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La gestión documental, instrumento básico para la transparencia en España

Las administraciones públicas generan tales cantidades de contenidos y documentación que cabe preguntarse cómo es la tarea de recopilar, gestionar y almacenar toda esa información, garantizando a su vez que esté disponible para su consulta.

En este sentido, la figura del archivero dentro de las administraciones públicas se perfila como un elemento imprescindible y necesario para que la información no se pierda y se conserve en las mejores condiciones posibles. Con el fin de conocer cómo es esta labor, Compromiso Empresarial entrevista a Elisa Avilés Betegón y José Luís García Martínez, secretaria y vocal –respectivamente- de la asociación de Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP), quienes desvelan algunas luces y sombras sobre la gestión documental pública en España.

El gran problema de la gestión de archivos

Para comprender la magnitud del problema al que se enfrentan los archiveros públicos españoles, Avilés y García explican cómo es la creación de un archivo dentro de la Administración pública: Los ministerios se dividen en unidades administrativas compuestas por un número determinado de trabajadores, quienes crean sus propios archivos en su gestión diaria de expedientes. Estos expedientes se almacenan dentro del archivo de su correspondiente unidad, donde permanecen hasta cinco años. Pasado este tiempo, los expedientes son trasladados al archivo central del ministerio correspondiente.

“Cada ministerio debe tener un archivo central para coordinar a los archivos de todas las unidades del ministerio, y aquí es donde encontramos el problema, porque las unidades de los ministerios acumulan mucha documentación, ya que no se puede destruir nada según la Ley de patrimonio documental”, afirma Avilés.

En este sentido, los archiveros juegan un papel muy importante porque deben realizar un estudio de valoración para determinar si se elimina o se conserva la documentación que poseen. “Los archiveros debemos supervisar, organizar, conservar, analizar y difundir la información pública, garantizando que el papel llegue desde las oficinas hasta el archivo histórico”, comenta García.

Sin embargo, el gran problema que acusan es el colapso de los grandes archivos españoles: el Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación (esta longitud se obtiene midiendo el número de cajas de documentos colocadas verticalmente como el lomo de un libro), y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

El Archivo Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

 Al estar “colapsados”, estos Archivos no admiten transferencias, es decir, que los archivos centrales de los ministerios no pueden enviarles su documentación y como únicas soluciones se plantea que las unidades acumulen su propia documentación o contratar un servicio externo para almacenarla. “Este último aspecto genera bastante polémica, puesto que supone un coste adicional para la administración, entre otros conflictos”, indica la secretaria de AEFP.

Además de la falta de espacio físico para conservar la documentación, la AEFP señala la escasez de recursos humanos y económicos destinada a la gestión documental dentro de las administraciones. Ministerios como Interior y Hacienda se consideran “afortunados” por tener entre cuatro y cinco técnicos al cargo de sus archivos centrales, mientras que el resto debe conformarse con uno o dos, siendo el caso de los ministerios de Justicia y Fomento.

La transparencia no afecta a los archivos públicos

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas: la Ley de patrimonio y el Real Decreto 1708 de 2011 sobre el sistema español de archivo, la Ley de secretos oficiales, el esquema nacional de seguridad con las guías de aplicación del Centro Criptográfico Nacional, la regulación sobre protección de datos personales y, finalmente, la actual Ley de transparencia.

“Cuando se estaba creando la Ley de transparencia, los archiveros pensamos que sería un alivio porque agruparía toda la regulación y no tendríamos que estar mirando tanta normativa”, explica Avilés. Sin embargo, sus ilusiones se frustraron cuando la Ley de transparencia aprobada excluyó a los archivos públicos por tener legislación propia, dejando la regulación de su actividad enmarcada por las diferentes normas citadas anteriormente.

Esta situación implica que cuando se realiza una consulta de un archivo de oficina, se aplica la Ley de transparencia y con carácter supletorio la Ley de patrimonio, pero si se consulta al archivo central, la aplicación de las normas se invierte, prevaleciendo la Ley de patrimonio y subsidiariamente la Ley de transparencia.

Según explican los archiveros consultados, parece que el legislador tuvo la intención de separar, por un lado, la documentación considerada como “histórica” y, por otra parte, la información más actual. De este modo, la transparencia afecta a la información pública a partir de 2014, mientras que la generada anteriormente sigue estando regulada por la otra normativa existente.

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas diferentes.

 El archivo como instrumento contra la corrupción

Desde la AEFP quieren destacar la importancia de realizar una buena gestión de archivo para garantizar la transparencia en la administración pública española. Por este motivo, la Asociación ha creado un decálogo con las medidas que consideran “esenciales y necesarias” sobre documentación y archivo para luchar contra la corrupción.

Entre estas medidas destacan algunas como: acabar con la eliminación de documentos públicos sin procedimiento de valoración; garantizar la cadena de custodia de los documentos físicos y electrónicos; la formación de los empleados públicos en gestión documental; la regulación del acceso a los documentos públicos por la Ley de transparencia, y la realización de un plan de información pública dirigido a los ciudadanos con el fin de que conozcan y ejerzan su derecho de acceso.

Otra medida destacada de este decálogo es la creación de una nueva ley sobre confidencialidad de los documentos públicos para establecer plazos de clasificación “razonables y equiparables a otros estados democráticos”. En este sentido, Avilés y García señalan que en España “jamás” se ha desclasificado información, siendo otra de las expectativas frustradas con la Ley de transparencia.

Actualmente, la desclasificación en España solo puede realizarla el Congreso de los Diputados aprobando una ley, o la autoridad que clasificó dicha información. Avilés señala el ejemplo del gobierno italiano que en febrero de 2016 desclasificó información sobre los crímenes cometidos durante la ocupación nazi en la II Guerra Mundial. Se hicieron públicas unas 13.000 páginas del Archivo Histórico de la Cámara de Diputados, a las que se puede acceder desde el portal del parlamento italiano para descargar documentos inéditos y realizar peticiones de información.

“En España podrían hacer lo mismo, siendo el Congreso quien lo apruebe; por este motivo desde la asociación exigimos la creación de una nueva norma que garantice lo que la Ley de transparencia se dejó en el tintero sobre archivo y documentación”, concluye José Luís García para Compromiso Empresarial.

Fuente: compromisoempresarial.com

Publicat a General, Gestión Documental

Documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico

Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público (BOCA de 28 de junio de 2017). Texto completo.

El Decreto 43/2017 tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

DECRETO 43/2017, DE 22 DE JUNIO, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRÓNICOS, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA Y SU SECTOR PÚBLICO.

La gestión de documentos resulta esencial para las Administraciones Públicas, tanto para el funcionamiento interno de las mismas, como para los servicios que se prestan a los ciudadanos.

La Ley 3/2002, de 28 de junio Vínculo a legislación de Archivos de Cantabria, trata esta gestión de documentos, si bien está especialmente centrada en documentos incluidos en soportes no automatizados.

Con la progresiva implantación de los servicios de Administración Electrónica, cobra una excepcional importancia la gestión de los documentos electrónicos, por lo que partiendo de la citada Ley de 3/2002, el Decreto 74/2014, de 27 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración Electrónica de la Comunidad Autónoma de Cantabria y el Decreto 10/2017, de 9 de marzo Vínculo a legislación, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico, resulta necesario el presente Decreto por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Este Decreto establece el conjunto de medidas organizativas, medidas técnicas y criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos durante toda su vida útil, incluyendo las fases activa o de trámite y la de Archivo.

El texto se desarrolla en cuatro Capítulos, con un total de 17 artículos, una disposición adicional, otra disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente decreto tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

2. Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Las previsiones del presente decreto serán de aplicación:

a) A la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, comprendiendo ésta, a estos efectos, a la Administración General y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, cuando ejerzan funciones administrativas y utilicen sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto el Servicio Cántabro de Salud y el sector público empresarial y fundacional, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Adicional Única.

b) A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades anteriores cuándo procedan al uso de sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática.

CAPÍTULO II

Funciones y responsabilidades

Artículo 2. Estructura organizativa.

Las distintas funciones y responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico en la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria se distribuyen de la siguiente manera:

a) Al Consejo de Gobierno le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

b) Al titular de la Consejería competente en materia de Administración Electrónica, le corresponde:

1. La dirección e impulso de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

2. Proponer la aprobación de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

3. Proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones en la Política vigente de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

4. El desarrollo normativo de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos, en aquellos aspectos en que sea necesario, mediante orden.

c) Al órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica, le corresponde la definición de los estándares tecnológicos, y en particular los relativos a interoperabilidad y seguridad, que podrá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica para su aprobación mediante resolución. También le corresponde el diseño, creación e implantación de los sistemas de información destinados al tratamiento y almacenamiento de los documentos electrónicos.

d) Al órgano directivo con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria, le corresponde la definición de los criterios y directrices técnicas en materia documental y de archivo, que deberá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica la regulación de las siguientes materias:

1. La regulación de los contenidos materiales, tales como establecer los tipos de archivo, fijando para cada uno de ellos los tipos de documentos que podrán contener, la necesidad de usar repositorio seguro o mecanismos de resellado, así como los criterios de ordenación interna se aprobarán por Orden del Consejero.

2. Los aspectos técnicos complementarios o derivados de los contenidos materiales se aprobarán por medio de Resolución del Consejero.

e) A las Secretarías Generales y órganos equivalentes, como responsables de la organización administrativa, les corresponde la coordinación y aprobación de instrucciones para el cumplimiento de la política.

f) A los titulares de los Órganos Directivos y las Unidades Administrativas implicados en las tareas de gestión de los documentos electrónicos gestionados en el ejercicio de sus competencias, les corresponde velar por la aplicación de instrucciones, criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen. Así mismo, les corresponde impulsar las acciones formativas necesarias.

g) Al resto del personal implicado en tareas de gestión de los documentos electrónicos utilizados en el ejercicio de las funciones propias de sus puestos de trabajo, le corresponde aplicar y ejecutar los criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen.

CAPÍTULO III

Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental

Artículo 3. Procesos de gestión de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Los procesos de gestión de los documentos electrónicos son aquellos que permiten la creación, mantenimiento, uso, retención y disposición de documentos electrónicos y expedientes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de integridad, accesibilidad, autenticidad, conservación, disponibilidad, integridad, interoperabilidad, tratamiento y trazabilidad.

Cuando se requiera una definición detallada y formalizada normativamente de estos procedimientos, el presente Decreto se desarrollará mediante Órdenes, que serán aprobadas por el titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 4. Captura de documentos electrónicos.

1. La captura es el proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión de documentos, independientemente de que se trate de documentos en formato electrónico o papel.

2. Las formas de captura pueden ser: generación manual, generación automática, registro electrónico general, compulsa electrónica o digitalización.

3. La captura debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos imprescindibles: integridad, contextualización, interoperabilidad, autenticidad y trazabilidad.

Artículo 5. Registro de documentos electrónicos e identificador único.

1. El registro de los documentos electrónicos es el proceso por el cual se le asigna a cada documento un identificador único, con el que serán identificados de forma unívoca.

2. Los documentos electrónicos podrán ser accesibles y verificables a través del Código Seguro de Verificación (CSV), en el servicio de Verificación de Integridad de Documentos disponible en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Los Códigos Seguros de Verificación serán cifrados con un algoritmo criptográfico de generación de función “hash” que ofrecerá las garantías necesarias en materia de seguridad informática.

4. Adicionalmente, el sistema de registro único de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, asignará por medios informáticos un identificador único de registro de entrada o salida complementario al identificador único de documento electrónico.

Artículo 6. Clasificación

1. La clasificación consiste en el conjunto de operaciones destinadas a agrupar los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa en categorías o series documentales.

2. Esta clasificación de documentos, deberá tener en cuenta los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente Electrónico de acuerdo con las Resoluciones de 19 de julio de 2011, y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos de 28 de junio de 2012, todas ellas de la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas y con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica), y se realizará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación de Documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, el cual será aprobado mediante resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria.

Artículo 7. Descripción de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos

1. Todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos estarán identificados y descritos, de forma que se garantice su consulta y localización.

2. Se utilizarán sellos de tiempo para generar evidencias sobre el momento en que se incorporaron los datos que contengan los documentos electrónicos, así como de las modificaciones y transferencias que se hagan en ellos.

3. El modelo de descripción atenderá a un esquema de metadatos definido para la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, que será aprobado por resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 8. Transferencia

1. La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por la que los documentos, junto con las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de sus normas y plazos establecidos.

2. La transferencia de documentos electrónicos y archivos electrónicos entre los repositorios correspondientes a cada fase tendrá en cuenta:

a) Las medidas de protección de los soportes de información previstas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en particular, lo relativo a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

b) Las medidas de seguridad que correspondan en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Las directrices que fija el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y que afectan a las operaciones de transferencia.

3. El documento que se considerará original será siempre el que se custodie en el repositorio de documentos en fase de archivo, el cual contará con las funcionalidades necesarias para garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo.

4. En el caso de los expedientes electrónicos, los índices de los mismos contarán con las mismas garantías de autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo, que los documentos electrónicos que forman parte de ellos.

Artículo 9. Acceso

1. Por acceso se entiende la capacidad para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

2. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común, sobre transparencia y la específica que resulte de aplicación en cada caso.

3. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferente por medios electrónicos, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

Artículo 10. Calificación de los documentos esenciales

1. El objeto de la calificación es fijar los documentos que son esenciales para la organización, así como los plazos de transferencia a archivo y los de conservación de los documentos.

2. Se considerarán esenciales los siguientes documentos:

a) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la entidad.

b) Títulos de carácter jurídico de la entidad.

c) Planos de edificios e instalaciones, así como documentos sobre el funcionamiento de sus sistemas.

d) El inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.

e) El inventario de todos los sistemas de información de la entidad.

f) Convenios y tratados.

3. La relación de los tipos de documentos que tendrán la consideración de esenciales podrá ser ampliada o modificada en cualquier de sus términos, mediante resolución del titular de la Consejería en materia de Archivo.

4. La gestión de los documentos esenciales en el entorno digital incluirá obligatoriamente:

a) La obtención de una copia auténtica.

b) La conservación en el archivo electrónico de la copia auténtica, con las medidas de seguridad adecuadas en cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

5. Los plazos de transferencia y conservación de los documentos esenciales será determinados por el órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 11. Conservación

1. La conservación consiste en el conjunto de procesos y operaciones destinadas a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo, de forma que se mantenga su contenido, su contexto, sus componentes, así como su valor probatorio y fiabilidad como evidencia electrónica.

2. El órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo, aprobará e implantará las disposiciones de conservación, acceso y transferencia de los expedientes electrónicos.

3. A todos los documentos en fase de archivo, se le añadirán los metadatos de archivo y conservación correspondientes vinculados a esta fase.

4. Las bases de datos documentales que contengan evidencias administrativas, deberán contemplar la posibilidad de que en algún momento sea necesario realizar una conversión de las mismas a documentos, como prueba a utilizar en procedimientos o expedientes concretos, y por ello deberán cumplir con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

5. Se deberán tener implementados mecanismos de seguimiento de caducidad de los certificados y sellos electrónicos y de resellado.

6. Se definirán estrategias de revisión periódica para garantizar la conservación a largo plazo, que incluirá la especificación de operaciones de copia, conversión, migración de documentos, metadatos, índices y pistas de auditoría. Esto incluirá la generación de pistas de auditoría sobre las operaciones realizadas, que deberán conservarse al menos tanto tiempo como el periodo de conservación de la información.

7. Se definirán y aplicarán medidas de seguridad específicas que incluirán:

a) Protección contra software malicioso.

b) La realización periódica de copias de seguridad, con procedimientos, documentos y verificaciones de su efectividad.

c) Acciones específicas dentro del plan de continuidad de las plataformas o sistemas de información que alberguen los documentos electrónicos a conservar.

Artículo 12. Destrucción de documentos.

1. La destrucción de documentos electrónicos tiene por finalidad su eliminación de manera que no sea posible su posterior restauración o reutilización.

2. La destrucción de documentos electrónicos incluirá la eliminación del propio documento y de sus metadatos. Llegado el caso, también la destrucción física del soporte.

3. La destrucción de los documentos electrónicos se realizará según los plazos de conservación establecidos en cada caso.

4. La destrucción de los documentos electrónicos contemplarán la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas con el Esquema Nacional de Seguridad, en particular las relativas a la protección de los soportes de información y la limpieza de documentación.

5. La destrucción de los índices de los expedientes electrónicos se realizará bajo las mismas condiciones que la de los documentos electrónicos.

6. Corresponde al órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo determinar los criterios para la destrucción de documentos. La destrucción un documento o conjunto de documentos requerirá la autorización administrativa del órgano directivo competente en cada caso, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria será informada de las destrucciones que se efectúen.

Artículo 13. Criterios para la conformación de los expedientes electrónicos

1. Los expedientes electrónicos se crearán al inicio de su tramitación y deberán contener un índice que haga referencia a cada uno de los documentos y comunicaciones que se incorporen a ellos.

2. Una vez finalizada la tramitación de un expediente, el índice electrónico definitivo será firmado por el titular de la unidad administrativa responsable de su tramitación, mediante firma electrónica “avanzada cualificada” utilizando certificado cualificado, y este deberá contener la relación de todos los documentos que forman parte del expediente, no pudiéndose añadir nuevos documentos al expediente con posterioridad.

3. A los documentos administrativos correspondientes a cada expediente, según avance la tramitación del procedimiento, se les asignarán los metadatos necesarios para su tramitación, gestión y conservación, atendiendo al contenido del artículo 7 del presente decreto.

4. Los documentos electrónicos podrán formar parte de varios expedientes electrónicos, debiendo quedar documentado en el expediente la consulta o verificación de datos que corresponda con un trámite de procedimiento.

5. Los documentos administrativos de cada expediente que se vayan generando desde los sistemas de tramitación, serán archivados en el repositorio corporativo de documentos electrónicos en fase de trámite, en su expediente y este en la serie documental que corresponda.

6. Los metadatos de nombre y código de la serie documental servirán para establecer la vinculación del procedimiento con su serie documental.

CAPÍTULO IV

Supervisión, auditoría, formación y actualización

Artículo 14. Registros de correcta aplicación de procedimientos.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos. En particular, se contemplaran los registros de actividad de los usuarios y de acceso a los datos que se fijan en el Real Decreto 3/2010 Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además se aplicarán las medidas de protección pertinentes sobre estos registros de actividad.

Artículo 15. Supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos.

Con el fin de garantizar los distintos procesos de gestión documental, se realizarán auditorías periódicas, que procurarán las revisiones y mejoras oportunas para adecuarla a la evolución de las técnicas de gestión de documentos electrónicos y al marco normativo.

En particular, se realizarán:

1. Las auditorías periódicas obligatorias del Esquema Nacional de Seguridad, por parte del Órgano Directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

2. Las auditorías periódicas obligatorias en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, por parte de los Órganos Directivos con ficheros con datos de carácter personal de los que sean “Responsables del Fichero o Tratamiento”, según la definición de esta función establecida en el artículo 3.d) Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Las auditorías que se recomienden por parte del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Aquellas otras que se determinen para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de gestión de los documentos electrónicos, por parte del Órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 16. Formación.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria garantizará a todo su personal la formación específica y adecuada a su responsabilidad y función que tenga asignada en la gestión y conservación de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos. También la formación específica para el personal informático involucrado en el diseño, creación, implantación, mantenimiento y protección de los sistemas de información que soportan la gestión y almacenamiento de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Artículo 17. Actualización de la Política de Gestión de documentos electrónicos.

El titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica podrá proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones o actualizaciones del presente Decreto. Para ello tendrá en consideración:

a) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

b) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Archivo.

c) Las propuestas de la Comisión General de Seguridad de la Información.

d) Los resultados de las auditorías a las que hace referencia el artículo 15 del presente Decreto.

Disposición adicional única. Condiciones para la aplicación supletoria del presente Decreto por el Servicio Cántabro de Salud y sector público empresarial y fundacional.

1. Mediante Orden del titular de la Consejería a que se encuentre adscrito el Servicio Cántabro de Salud se podrá establecer la aplicación a dicho organismo de las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

2. Asimismo, los órganos directivos de las entidades que integran el sector público empresarial y fundacional de la Comunidad Autónoma de Cantabria podrán acordar su sometimiento a las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo cada entidad adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

Disposición derogatoria única. Derogación Normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango que se opongan o contradigan lo dispuesto en este decreto.

Disposición final primera. Desarrollo normativo.

Se faculta al titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para la aplicación y desarrollo del presente decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Cantabria.

Fuente: iustel.com

Publicat a General, Gestión Documental

Gestión documental en la nube: imperativo legal para pymes y autónomos

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de-sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad.

En qué consiste la gestión documental

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.

Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en tu negocio

Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

  1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Fuente: infoautonomos.eleconomista.es

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Una de cada 4 empresas riojanas no usa tecnologías de seguridad informática

El 25% de las empresas riojanas no emplea tecnología de seguridad informática alguna, según el estudio ‘Think TIC 2016’ que concluye la necesidad de «seguir trabajando de forma decidida en la formación, la divulgación y la concienciación». Este estudio, que actualiza los datos recogidos en un informe del 2014, confirma además que la situación «no ha registrado una evolución destacada» en esos dos años , si bien, por ejemplo, «sí ha mejorado la seguridad de los dispositivos móviles, que han vivido un gran salto en ese periodo».

Así lo explicó ayer el director técnico del informe, Olof Sandstrom, durante una rueda de prensa en la que presentó los resultados más destacados, que se pueden consultar al completo en la dirección .

Del análisis, en el que han participado 371 empresas, se desprende que el 75% de las empresas riojanas utiliza tecnologías clásicas de seguridad, pero otras más avanzadas (como el sistema de detección de intrusos) «tienen un nivel de implantación más bajo». El 60% tiene o está en proceso de incorporar la firma digital y el 45% de ellos, la factura electrónica, un logro al que ha contribuido que «todas las empresas que quieran trabajar con el Gobierno de La Rioja deban emplear estas tecnologías», destacó Sandstrom. Para el experto, hay que incidir en la concienciación y la divulgación», tarea en la que «el Think TIC juega un papel muy importante junto al de la formación».

La consejera de Desarrollo Económico e Innovación, Leonor González Menorca, compartió esta necesidad y se fijó en que el 30% de las compañías reconoce en el estudio haber sufrido «incidentes» y «la mitad de ellas dice haberlos padecido varias veces». González Menorca apostó por la prevención y destacó las actividades desarrolladas a tal fin que «buscan avanzar en los objetivos propuestos en el V Plan de I+D+i y concretamente en su línea Sociedad Innovadora que ahonda en la necesidad de que la sociedad mantenga una alta cualificación en ciencia y tecnología». En este sentido, el director general de Innovación, Industria, Trabajo y Comercio, Julio Herreros, explicó que «más de 1.000 alumnos han realizado cursos para mejorar su formación» y avanzó tres actuaciones para el próximo año: la actualización del Certificado de Profesionalidad en Seguridad Informática, el diseño y experimentación en especialidades formativas directamente vinculadas con la seguridad informática, y la colaboración con instituciones de prestigio nacional para la elaboración del Estudio de la seguridad informática en España para el 2018.

Por último, el presidente de AERTIC, José Luis Pancorbo, animó a las empresas a contar en su digitalización con las TIC riojanas. Además anunció que el Centro Tecnológico de La Rioja acogerá el día 15 un taller formativo sobre cómo sobrevivir a los ciberataques.

Fuente: larioja.com

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La exsecretaria del Patronato acusa a la Diputación de haber fraccionado contratos

Es, junto a Luis Pérez -exvicepresidente de la Diputación Provincial de Almería con el PSOE- la principal acusada en el Caso Facturas. De ambos asegura la Fiscalía en su escrito de acusación que urdieron presuntamente un plan «por el que se habrían apropiado» de más de 750.000 euros de fondos públicos «para quedárselos para sí o destinarlos a gastos particulares». Sin embargo, y tras la jornada de cuestiones previas del juicio -que continuará en diciembre con las primeras declaraciones, entre otras la suya propia- aseguró ser víctima de «un claro aprovechamiento del modelo judicial para una batalla política entre dos partidos». «Pero no pueden olvidar una cosa, y es que yo soy funcionaria por oposición y no una actora del escenario político», argumentó Teresa González, quien fuera secretaria delegada del ya extinto Patronato Provincial de Turismo.

En un comunicado remitido a los medios, González confía en poder probar su inocencia. «Demostraremos que mi firma no da dinero. La firma de la secretaria delegada no tiene capacidad de dar ninguna orden de pago. Demostraremos que cualquier pago de un organismo autónomo de la Diputación se realiza por los tres claveros: el presidente, el interventor y la tesorera basándose siempre en acuerdos adoptados por el presidente del Patronato o por sus órganos colegiados tanto el consejo ejecutivo como la asamblea general. Si a mi no me han creído, aportaremos testigos desde dentro de la casa que expliquen imparcialmente lo difícil que sería intentar cualquier tipo de trama sin la propia connivencia de los verdaderos pagadores», argumentó.

Pero además de censurar que se haya creado «una falsa imagen» sobre ella «con gastos o viajes de ensueño», criticó que sea la propia Diputación quien -además de la Fiscalía- la acuse en sala. «Me acusa una Diputación presidida por un alcalde investigado hasta por la compra de palmeras con GPS a la empresa de su yerno o del que hemos sabido por una denuncia de esta misma semana que un concejal suyo ha gastado, que se sepa por ahora, un cuarto de millón de euros en una copistería de su pueblo por conceptos tan razonables como la compra de caramelos», reprobó.

Denuncia en Fiscalía

La procesada en el Caso Facturas denunció ayer asimismo que, «justo» cuando deja de ser ella quien informa «sobre las cuentas del Patronato» se produce «un aluvión de fraccionamientos de contrato, gastos que no se podían hacer sin concurso público», y que ella se negó, dijo, a aceptar. Al respecto, agregó, aportará pruebas. Asimismo, indicó que «la propia Fiscalía de Almería tiene en su poder una completa denuncia sobre estos extremos» y de la que por el momento no se tenía conocimiento público.

Cabe recordar que el Caso Facturas -su investigación- se inicia tras la interposición por el actual equipo de gobierno del PP, presidido por Gabriel Amat, de una denuncia ante la Fiscalía Provincia por lo que en su momento dieron a conocer como facturas por viajes que jamás se habrían hecho. El caso salió a la luz pública en enero de 2013, cuando en una rueda de prensa el actual vicepresidente de la administración supramunicipal, Javier Aureliano García (PP) aireó una serie de facturas cargadas a los presupuestos del Patronato Provincial de Turismo durante el gobierno de Juan Carlos Usero (PSOE), con el denominador común de haberse pagado sin que se hubiera generado el gasto que figuraba en las mismas o por contener un exceso en viajes y estancias en hoteles. Los socialistas presionaron para que, en el caso de considerar que podía haber habido menoscabo, las llevara a la Justicia o, en caso contrario, el cargo popular dimitiese. La denuncia en Fiscalía se puso dos días después, si bien se amplió más tarde con nuevas facturas sospechosas.

En total, estima la Fiscalía en su acusación, el menoscabo a las arcas públicas habría sido de casi 800.000 euros, la mayor parte mediante facturas falsas. Esto es: algunos empresarios que contrataban con el Patronato Provincial de Turismo habrían elaborado de forma concertada facturas por servicios que no se prestaban o por bienes que no se entregaban. Y todo ello, haciendo constar en la factura conceptos que sí que podrían ser propios del organismo.

La investigación ha acabado sentando en el banquillo a 18 acusados. Ayer fue la primera de las sesiones de la vista oral, la de cuestiones previas. Y en ella el tribunal de la Sección Tercera de la Audiencia Provincial de Almería aceptó nuevas pruebas, entre ellas algunas testificales reclamadas precisamente por la defensa letrada de Teresa González, que ejerce el penalista Francisco Torres, y que pidió que acudieran como testigos dos trabajadoras del archivo del Patronato.

Está previsto que el juicio se prolongue durante 18 sesiones, la primera de ellas el próximo 11 de diciembre. En dicha sesión deberán prestar declaración cuatro de los procesados: la exsecretaria delegada del Patronato, Teresa González; el exvicepresidente de la Diputación, Luis Pérez; y los dos administradores de la empresa Leitour Viajes, Francisco Javier Guerrero y Arístides Javier Martos. El Tribunal ha mantenido la vista oral pese a la petición de varios letrados de suspenderla al encontrarse uno de los acusados enfermo de gravedad, razón por la que se ha archivado provisionalmente la causa para él a la espera de la evolución de su estado de salud.

Los dos primeros están procesados por presuntos delitos continuados de malversación, fraude a la administración pública, falsedad en documento mercantil y oficial y prevaricación, si bien a González también se le imputa un delito de infidelidad en la custodia de documentos -por ordenar presuntamente la destrucción de documentación oficial-. Para González se piden nueve años y diez meses de prisión, mientras que para Luis Pérez se reclaman siete años y nueve meses de encarcelamiento.

Fuente: ideal.es

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La Fototeca, un tesoro documental de la imagen en Huesca

La Fototeca de la Diputación Provincial de Huesca, que tiene su origen en la adquisición del fondo Ricardo Compairé Escartín en 1989, está próxima a cumplir 30 años de historia el próximo año 2019, coincidiendo con el 180 aniversario del nacimiento de la fotografía. Desde Huesca se ha emitido este martes Hoy por Hoy Aragón, desde donde hemos descubierto este Centro de Archivo Documental y de la Imagen. Allí se conserva parte de la historia reciente de Aragón.

La Fototeca es un espacio abierto a los ciudadanos a través de sus diferentes servicios. Ofrece:

– servicios de consulta en sala o en línea (por medio del portal de archivos DARA o por correo electrónico), donde el usuario tiene acceso a los distintos fondos y colecciones que se custodian

– servicio de información y referencia de otros fondos y colecciones albergados en otras entidades, tanto públicas como privadas, que versan sobre la provincia de Huesca

–  la biblioteca auxiliar con un fondo especializado en documentación relacionada con el mundo de la imagen

–  servicio de reproducción y comunicación pública, que facilita una copia digital a los usuarios para distintos usos al amparo de la legislación de propiedad intelectual, la ordenanza de precios públicos y la normativa interna

– asesoramiento en la gestión de archivos fotográficos sobre la consulta, tratamiento de imágenes y difusión de material fotográfico a otras instituciones públicas, principalmente ayuntamientos, asociaciones, entidades culturales y ciudadanos de la provincia de Huesca.

Fuente: cadenaser.com

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La ‘máquina del libro café’ de la Biblioteca de Alejandría

El artefacto tecnológico de la Biblotheca Alexandrina que más impresiona a los visitantes, aparte de la primera máquina de imprimir que hubo en Egipto, es lo que los guías del centro han bautizado como «La Máquina del Libro Café Expresso» (Expresso Book Machine). Es una solución proporcionada a la institución por la empresa norteamericana Xerox y está ubicada en una estancia en cuyo acceso se lee: Print On Demand(Impresión Bajo Demanda).

Se trata de una máquina de impresión láser, de poco más de un metro de largo, uno de ancho y algo más de metro y medio de altura, conectada a un dispositivo profesional de escaneado de libros y, ambos, a una estación de trabajo con teclado, ratón y monitor que hace de nexo entre los dos artefactos.

Técnicamente, es capaz de escanear un libro impreso, imprimirlo a dos caras y encuadernarlo, todo en un solo proceso, a demanda, y apenas en el tiempo que cualquiera tarda en tomar un café. De ahí la broma del nombre. Como es obvio, este proceso únicamente puede tener lugar allí con volúmenes no sujetos a restricciones de derechos, es decir, libros completamente en derecho público, sea por antigüedad o por permiso concedido.

La Biblotheca Alexandrina es una entidad sin ánimo de lucro y su propósito fundamental como archivo científico del conocimiento y de apertura convive armónicamente con el respeto a los titulares de derechos intelectuales de los contenidos, en el caso de que los hubiere.

La máquina ubicada en la Alexandrina nos muestra que hoy ya puede tener lugar técnicamente el fabricar un libro completamente, a partir de otro, en muy pocos minutos. Es impresionante. Seguro que verla funcionar hubiera sido un sueño para el mismísimo Johannes Gutenberg.

En 1987 nació la idea de construir una nueva biblioteca -la Bibliotheca Alexandrina- para recuperar así un enclave mítico de la Antigüedad, hoy símbolo y ejemplo para el patrimonio de la Humanidad. Para llevar a cabo semejante proyecto se unieron los esfuerzos económicos de diversos países europeos, americanos y árabes, más el Gobierno de Egipto y la Unesco. El presupuesto, en aquel año, fue de 230 millones de dólares.  (Egipto tuvo que aportar el 70%)

La participación de la Reina Sofia de España fue intensa tanto durante la etapa del proyecto como posteriormente. Quizá influyó el hecho de que, en la ciudad de Alejandría, fue donde por primera vez asistió a una escuela, el actual Elnars Girls College. Allí pasó año y medio de su vida, tras exiliarse la familia real griega en abril de 1941, seis meses después de que su país fuera invadido.

Desde el decreto fundacional de la BA, la Reina de España forma parte del Consejo de Patronos de la Alexandrina, al igual que el presidente francés o el director general de la Unesco.

Fuente: elmundo.es

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“La tecnología va a cambiar el perfil profesional del abogado y el perfil de servicio de los despachos”

José Antonio Carazo Muriel.- Uno de los sectores en los que se prevé un gran impacto de la tecnología es el Legal. En esta entrevista, Alejandro Sánchez del Campo, copresidente de la sección de Gestión de Despachos e Innovación del ICAM y Carlos de la Torre, abogado of Counsel del Departamento Laboral de Baker & McKenzie, nos dan su visión sobre el impacto que tendrán la Inteligencia Artificial y la Robótica en el perfil del abogado y en los servicios que presta.
El impacto de la robótica en la economía y en la destrucción, creación y transformación de empleos es enorme. Su expansión ya se califica como la cuarta revolución industrial. En las cadenas de producción en sectores industriales ya hay numerosos robots, aunque se mantiene la presencia del ser humano. En el ámbito del mercado legal ya existen soluciones de software inteligente que permiten llevar a cabo informes y valoración de riesgos en operaciones mercantiles sin intervención de abogados. Se prevé que en el futuro la inteligencia artificial llegará al asesoramiento legal a clientes y a la programación informática en las decisiones los Tribunales.
En esta entrevista, Alejandro Sánchez del Campo, copresidente de la sección de Gestión de Despachos e Innovación del Colegio de Abogados de Madrid y abogado especializado en nuevas tecnologías e innovación, y Carlos de la Torre, abogado of Counsel del Departamento Laboral de Baker & McKenzie, hablan del sobre impacto que tendrá la Inteligencia Artificial y la Robótica en el mercado legal.
Uno de los sectores en los que se prevé un gran impacto de la tecnología es el Legal. Carlos de la Torre, abogado of Counsel del Departamento Laboral de Baker & McKenzie, está convencido de que “sin duda la inteligencia artificial va a desarrollarse muchísimo en el mercado legal. Algunos despachos están aplicando inteligencia artificial a gestiones poco complejas de gestión documental, de revisión de contratos…” Alejandro Sánchez del Campo corrobora que “la tecnología quita trabajos pero también está creando muchísimos. Yo echo de menos un estudio sobre lo que realmente está ocurriendo. Me da la impresión que se está poniendo el foco en lo que se está perdiendo porque se están automatizando tareas, pero lo que se crea es de más calidad que lo que se destruye”.
A su juicio “a todo este impacto tecnológico, que es brutal, se suma el impacto de la economía colaborativa, de las plataformas tipo Uber y el nuevo formato de trabajar para estas plataformas. Cada una de esas tendencias por separado son muy potentes y cuando las sumas el resultado es explosivo. Se debe replantear por completo la manera en que hemos trabajado hasta ahora y el concepto de learnability, la capacidad de aprendizaje, de entender y adoptar las nuevas tecnologías y conocimientos”.
De la Torre explica que “nosotros en Baker & McKenzie, con más de 4600 abogados en 47 jurisdicciones, tenemos una plataforma de expertos en Belfast (Irlanda del Norte) y otra en Manila (Filipinas) que nos apoyan en la gestión documental con herramientas informáticas muy potentes. Estamos desarrollando un proyecto de inteligencia artificial para optimizar algunos de los productos que ofrecemos a nuestros clientes a nivel global en varias jurisdicciones mediante metodologías de design thinking machine learning para mejorar la eficiencia de los servicios. Yo creo que eso supondrá un apoyo muy importante para evitar errores, pero no va a sustituir a los abogados en tareas estratégicas aunque sí va a cambiar el perfil del abogado y el perfil del servicio que damos a los clientes. Los clientes cada vez más nos piden que no solo gestionemos un pleito, o determinado riesgo, o que seamos preventivos, sino que cada vez más nos piden que les acompañemos en el enfoque estratégico. Se abre una oportunidad muy relevante para los despachos”.
Alejandro Sánchez del Campo llama la atención sobre la diferencia entre grandes despachos y el resto de abogados. “Hay miles de abogados y ahí es donde hay un mayor riesgo de desintermediación. El abogado que está haciendo cosas más simples, con otro tipo de clientes, tiene un riesgo más grande porque con las herramientas que existen se arriesgan a que no vaya a sus despachos. Esto en EE.UU. es mucho más claro. La mayor parte de la gente no accede a un abogado porque es muy caro y han proliferado empresas que te ofrecen servicios legales básicos que les pueden servir a mucha gente”. Sin embargo, también en este caso se puede hablar de oportunidades. Carlos de la Torre lanza la pregunta: “¿Estas tecnologías son una oportunidad para que los despachos pequeños puedan competir con los grandes?”
A la cuestión, Alejandro Sánchez del Campo matiza que “lo que falla es la actitud. Para mí toda esta transformación digital, todo este cambio tecnológico, pasa por la actitud individual y de las empresas. La mayor parte de gente en el sector legal ven esto como una amenaza. Sin embargo es una oportunidad, en mayúsculas. Lo que hace falta es entender que es una oportunidad, lo que requiere actitud individual y decidir formarse para entenderlo y apostar por ello. Y esto no es un tema de dinero. Una característica de la antigua economía era que normalmente era accesible para el que tenía más dinero, más recursos. Ahora el dinero ayuda, pero tiene más que ver con la manera en que juegas las cartas, con la inteligencia que pones, que con el gasto que hagas”.
Carlos de la Torre destaca otro aspecto, el acceso a la justicia. “En el nuevo escenario de creación de oportunidades, sobre todo para el usuario, hay un escenario de casi democratización del acceso a la justicia. No en el sentido de acceso a una resolución justa, sino el acceso al experto que me puede permitir entrar en la dinámica de resolver un problema jurídico. Ahí las plataformas digitales que están moviendo algunos abogados permiten que los clientes individuales puedan acceder con un click a ofertas gratuitas de expertos segmentadas por especialidades”, explica.
¿La inteligencia artificial podría ayudar a resolver conflictos laborales generales, de carácter internacional? Carlos de la Torre considera que es algo muy complejo. “La Organización Internacional del Trabajo (OIT) se estructura de manera tripartita con Gobiernos, empleadores y sindicatos y su actuación es aprobar convenios internacionales y recomendaciones cuyos destinatarios son los Estados. Luego llevar eso a las multinacionales, a las relaciones laborales, es complicado a pesar de esa globalidad porque las denuncias se tramitan en los tribunales laborales de cada país. Veo complicado que se pueda ir hacia un futuro en el que haya tribunales internacionales que decidan sobre temas locales”. Alejandro Sánchez del campo ve más posible potenciar modelos de arbitraje internacional.
Y sobre todas estas cuestiones versará la ponencia “El impacto de la inteligencia artificial en la abogacía” que tendrá lugar el próximo 24 de octubre en la IV edición del Legal Management Forum . En la misma, tras la introducción de Isabel López-Bustamante (Socia de Deloitte Legal), Francisco J. Martín (Doctor en inteligencia artificial. CEO BigML, Oregon, EEUU), reputado especialista en la materia, dará su experta visión sobre los cambios que ya se están produciendo y los que están por llegar.

Fuente: noticias.juridicas.com

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Anuncio del Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña, por el que se hace pública la formalización del contrato de servicio de custodia, consulta y destrucción documental y servicios vinculados.

Nº de Disposición: BOE-B-2017-46350|Boletín Oficial: 180|Fecha Disposición: 0000-00-00|Fecha Publicación: 2017-07-29|Órgano Emisor: Comunidad Autónoma de Cataluña

  1. Entidad adjudicadora:
  2. a) Organismo:

Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña.

  1. b) Dependencia que tramita el expediente:

Servicio de Contratación.

  1. c) Número de expediente:

JU-50/17 GEEC JU 2016 901.

  1. d) Dirección de Internet del perfil del contratante:

https://contractaciopublica.gencat.cat.

  1. Objeto del contrato:
  2. a) Tipo:

Servicios.

  1. b) Descripción:

Servicio de custodia, consulta y destrucción documental y servicios vinculados.

  1. c) Lote:

Sí. Lote 1: servicios de custodia, consulta y destrucción documental del Archivo Central del Departamento de Justicia y servicios vinculados; lote 2: servicio de custodia de documentación judicial y servicios vinculados.

  1. d) CPV (Referencia de Nomenclatura):

92512000-3.

  1. g) Medio de publicación del anuncio de licitación:

Diario Oficial de la Unión Europea, Boletín Oficial del Estado y Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.

  1. h) Fecha de publicación del anuncio de licitación:

5/12/2016, 20/12/2016, 20/12/2016.

  1. Tramitación y procedimiento:
  2. a) Tramitación:

Ordinaria.

  1. b) Procedimiento:

Abierto.

  1. Valor estimado del contrato:

2.827.298,74 euros.

  1. Presupuesto base de licitación.

Importe neto: 966.597,86 euros. Importe total: 1.169.583,41 euros.

  1. Formalización del contrato:
  2. a) Fecha de adjudicación:

28 de abril de 2017.

  1. b) Fecha de formalización del contrato:

31 de mayo de 2017.

  1. c) Contratista:

Ara Vinc, S.L.

  1. d) Importe o canon de adjudicación:

Importe neto: 333.631,74 euros. Importe total: 403.694,41 euros.

  1. e) Ventajas de la oferta adjudicataria:

Única oferta presentada, que se adecua a los requerimientos exigidos en los pliegos.

Barcelona, 18 de julio de 2017.- El Consejero de Justicia, por delegación (Resolución JUS/1040/2017, de 12.5.2017, DOGC de 17.5.2017), el Secretario general, Adrià Comella i Carnicé.

Fuente: derecho.com

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Las mejores extensiones de Chrome para aumentar la seguridad

Cada vez que nos conectamos a Internet, ya sea desde un móvil, ordenador, Tablet o cualquier otro tipo de dispositivo, estamos expuestos a sufrir cualquier tipo de problema relacionado con la seguridad. Esto puede ser desde virus que puedan ralentizar nuestro equipo y hacer que no funcione correctamente, hasta malware capaz de registrar nuestras claves de acceso e información personal. Es por ello que cualquier medida de precaución es importante para evitar estos inconvenientes. En este artículo vamos a nombrar algunas de las mejores extensiones de Chrome para mejorar la seguridad.

Si hay un navegador que se ha popularizado en los últimos años, ese es Chrome. En la actualidad cuenta con más de 750 millones de usuarios. El motor de Google es uno de los preferidos por los españoles. Es por ello que aquí, al navegar, pueden surgir problemas de seguridad que es conveniente tener controlados y prevenirlos.

Unshorten.link

En muchas ocasiones el malware llega a través de un enlace que pulsamos y nos redirecciona a una Web con contenido que puede dañar nuestro equipo. Pero estos enlaces pueden estar escondidos a través de acortadores de enlaces, por lo que podemos pinchar sin sospechar lo que hay detrás.

La función que tiene la extensión Unshorten.link para Google Chrome es la de analizar estos enlaces cortos y nos enseña la dirección real antes de que accedamos al contenido y evitarnos así sorpresas indeseadas.

ShadowCrypt

Es una extensión de seguridad creada por la Universidad de California Berkeley y la Universidad de Maryland y la utilidad que tiene se basa en cifrar los mensajes que enviamos a través de los servicios de correo y redes sociales más populares como Facebook o Twitter.

Todo es de forma automática y el programa crea una clave pública que debemos de facilitar al receptor del mensaje y asegurarnos así de que nadie lo ha interceptado.

DoNotTrackMe

Otra de las muchas extensiones Chrome para mejorar la seguridad que podemos tener en nuestro equipo es la de DoNotTrackMe. Como su nombre en inglés indica, consiste en monitorizar y mejorar nuestra seguridad en la Red para evitar que nos rastreen. Básicamente nos indica qué servicios nos puede rastrear y decidir si bloquearlos o no.

Si probamos esta extensión nos daremos cuenta la cantidad de datos que dejamos al navegador y con la facilidad que pueden rastrearnos.

Ghostery

En parte similar a la anterior, con Ghostery podremos detectar rastreadores, contadores y todo tipo de Webs que puedan utilizar scripts para tener nuestros registros y bloquearlos si creemos conveniente.

Click&Clean

La utilidad de esta extensión de seguridad para Chrome es múltiple. Por un lado nos permite eliminar el historial de navegación, algo muy útil cuando hemos abierto cuentas personales en ordenadores ajenos, por ejemplo en una biblioteca, así como escanear en busca de malware, limpiar las cookies o incluso liberar espacio en el disco duro.

Es una de las extensiones más útiles y que podemos incorporar a nuestro navegador de Google para aumentar nuestra seguridad.

HTTPS Everywhere

Las páginas que usan HTTPS son más seguras ya que toda la información se transmite de forma cifrada. Cada servidor, eso sí, hace que este nivel de cifrado sea mayor o menor. En cualquier caso, hay páginas Webs que nos permite conectarnos a ella por HTTP o por HTTPS, algo que no todas lo traen de forma predeterminada.

HTTPS Everywhere, una de las mejores extensiones de Chrome referentes a la seguridad, se encarga de que todas las Webs conocidas mundialmente y que no tengan predeterminado el HTTPS, se conecten de esta manera.

Privacy Badger

Con Privacy Badger podremos bloquear rastreadores de terceros que no tienen otra función más que la de dar nuestros datos a empresas de publicidad mientras estamos visitando nuestras páginas favoritas, especialmente aquellas en las que podemos comprar productos.

Podremos ver de un vistazo cuántos ha bloqueado, así como conocer más datos e información sobre los servicios que intentan acceder a lo que hacemos en Internet.

Disconnect

Otra extensión que se encarga de bloquear los diferentes servicios dedicados al rastreo es Disconnect. Podemos personalizar su comportamiento y elegir cuáles queremos bloquear. Por defecto ya restringe a algunos de los más usuales y conocidos.

Password Alert

Esta extensión fue diseñada por el propio Google con la intención de que los usuarios supieran cuándo una Web está pidiendo la clave de Gmail y otros servicios de la compañía (YouTube, Drive, Google+…).

Su función es simplemente detectar si al entrar a una página, ésta nos pide la contraseña de los servicios mencionados. De ser así nos alerta para que sepamos que puede que nos esté intentando robar nuestra clave y evitar que entremos en la trampa.

Si ya has picado en el anzuelo, igualmente la extensión te avisará para que restablezcas la contraseña lo antes posible.

VTchromizer

No podía faltar a la lista un antivirus. Independientemente de si tenemos o no instalado ya alguno en nuestro equipo, una buena idea para aumentar la seguridad es disponer de una extensión de este tipo en nuestro navegador. Su misión es la de analizar los archivos y enlaces. Busca virus y malware entre un total de 40 motores antivirus.

Spoiler Shield

No es propiamente una extensión de seguridad, aunque para muchos sí la podrían denominar así a otra de las extensiones de Chrome más interesantes. Spoiler Shield se encarga de escanear la Red y los feeds en nuestras redes sociales para ocultar el contenido que incluya

de series que nosotros elijamos. Están la mayoría de series actuales e internacionales.

Para muchos será una tranquilidad y, en definitiva seguridad, poder entrar en Facebook o Twitter y no encontrarse con quién ha muerto en su serie favorita antes de verla o cómo ha quedado su equipo favorito de NBA si pretende ver el partido en diferido.

Estas son algunas de las extensiones de Chrome para aumentar nuestra seguridad mientras navegamos. Para algunos usuarios puede resultarles útiles unas y para otros, otras. Al final uno de los aspectos clave es el uso que le demos a Internet y la necesidad que tengamos de salvaguardar nuestra información y los datos que enviamos constantemente a la Red.

Fuente: redeszone.net

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