y descritos, de forma que se garantice su consulta y localización.

2. Se utilizarán sellos de tiempo para generar evidencias sobre el momento en que se incorporaron los datos que contengan los documentos electrónicos, así como de las modificaciones y transferencias que se hagan en ellos.

3. El modelo de descripción atenderá a un esquema de metadatos definido para la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, que será aprobado por resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 8. Transferencia

1. La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por la que los documentos, junto con las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de sus normas y plazos establecidos.

2. La transferencia de documentos electrónicos y archivos electrónicos entre los repositorios correspondientes a cada fase tendrá en cuenta:

a) Las medidas de protección de los soportes de información previstas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en particular, lo relativo a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

b) Las medidas de seguridad que correspondan en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Las directrices que fija el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y que afectan a las operaciones de transferencia.

3. El documento que se considerará original será siempre el que se custodie en el repositorio de documentos en fase de archivo, el cual contará con las funcionalidades necesarias para garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo.

4. En el caso de los expedientes electrónicos, los índices de los mismos contarán con las mismas garantías de autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo, que los documentos electrónicos que forman parte de ellos.

Artículo 9. Acceso

1. Por acceso se entiende la capacidad para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

2. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común, sobre transparencia y la específica que resulte de aplicación en cada caso.

3. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferente por medios electrónicos, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

Artículo 10. Calificación de los documentos esenciales

1. El objeto de la calificación es fijar los documentos que son esenciales para la organización, así como los plazos de transferencia a archivo y los de conservación de los documentos.

2. Se considerarán esenciales los siguientes documentos:

a) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la entidad.

b) Títulos de carácter jurídico de la entidad.

c) Planos de edificios e instalaciones, así como documentos sobre el funcionamiento de sus sistemas.

d) El inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.

e) El inventario de todos los sistemas de información de la entidad.

f) Convenios y tratados.

3. La relación de los tipos de documentos que tendrán la consideración de esenciales podrá ser ampliada o modificada en cualquier de sus términos, mediante resolución del titular de la Consejería en materia de Archivo.

4. La gestión de los documentos esenciales en el entorno digital incluirá obligatoriamente:

a) La obtención de una copia auténtica.

b) La conservación en el archivo electrónico de la copia auténtica, con las medidas de seguridad adecuadas en cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

5. Los plazos de transferencia y conservación de los documentos esenciales será determinados por el órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 11. Conservación

1. La conservación consiste en el conjunto de procesos y operaciones destinadas a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo, de forma que se mantenga su contenido, su contexto, sus componentes, así como su valor probatorio y fiabilidad como evidencia electrónica.

2. El órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo, aprobará e implantará las disposiciones de conservación, acceso y transferencia de los expedientes electrónicos.

3. A todos los documentos en fase de archivo, se le añadirán los metadatos de archivo y conservación correspondientes vinculados a esta fase.

4. Las bases de datos documentales que contengan evidencias administrativas, deberán contemplar la posibilidad de que en algún momento sea necesario realizar una conversión de las mismas a documentos, como prueba a utilizar en procedimientos o expedientes concretos, y por ello deberán cumplir con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

5. Se deberán tener implementados mecanismos de seguimiento de caducidad de los certificados y sellos electrónicos y de resellado.

6. Se definirán estrategias de revisión periódica para garantizar la conservación a largo plazo, que incluirá la especificación de operaciones de copia, conversión, migración de documentos, metadatos, índices y pistas de auditoría. Esto incluirá la generación de pistas de auditoría sobre las operaciones realizadas, que deberán conservarse al menos tanto tiempo como el periodo de conservación de la información.

7. Se definirán y aplicarán medidas de seguridad específicas que incluirán:

a) Protección contra software malicioso.

b) La realización periódica de copias de seguridad, con procedimientos, documentos y verificaciones de su efectividad.

c) Acciones específicas dentro del plan de continuidad de las plataformas o sistemas de información que alberguen los documentos electrónicos a conservar.

Artículo 12. Destrucción de documentos.

1. La destrucción de documentos electrónicos tiene por finalidad su eliminación de manera que no sea posible su posterior restauración o reutilización.

2. La destrucción de documentos electrónicos incluirá la eliminación del propio documento y de sus metadatos. Llegado el caso, también la destrucción física del soporte.

3. La destrucción de los documentos electrónicos se realizará según los plazos de conservación establecidos en cada caso.

4. La destrucción de los documentos electrónicos contemplarán la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas con el Esquema Nacional de Seguridad, en particular las relativas a la protección de los soportes de información y la limpieza de documentación.

5. La destrucción de los índices de los expedientes electrónicos se realizará bajo las mismas condiciones que la de los documentos electrónicos.

6. Corresponde al órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo determinar los criterios para la destrucción de documentos. La destrucción un documento o conjunto de documentos requerirá la autorización administrativa del órgano directivo competente en cada caso, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria será informada de las destrucciones que se efectúen.

Artículo 13. Criterios para la conformación de los expedientes electrónicos

1. Los expedientes electrónicos se crearán al inicio de su tramitación y deberán contener un índice que haga referencia a cada uno de los documentos y comunicaciones que se incorporen a ellos.

2. Una vez finalizada la tramitación de un expediente, el índice electrónico definitivo será firmado por el titular de la unidad administrativa responsable de su tramitación, mediante firma electrónica “avanzada cualificada” utilizando certificado cualificado, y este deberá contener la relación de todos los documentos que forman parte del expediente, no pudiéndose añadir nuevos documentos al expediente con posterioridad.

3. A los documentos administrativos correspondientes a cada expediente, según avance la tramitación del procedimiento, se les asignarán los metadatos necesarios para su tramitación, gestión y conservación, atendiendo al contenido del artículo 7 del presente decreto.

4. Los documentos electrónicos podrán formar parte de varios expedientes electrónicos, debiendo quedar documentado en el expediente la consulta o verificación de datos que corresponda con un trámite de procedimiento.

5. Los documentos administrativos de cada expediente que se vayan generando desde los sistemas de tramitación, serán archivados en el repositorio corporativo de documentos electrónicos en fase de trámite, en su expediente y este en la serie documental que corresponda.

6. Los metadatos de nombre y código de la serie documental servirán para establecer la vinculación del procedimiento con su serie documental.

CAPÍTULO IV

Supervisión, auditoría, formación y actualización

Artículo 14. Registros de correcta aplicación de procedimientos.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos. En particular, se contemplaran los registros de actividad de los usuarios y de acceso a los datos que se fijan en el Real Decreto 3/2010 Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además se aplicarán las medidas de protección pertinentes sobre estos registros de actividad.

Artículo 15. Supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos.

Con el fin de garantizar los distintos procesos de gestión documental, se realizarán auditorías periódicas, que procurarán las revisiones y mejoras oportunas para adecuarla a la evolución de las técnicas de gestión de documentos electrónicos y al marco normativo.

En particular, se realizarán:

1. Las auditorías periódicas obligatorias del Esquema Nacional de Seguridad, por parte del Órgano Directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

2. Las auditorías periódicas obligatorias en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, por parte de los Órganos Directivos con ficheros con datos de carácter personal de los que sean “Responsables del Fichero o Tratamiento”, según la definición de esta función establecida en el artículo 3.d) Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Las auditorías que se recomienden por parte del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Aquellas otras que se determinen para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de gestión de los documentos electrónicos, por parte del Órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 16. Formación.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria garantizará a todo su personal la formación específica y adecuada a su responsabilidad y función que tenga asignada en la gestión y conservación de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos. También la formación específica para el personal informático involucrado en el diseño, creación, implantación, mantenimiento y protección de los sistemas de información que soportan la gestión y almacenamiento de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Artículo 17. Actualización de la Política de Gestión de documentos electrónicos.

El titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica podrá proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones o actualizaciones del presente Decreto. Para ello tendrá en consideración:

a) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

b) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Archivo.

c) Las propuestas de la Comisión General de Seguridad de la Información.

d) Los resultados de las auditorías a las que hace referencia el artículo 15 del presente Decreto.

Disposición adicional única. Condiciones para la aplicación supletoria del presente Decreto por el Servicio Cántabro de Salud y sector público empresarial y fundacional.

1. Mediante Orden del titular de la Consejería a que se encuentre adscrito el Servicio Cántabro de Salud se podrá establecer la aplicación a dicho organismo de las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

2. Asimismo, los órganos directivos de las entidades que integran el sector público empresarial y fundacional de la Comunidad Autónoma de Cantabria podrán acordar su sometimiento a las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo cada entidad adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

Disposición derogatoria única. Derogación Normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango que se opongan o contradigan lo dispuesto en este decreto.

Disposición final primera. Desarrollo normativo.

Se faculta al titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para la aplicación y desarrollo del presente decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Cantabria.

Fuente: iustel.com

Publicat a General, Gestión Documental