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El Congreso de Archivística de Catalunya reunirá a 350 profesionales en Reus

El decimosexto Congreso de Archivística de Catalunya reúne desde este jueves y hasta el próximo sábado a más de 350 profesionales de los archivos, informa Reus Capital de la Cultura Catalana 2017.

El objetivo del encuentro es reflexionar sobre los principales retos de presente y de futuro que tiene planteada la profesión, sobre todo la transformación digital como herramienta de proximidad y transparencia hacia la ciudadanía. Lo organiza la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Catalunya con el lema de “La gestión documental: el futuro (es) ahora!”.

El Congreso debatirá sobre innovaciones metodológicas y nuevas tecnologías en la gestión documental; el mercado, la custodia digital o nuevas oportunidades profesionales. También se centrará en la gestión de procesos, la transparencia, la administración electrónica; la explotación de la información, los datos abiertos o, entre otros, el apoyo a la gestión de calidad.

El Congreso se perfila como uno de los de los actos más destacados de la programación de Reus Capital de la Cultura Catalana 2017. El presidente de la entidad organizadora del congreso, Joan Soler Jiménez, señala que esta edición será una de las que reunirán más inscritos en su historia y que se presentarán una veintena de ponencias a cargo de algunos expertos de talla mundial.

Por primera vez, ha comentado Soler, el congreso incorpora en su nombre el concepto de “gestión documental” e integra así a un mayor abanico deprofesionales, desde los que crean los documentos hasta los encargados de preservarlos en el tiempo.

El Ayuntamiento de Reus trabaja desde hace unos años en un plan de modernización digital que incluye la implantación de la administración electrónica en todos los niveles y que ya cuenta con el expediente electrónico o la firma biométrica.

Según el responsable de Cultura de la Generalitat en Tarragona, Jordi Agràs, el Govern trabaja en el Pla Estratègic d’Arxius, que incluye una primera fase de diagnóstico y necesidades y otra de posterior, en el 2018, para desplegar el plan.

Fuente: lavanguardia.com

Publicat a General, Gestión Documental

Documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico

Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público (BOCA de 28 de junio de 2017). Texto completo.

El Decreto 43/2017 tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

DECRETO 43/2017, DE 22 DE JUNIO, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRÓNICOS, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA Y SU SECTOR PÚBLICO.

La gestión de documentos resulta esencial para las Administraciones Públicas, tanto para el funcionamiento interno de las mismas, como para los servicios que se prestan a los ciudadanos.

La Ley 3/2002, de 28 de junio Vínculo a legislación de Archivos de Cantabria, trata esta gestión de documentos, si bien está especialmente centrada en documentos incluidos en soportes no automatizados.

Con la progresiva implantación de los servicios de Administración Electrónica, cobra una excepcional importancia la gestión de los documentos electrónicos, por lo que partiendo de la citada Ley de 3/2002, el Decreto 74/2014, de 27 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración Electrónica de la Comunidad Autónoma de Cantabria y el Decreto 10/2017, de 9 de marzo Vínculo a legislación, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico, resulta necesario el presente Decreto por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Este Decreto establece el conjunto de medidas organizativas, medidas técnicas y criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos durante toda su vida útil, incluyendo las fases activa o de trámite y la de Archivo.

El texto se desarrolla en cuatro Capítulos, con un total de 17 artículos, una disposición adicional, otra disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente decreto tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

2. Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Las previsiones del presente decreto serán de aplicación:

a) A la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, comprendiendo ésta, a estos efectos, a la Administración General y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, cuando ejerzan funciones administrativas y utilicen sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto el Servicio Cántabro de Salud y el sector público empresarial y fundacional, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Adicional Única.

b) A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades anteriores cuándo procedan al uso de sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática.

CAPÍTULO II

Funciones y responsabilidades

Artículo 2. Estructura organizativa.

Las distintas funciones y responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico en la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria se distribuyen de la siguiente manera:

a) Al Consejo de Gobierno le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

b) Al titular de la Consejería competente en materia de Administración Electrónica, le corresponde:

1. La dirección e impulso de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

2. Proponer la aprobación de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

3. Proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones en la Política vigente de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

4. El desarrollo normativo de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos, en aquellos aspectos en que sea necesario, mediante orden.

c) Al órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica, le corresponde la definición de los estándares tecnológicos, y en particular los relativos a interoperabilidad y seguridad, que podrá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica para su aprobación mediante resolución. También le corresponde el diseño, creación e implantación de los sistemas de información destinados al tratamiento y almacenamiento de los documentos electrónicos.

d) Al órgano directivo con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria, le corresponde la definición de los criterios y directrices técnicas en materia documental y de archivo, que deberá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica la regulación de las siguientes materias:

1. La regulación de los contenidos materiales, tales como establecer los tipos de archivo, fijando para cada uno de ellos los tipos de documentos que podrán contener, la necesidad de usar repositorio seguro o mecanismos de resellado, así como los criterios de ordenación interna se aprobarán por Orden del Consejero.

2. Los aspectos técnicos complementarios o derivados de los contenidos materiales se aprobarán por medio de Resolución del Consejero.

e) A las Secretarías Generales y órganos equivalentes, como responsables de la organización administrativa, les corresponde la coordinación y aprobación de instrucciones para el cumplimiento de la política.

f) A los titulares de los Órganos Directivos y las Unidades Administrativas implicados en las tareas de gestión de los documentos electrónicos gestionados en el ejercicio de sus competencias, les corresponde velar por la aplicación de instrucciones, criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen. Así mismo, les corresponde impulsar las acciones formativas necesarias.

g) Al resto del personal implicado en tareas de gestión de los documentos electrónicos utilizados en el ejercicio de las funciones propias de sus puestos de trabajo, le corresponde aplicar y ejecutar los criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen.

CAPÍTULO III

Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental

Artículo 3. Procesos de gestión de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Los procesos de gestión de los documentos electrónicos son aquellos que permiten la creación, mantenimiento, uso, retención y disposición de documentos electrónicos y expedientes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de integridad, accesibilidad, autenticidad, conservación, disponibilidad, integridad, interoperabilidad, tratamiento y trazabilidad.

Cuando se requiera una definición detallada y formalizada normativamente de estos procedimientos, el presente Decreto se desarrollará mediante Órdenes, que serán aprobadas por el titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 4. Captura de documentos electrónicos.

1. La captura es el proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión de documentos, independientemente de que se trate de documentos en formato electrónico o papel.

2. Las formas de captura pueden ser: generación manual, generación automática, registro electrónico general, compulsa electrónica o digitalización.

3. La captura debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos imprescindibles: integridad, contextualización, interoperabilidad, autenticidad y trazabilidad.

Artículo 5. Registro de documentos electrónicos e identificador único.

1. El registro de los documentos electrónicos es el proceso por el cual se le asigna a cada documento un identificador único, con el que serán identificados de forma unívoca.

2. Los documentos electrónicos podrán ser accesibles y verificables a través del Código Seguro de Verificación (CSV), en el servicio de Verificación de Integridad de Documentos disponible en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Los Códigos Seguros de Verificación serán cifrados con un algoritmo criptográfico de generación de función “hash” que ofrecerá las garantías necesarias en materia de seguridad informática.

4. Adicionalmente, el sistema de registro único de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, asignará por medios informáticos un identificador único de registro de entrada o salida complementario al identificador único de documento electrónico.

Artículo 6. Clasificación

1. La clasificación consiste en el conjunto de operaciones destinadas a agrupar los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa en categorías o series documentales.

2. Esta clasificación de documentos, deberá tener en cuenta los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente Electrónico de acuerdo con las Resoluciones de 19 de julio de 2011, y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos de 28 de junio de 2012, todas ellas de la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas y con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica), y se realizará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación de Documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, el cual será aprobado mediante resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria.

Artículo 7. Descripción de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos

1. Todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos estarán identificados y descritos, de forma que se garantice su consulta y localización.

2. Se utilizarán sellos de tiempo para generar evidencias sobre el momento en que se incorporaron los datos que contengan los documentos electrónicos, así como de las modificaciones y transferencias que se hagan en ellos.

3. El modelo de descripción atenderá a un esquema de metadatos definido para la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, que será aprobado por resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 8. Transferencia

1. La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por la que los documentos, junto con las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de sus normas y plazos establecidos.

2. La transferencia de documentos electrónicos y archivos electrónicos entre los repositorios correspondientes a cada fase tendrá en cuenta:

a) Las medidas de protección de los soportes de información previstas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en particular, lo relativo a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

b) Las medidas de seguridad que correspondan en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Las directrices que fija el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y que afectan a las operaciones de transferencia.

3. El documento que se considerará original será siempre el que se custodie en el repositorio de documentos en fase de archivo, el cual contará con las funcionalidades necesarias para garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo.

4. En el caso de los expedientes electrónicos, los índices de los mismos contarán con las mismas garantías de autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo, que los documentos electrónicos que forman parte de ellos.

Artículo 9. Acceso

1. Por acceso se entiende la capacidad para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

2. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común, sobre transparencia y la específica que resulte de aplicación en cada caso.

3. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferente por medios electrónicos, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

Artículo 10. Calificación de los documentos esenciales

1. El objeto de la calificación es fijar los documentos que son esenciales para la organización, así como los plazos de transferencia a archivo y los de conservación de los documentos.

2. Se considerarán esenciales los siguientes documentos:

a) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la entidad.

b) Títulos de carácter jurídico de la entidad.

c) Planos de edificios e instalaciones, así como documentos sobre el funcionamiento de sus sistemas.

d) El inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.

e) El inventario de todos los sistemas de información de la entidad.

f) Convenios y tratados.

3. La relación de los tipos de documentos que tendrán la consideración de esenciales podrá ser ampliada o modificada en cualquier de sus términos, mediante resolución del titular de la Consejería en materia de Archivo.

4. La gestión de los documentos esenciales en el entorno digital incluirá obligatoriamente:

a) La obtención de una copia auténtica.

b) La conservación en el archivo electrónico de la copia auténtica, con las medidas de seguridad adecuadas en cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

5. Los plazos de transferencia y conservación de los documentos esenciales será determinados por el órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 11. Conservación

1. La conservación consiste en el conjunto de procesos y operaciones destinadas a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo, de forma que se mantenga su contenido, su contexto, sus componentes, así como su valor probatorio y fiabilidad como evidencia electrónica.

2. El órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo, aprobará e implantará las disposiciones de conservación, acceso y transferencia de los expedientes electrónicos.

3. A todos los documentos en fase de archivo, se le añadirán los metadatos de archivo y conservación correspondientes vinculados a esta fase.

4. Las bases de datos documentales que contengan evidencias administrativas, deberán contemplar la posibilidad de que en algún momento sea necesario realizar una conversión de las mismas a documentos, como prueba a utilizar en procedimientos o expedientes concretos, y por ello deberán cumplir con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

5. Se deberán tener implementados mecanismos de seguimiento de caducidad de los certificados y sellos electrónicos y de resellado.

6. Se definirán estrategias de revisión periódica para garantizar la conservación a largo plazo, que incluirá la especificación de operaciones de copia, conversión, migración de documentos, metadatos, índices y pistas de auditoría. Esto incluirá la generación de pistas de auditoría sobre las operaciones realizadas, que deberán conservarse al menos tanto tiempo como el periodo de conservación de la información.

7. Se definirán y aplicarán medidas de seguridad específicas que incluirán:

a) Protección contra software malicioso.

b) La realización periódica de copias de seguridad, con procedimientos, documentos y verificaciones de su efectividad.

c) Acciones específicas dentro del plan de continuidad de las plataformas o sistemas de información que alberguen los documentos electrónicos a conservar.

Artículo 12. Destrucción de documentos.

1. La destrucción de documentos electrónicos tiene por finalidad su eliminación de manera que no sea posible su posterior restauración o reutilización.

2. La destrucción de documentos electrónicos incluirá la eliminación del propio documento y de sus metadatos. Llegado el caso, también la destrucción física del soporte.

3. La destrucción de los documentos electrónicos se realizará según los plazos de conservación establecidos en cada caso.

4. La destrucción de los documentos electrónicos contemplarán la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas con el Esquema Nacional de Seguridad, en particular las relativas a la protección de los soportes de información y la limpieza de documentación.

5. La destrucción de los índices de los expedientes electrónicos se realizará bajo las mismas condiciones que la de los documentos electrónicos.

6. Corresponde al órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo determinar los criterios para la destrucción de documentos. La destrucción un documento o conjunto de documentos requerirá la autorización administrativa del órgano directivo competente en cada caso, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria será informada de las destrucciones que se efectúen.

Artículo 13. Criterios para la conformación de los expedientes electrónicos

1. Los expedientes electrónicos se crearán al inicio de su tramitación y deberán contener un índice que haga referencia a cada uno de los documentos y comunicaciones que se incorporen a ellos.

2. Una vez finalizada la tramitación de un expediente, el índice electrónico definitivo será firmado por el titular de la unidad administrativa responsable de su tramitación, mediante firma electrónica “avanzada cualificada” utilizando certificado cualificado, y este deberá contener la relación de todos los documentos que forman parte del expediente, no pudiéndose añadir nuevos documentos al expediente con posterioridad.

3. A los documentos administrativos correspondientes a cada expediente, según avance la tramitación del procedimiento, se les asignarán los metadatos necesarios para su tramitación, gestión y conservación, atendiendo al contenido del artículo 7 del presente decreto.

4. Los documentos electrónicos podrán formar parte de varios expedientes electrónicos, debiendo quedar documentado en el expediente la consulta o verificación de datos que corresponda con un trámite de procedimiento.

5. Los documentos administrativos de cada expediente que se vayan generando desde los sistemas de tramitación, serán archivados en el repositorio corporativo de documentos electrónicos en fase de trámite, en su expediente y este en la serie documental que corresponda.

6. Los metadatos de nombre y código de la serie documental servirán para establecer la vinculación del procedimiento con su serie documental.

CAPÍTULO IV

Supervisión, auditoría, formación y actualización

Artículo 14. Registros de correcta aplicación de procedimientos.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos. En particular, se contemplaran los registros de actividad de los usuarios y de acceso a los datos que se fijan en el Real Decreto 3/2010 Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además se aplicarán las medidas de protección pertinentes sobre estos registros de actividad.

Artículo 15. Supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos.

Con el fin de garantizar los distintos procesos de gestión documental, se realizarán auditorías periódicas, que procurarán las revisiones y mejoras oportunas para adecuarla a la evolución de las técnicas de gestión de documentos electrónicos y al marco normativo.

En particular, se realizarán:

1. Las auditorías periódicas obligatorias del Esquema Nacional de Seguridad, por parte del Órgano Directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

2. Las auditorías periódicas obligatorias en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, por parte de los Órganos Directivos con ficheros con datos de carácter personal de los que sean “Responsables del Fichero o Tratamiento”, según la definición de esta función establecida en el artículo 3.d) Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Las auditorías que se recomienden por parte del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Aquellas otras que se determinen para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de gestión de los documentos electrónicos, por parte del Órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 16. Formación.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria garantizará a todo su personal la formación específica y adecuada a su responsabilidad y función que tenga asignada en la gestión y conservación de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos. También la formación específica para el personal informático involucrado en el diseño, creación, implantación, mantenimiento y protección de los sistemas de información que soportan la gestión y almacenamiento de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Artículo 17. Actualización de la Política de Gestión de documentos electrónicos.

El titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica podrá proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones o actualizaciones del presente Decreto. Para ello tendrá en consideración:

a) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

b) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Archivo.

c) Las propuestas de la Comisión General de Seguridad de la Información.

d) Los resultados de las auditorías a las que hace referencia el artículo 15 del presente Decreto.

Disposición adicional única. Condiciones para la aplicación supletoria del presente Decreto por el Servicio Cántabro de Salud y sector público empresarial y fundacional.

1. Mediante Orden del titular de la Consejería a que se encuentre adscrito el Servicio Cántabro de Salud se podrá establecer la aplicación a dicho organismo de las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

2. Asimismo, los órganos directivos de las entidades que integran el sector público empresarial y fundacional de la Comunidad Autónoma de Cantabria podrán acordar su sometimiento a las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo cada entidad adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

Disposición derogatoria única. Derogación Normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango que se opongan o contradigan lo dispuesto en este decreto.

Disposición final primera. Desarrollo normativo.

Se faculta al titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para la aplicación y desarrollo del presente decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Cantabria.

Fuente: iustel.com

Publicat a General, Gestión Documental

Gestión documental en la nube: imperativo legal para pymes y autónomos

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de-sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad.

En qué consiste la gestión documental

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.

Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en tu negocio

Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

  1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Fuente: infoautonomos.eleconomista.es

Publicat a General, Gestión Documental

Un fallo de seguridad obliga a suspender el certificado digital de los DNI expedidos desde abril de 2015

La Dirección General de Policía ha comunicado que la funcionalidad de los certificados digitales que tienen los nuevos documentos nacionales de identidad (DNI) electrónicos queda desactivada de forma temporal y “preventiva” mientras se trabaja en mejorar su seguridad.

La medida se ha tomado después de que una investigación publicada recientemente por una universidad de la República Checa haya señalado que el ‘chip’ de los nuevos DNI españoles podría ser “vulnerable” ante un “ataque informático muy organizado”, ha señalado un portavoz de la Policía.

La desactivación de esta funcionalidad se mantendrá mientras se mejora la seguridad del nuevo DNI, que fuentes policiales estiman que no superará un mes.

El documento nacional de identidad electrónico sigue siendo válido como documento de identificación para cualquier tipo de trámite administrativo y como documento de viaje para moverse en todo los países de la Unión Europea.

Fuente: eldiario.es

Publicat a General, Gestión Documental

Lo que nadie te ha contado sobre la seguridad de los biométricos como tu huella, y por qué son clave para la socioeconomía

Parece que la mayor parte de la sociedad tiene ya tiene por fin muy claro que el futuro de nuestro mundo pertenece mayormente a la tecnología. Pero lo que sólo unas pocas personas se plantean es qué hace falta para que ese futuro sea un buen sitio en el que cyber-habitar.

No se puede negar que es un tema por el que quienes verdaderamente se deben preocupar son los expertos del sector de la Seguridad Informática. O bueno, más bien son los que se deben preocupar por darle a usted opciones, y al menos algunas de ellas deben ser buenas alternativas. Pero como siempre les decimos desde estas líneas: el futuro no es la sociedad tecnológica (eso ya lo somos); el futuro es la sociedad técnica, y ahí usted como tecno-ciudadano tiene mucho que decir (y que hacer).

El usuario no debe eludir su responsabilidad en Seguridad Informática

Efectivamente, las tecnológicas ponen en su mano muchas y variadas opciones para protegerle a usted y a los suyos en el cyber-espacio. Pero es su responsabilidad como usuario seleccionar las opciones que sean buenas, o mejor dicho, las que mejor se adaptan a sus necesidades y a su perfil de uso. No toda opción es igual de apropiada para todos los usuarios. Y ahí es donde entra usted en acción, porque nadie va a elegir por usted, al menos no con la misma responsabilidad y particularización para el uso personal que hace usted de la tecnología.

Y no olvide que, independientemente de las herramientas y métodos que utilice, la mejor Seguridad Informática empieza siempre por uno mismo. No hace falta que les recordemos que no deben dar sus credenciales tras pinchar en un link que les ha llegado por correo electrónico, ni abrir un documento de procedencia sospechosa, ni descargar aplicaciones o programas de dudoso origen… Todo esto nos lo sabemos todos muy bien, pero los cyber-criminales siempre utilizan algún “gancho” (“vector de ataque” en la jerga de la Seguridad Informática), que siempre le resulta tentador a una proporción suficientemente atractiva del público objetivo. Recuerden que, como decía Mateo Alemán, “El deseo vence al miedo”.

La seguridad más elemental de su hogar depende de las llaves: en internet también

Pero no vamos a abordar hoy un post extenso sobre Seguridad Informática en general: ni es nuestro cometido en estas páginas salmón, ni tiene mayor interés para los puntos de vista que les solemos traer, y que tratan de aportar algo más allá de lo más evidente. El tema que realmente nos ocupa hoy empieza por resaltar la importancia de la que es la llave de cualquier usuario de internet. Igual que la seguridad más elemental de su hogar depende de la custodia que usted y su familia (o compañeros) hagan de las llaves, en internet la seguridad más elemental depende igualmente de ese mismo factor.

El problema es que el rango de atacantes que se puede hacer con un objeto físico como sus llaves de casa es infinitamente más reducido que el que se puede hacer con sus llaves de internet. Efectivamente, con Internet estamos todos conectados en una auténtica aldea global, para lo bueno y para lo malo. Y desde la otra punta del planeta puede haber alguien en una oscura habitación de cyber-delincuentes industrializados tratando de hacerse con sus contraseñas. Y no duden de que pueden conseguir sus credenciales de acceso con mucha más facilidad de lo que usted piensa. Mucha más.

Pero una cosa es que, si se lo proponen por algún oscuro motivo especial, puedan hacerse con las claves de cualquiera, y otra cosa muy distinta es que se lo pongamos innecesariamente fácil. Salvo objetivos especialmente seleccionados, normalmente, estas factorías de industriales de cyber-delincuentes también tratan de optimizar su beneficio y el esfuerzo que dedican a conseguirlo. Es por ello por lo que, si usted no está en el centro de alguna diana, lo más probable es que si les pone los obstáculos adecuados, decidan irse a por un objetivo más fácil: es igual que tener una alarma en casa, no hace de su vivienda un fortín inexpugnable, pero probablemente se vayan a por otro que no la tenga.

Del concepto de contraseña a la triple AAA, y su importancia para la socioeconomía

A modo de cultura general, tan sólo les voy a explicar algún concepto básico sobre Seguridad Informática heredado de la época más de redes de Internet. Uno de los más elementales es la denominada triple AAA. No, no es un modelo de “pila” para algún juguete electrónico, sino el acrónimo que se esconde tras las palabras de Autenticación, Autorización y Accounting (Contabilización traducido al español).

En palabras sencillas, la autenticación es saber que usted es quien dice ser (para por ejemplo acceder a su cuenta de Dropbox), la autorización es darle sólo los permisos de acceso que usted debe tener (para que usted sólo pueda accedera su propia carpeta de Dropbox y a las carpetas a las que sus amigos le han invitado), y el accounting sería en este ejemplo lo equiparable a poder llevar la contabilidad de sus acciones y consumos, para luego poder cobrarle por ello o simplemente imputando consumos (por ejemplo ir controlando qué ficheros sube su usuario a su carpeta de Dropbox para luego cobrarle si procede)

De las dos primeras, la autenticación y la autorización, depende la práctica totalidad de la seguridad de las vidas virtuales de usted y los suyos. Y los cyber-delincuentes es ahí precisamente donde van a dirigir la mayoría de sus vectores de ataque, para robarle a usted su dinero, su identidad, sus cuentas en las redes sociales, o aquello con lo que quieran chantajearle, o incluso por lo que les han pagado para arrebatarle a usted.

Para centrarnos ya en el contexto desde el que estamos abordando el tema de hoy, como les decía al principio de este análisis, si la cyber-tecnología es el futuro socioeconómico, y el acceso a la cyber-tecnología se hace mediante la autenticación y la autorización, entonces debemos tener muy claro que nuestro futuro socioeconómico depende de estas dos primordiales AA. No lo duden, si la economía ya depende casi de forma vital de internet y de la tecnología, si ambas no resultan ser confiables, tampoco lo será nuestro mundo: por supuesto no lo será el virtual, pero tampoco el físico, puesto que ambos cada vez más son una misma cosa, y acabarán siendo apenas indistinguibles. Y claro, no es cuestión de volverse unos Amish 2.0, motivo por el que les escribimos hoy estas líneas teñidas de color salmón.

Blockchain trae seguridad por su característica de distribuir la información, pero no es suficiente

Algunos seguro que recuerdan que ya les he escrito en alguna ocasión que Blockchain es la aproximación más inteligente que un servidor ha visto desde los albores de internet. Efectivamente, la brillante y genial idea de Satoshi Nakamoto con la que creó Bitcoin era acompañar a la crypto-moneda de un protocolo que se denomina de “contabilidad distribuída”.

La idea es tan simple como efectiva: ya que es imposible blindar totalmente un ordenador de los ataques de los cyber-delincuentes, cambiemos totalmente el foco, y hagamos que la información no resida en un único ordenador, sino en cientos a la vez, cuyo ataque simultáneo resulta tecnológicamente imposible a día de hoy incluso para las factorías del lado oscuro. Y como la mayoría de nodos de la red Blockchain siempre va a tener registrada la información correcta, el consenso que alcanzarán sobre si una información es veraz, será siempre el acertado.

No obstante, para nuestra desgracia, el aspecto de la seguridad informática que ha abordado Blockchain no soluciona más que la veracidad de la información (incluida su identidad), pero no la autenticación: es decir, puede ayudar a asegurar que la información sobre usted es cierta, pero no puede ayudar a que un servidor sepa que usted sea quien dice ser. Aquí realmente la seguridad informática está aún en un terreno muy pantanoso, en el cual el enfoque actual más fiable (según pueden leer en este artículo de Xataka) se centra en requerir de usted tres cosas para autenticarle: algo que tienes (un móvil con los mensaje SMS con un código), algo que sabes (una contraseña), y algo que eres (una huella digital en el lector de tu smartphone).

Llévense por delante que esta regla, a pesar de ser de latón (que no de oro), para mayor gravedad no suele implementarse con estos necesarios tres factores, sino simplemente con unos limitados dos factores en el mejor de los casos, lo cual nos deja a los usuarios en una situación bastante vulnerable. Para los que no tengan el tiempo de leerse el artículo anterior al completo, ya les resumo que conformarse con acceder a sus webs por internet tan sólo con una contraseña es un suicidio, conformarse con hacerlo con una contraseña y un SMS es un deporte de riesgo, aventurarse a usar códigos de aplicaciones como Google Authenticator es ya preocuparse por salvar la vida, y añadir a lo anterior un biométrico es ya además cuidarse y llevar una vida lo más sana posible.

Pero claro, la teoría es muy fácil, y la realidad es que, podemos tener muy claro qué seguridad queremos, pero en la práctica dependemos de la seguridad que técnicamente nos ofrecen los servicios y aplicaciones que utilizamos. Y ahí pinchan muchas compañías tecnológicas (y compañias tradicionales con servicios por internet), pero pinchan mucho mucho. Como les decía, la mayoría de ellas proveen dos factores, y sólo los alumnos más aventajados incluyen entre esos dos factores a aplicaciones como Google Authenticator: la mayoría sólo da una autenticacion de dos factores con simples códigos por SMS, lo cual es bastante más vulnerable y susceptible de ser hackeado por los amigos de los bits ajenos.

El campo de la autenticación está en plena ebullición

Pero la autenticación es tediosa. Acciones que hacemos todos los días varias veces, se vuelven insoportablemente repetitivas para muchos perfiles de usuarios, y es por ello por lo que diversos fabricantes han puesto el ojo en la autenticación como argumento de venta de nuevos productos. Por ejemplo, como pueden leer en esta noticia de la publicación Quartz, ya se fabrican textiles que pueden almacenar información. Uno de los usos que se pretende dar a las prendas fabricadas con esta nueva generación de telas “inteligentes” es que puedan recordar sus claves por usted. No les voy a comentar nada sobre las dudas que me surgen al valorar la seguridad del uso de este tipo de prendas, tan sólo quería mostrarles cómo facilitar la autenticación es una tendencia de moda, y no hay nada malo en ello, siempre que no abra nuevos y peligrosos vectores de ataque para hackear sus contraseñas.

Aunque no sólo de simplificación va la cosa. También hay iniciativas que pretenden añadir complejidad a la autenticación, pero no para usted como usuario, sino para aquellos que pretenden romperla cyber-intrusivamente. Los biométricos son sin duda la clave para ese tercer factor y la complejidad que requiere, pero hay ya casos de populares biométricos como el Face ID de Apple que se han demostrado fácilmente violables, según pueden leer en esta noticia de Forbes. Si ese tercer factor de autenticación, que supone el “lo que somos” que les citaba antes, ha de ser lo más seguro posible, ¿Qué se les ocurre que puede haber en nuestro cuerpo que sea lo más complejo posible biométricamente hablando?

Efectivamente, el órgano más comlejo de cuantos conocemos es el cerebro humano. Por lo tanto, en su medición puede estar la clave de los biométricos más seguros que nos puedan permitir ser quien somos en internet y en la socioeconomía del futuro. Esto se lo han planteado ya los investigadores de la Universidad de Binghamton que, como pueden leer en esta noticiapretenden usar nuestra huella neuronal y las reacciones de nuestro cerebro para autenticarnos en internet.

Ésta es sin duda una de las claves de éxito para la autenticación del futuro, y por lo tanto para nuestra seguridad una vez que, no es que nuestras socioeconomías se hayan volcado en internet, sino que dentro de poco vivirán mayormente en internet (todavía más que hoy y de formas que aún no podemos ni imaginar). Pero no crean que no habrá importantes retos a superar, además de nuevos riesgos.

Algunos de esos retos pueden residir en la gran capacidad de adaptación de nuestro cerebro, e incluso de cómo cambiamos como personas (y con nosotros nuestros cerebros) a lo largo de la vida. ¿No cree usted que, si su aseguradora del coche utiliza para autenticarle las emociones que siente al ver una foto de su vehículo, éstas cambiarían sensiblemente por ejemplo después de haber sufrido un accidente? Eso por no hablar de otro tipo de técnicas que sin duda se desarrollarán en paralelo a la autenticación cerebral, y sobre las que les escribimos desde otro punto de vista en el artículo “Bio-hacking para tomar el control de su cerebro o El ilusionismo perversamente llevado a la tecnología

Por si no fueran pocos los riesgos que ya hay ahí fuera en internet para cualquier internauta, y una vez que espero ya sean conscientes de que de esta seguridad depende, no sólo su vida virtual, sino también el futuro (al menos el “futuro seguro”) de nuestras socioeconomías en su conjunto, me despido hoy de ustedes con una sencilla pero esencial reflexión. El futuro de la autenticación parece sumido en una huída hacia adelante que apuesta ciegamente por los biométricos como panacea.

Pero el tema está en que, cuando le hackean su contraseña usted puede coger y cambiarla rápidamente por otra totalmente distinta. Pero, por el contrario, cuando un cyber-delincuente se haga con su huella digitalizada por su smartphone, o el resultado del escaneo de su iris, usted no podrá cambiarlo tan fácilmente, y le habrán “pillado” ese biométrico de por vida, o hasta que pase usted por el quirófano, ¡Menuda broma!.

Fuente: elblogsalmon.com

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Una de cada 4 empresas riojanas no usa tecnologías de seguridad informática

El 25% de las empresas riojanas no emplea tecnología de seguridad informática alguna, según el estudio ‘Think TIC 2016’ que concluye la necesidad de «seguir trabajando de forma decidida en la formación, la divulgación y la concienciación». Este estudio, que actualiza los datos recogidos en un informe del 2014, confirma además que la situación «no ha registrado una evolución destacada» en esos dos años , si bien, por ejemplo, «sí ha mejorado la seguridad de los dispositivos móviles, que han vivido un gran salto en ese periodo».

Así lo explicó ayer el director técnico del informe, Olof Sandstrom, durante una rueda de prensa en la que presentó los resultados más destacados, que se pueden consultar al completo en la dirección .

Del análisis, en el que han participado 371 empresas, se desprende que el 75% de las empresas riojanas utiliza tecnologías clásicas de seguridad, pero otras más avanzadas (como el sistema de detección de intrusos) «tienen un nivel de implantación más bajo». El 60% tiene o está en proceso de incorporar la firma digital y el 45% de ellos, la factura electrónica, un logro al que ha contribuido que «todas las empresas que quieran trabajar con el Gobierno de La Rioja deban emplear estas tecnologías», destacó Sandstrom. Para el experto, hay que incidir en la concienciación y la divulgación», tarea en la que «el Think TIC juega un papel muy importante junto al de la formación».

La consejera de Desarrollo Económico e Innovación, Leonor González Menorca, compartió esta necesidad y se fijó en que el 30% de las compañías reconoce en el estudio haber sufrido «incidentes» y «la mitad de ellas dice haberlos padecido varias veces». González Menorca apostó por la prevención y destacó las actividades desarrolladas a tal fin que «buscan avanzar en los objetivos propuestos en el V Plan de I+D+i y concretamente en su línea Sociedad Innovadora que ahonda en la necesidad de que la sociedad mantenga una alta cualificación en ciencia y tecnología». En este sentido, el director general de Innovación, Industria, Trabajo y Comercio, Julio Herreros, explicó que «más de 1.000 alumnos han realizado cursos para mejorar su formación» y avanzó tres actuaciones para el próximo año: la actualización del Certificado de Profesionalidad en Seguridad Informática, el diseño y experimentación en especialidades formativas directamente vinculadas con la seguridad informática, y la colaboración con instituciones de prestigio nacional para la elaboración del Estudio de la seguridad informática en España para el 2018.

Por último, el presidente de AERTIC, José Luis Pancorbo, animó a las empresas a contar en su digitalización con las TIC riojanas. Además anunció que el Centro Tecnológico de La Rioja acogerá el día 15 un taller formativo sobre cómo sobrevivir a los ciberataques.

Fuente: larioja.com

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La Fototeca, un tesoro documental de la imagen en Huesca

La Fototeca de la Diputación Provincial de Huesca, que tiene su origen en la adquisición del fondo Ricardo Compairé Escartín en 1989, está próxima a cumplir 30 años de historia el próximo año 2019, coincidiendo con el 180 aniversario del nacimiento de la fotografía. Desde Huesca se ha emitido este martes Hoy por Hoy Aragón, desde donde hemos descubierto este Centro de Archivo Documental y de la Imagen. Allí se conserva parte de la historia reciente de Aragón.

La Fototeca es un espacio abierto a los ciudadanos a través de sus diferentes servicios. Ofrece:

– servicios de consulta en sala o en línea (por medio del portal de archivos DARA o por correo electrónico), donde el usuario tiene acceso a los distintos fondos y colecciones que se custodian

– servicio de información y referencia de otros fondos y colecciones albergados en otras entidades, tanto públicas como privadas, que versan sobre la provincia de Huesca

–  la biblioteca auxiliar con un fondo especializado en documentación relacionada con el mundo de la imagen

–  servicio de reproducción y comunicación pública, que facilita una copia digital a los usuarios para distintos usos al amparo de la legislación de propiedad intelectual, la ordenanza de precios públicos y la normativa interna

– asesoramiento en la gestión de archivos fotográficos sobre la consulta, tratamiento de imágenes y difusión de material fotográfico a otras instituciones públicas, principalmente ayuntamientos, asociaciones, entidades culturales y ciudadanos de la provincia de Huesca.

Fuente: cadenaser.com

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El Archivo General de la UPNA ha digitalizado ya casi 40.000 documentos considerados “esenciales” para la institución

Además, ha identificado y evaluado 118 series documentales, base de la gestión documental tras haberse estudiado los documentos generados en cada procedimiento administrativo y determinado los plazos de acceso a la documentación. Así lo recoge un artículo, publicado en la revista Príncipe de Viana, sobre la trayectoria y los retos de un servicio, que fue creado en 1999 y custodia y preserva el patrimonio documental generado en los treinta años de la UPNA más los fondos de las antiguas Escuelas Universitarias (en algunos casos, datan de mediados del XIX). El reto al que se enfrenta ahora es la gestión de los documentos electrónicos ante la puesta en marcha de la administración electrónica, ha informado la UPNA. “Desde sus inicios, el Archivo General de la UPNA ha centrado sus esfuerzos en la gestión de la documentación administrativa de una forma vanguardista _afirma Iñaki Montoya Ortigosa, jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General de la UPNA y autor del artículo_. Se huyó de la visión clásica del archivo como un servicio finalista y se hizo una apuesta estratégica por la implantación, a medio-largo plazo, de un sistema de gestión integral de documentos y archivos”. “Siguiendo recomendaciones y normativa de los organismos internacionales, esta gestión integral supone la implicación activa del Archivo General en todo el ciclo de vida de los documentos con el objeto de conseguir la aplicación de técnicas archivísticas desde su creación. De esta forma, el Archivo se involucra en la vida administrativa de la Universidad, especialmente en el tratamiento de la documentación activa, por considerar que una intervención eficaz en la primera fase del ciclo de vida de los documentos es la mayor garantía de conseguir una organización documental de calidad en el futuro”, dice. El Archivo, que depende de la Secretaría General de la Universidad, cuenta con un equipo formado por seis personas, tiene su sede en el edificio de Administración y Gestión del campus de Arrosadia en Pamplona y dispone de dos espacios para la conservación de documentos (en el citado edificio y en la Biblioteca). EL LOGRO DE LA IDENTIFICACIÓN El proceso de evaluación documental es esencial en el sistema archivístico, ya que regula el ciclo vital del documento: se decide los periodos de conservación de los documentos en las oficinas, su accesibilidad y su disposición final, es decir, su conservación permanente o el plazo para su eliminación. La competencia sobre este proceso recae en un órgano multidisciplinar, la Comisión de Archivo, que toma sus decisiones, a propuesta del Archivo, para cada una de las series documentales generadas en la Universidad. Hasta el momento, se han identificado y evaluado 118 series. También se determinan los documentos considerados esenciales. Además, la digitalización de documentos facilita su consulta y permite salvaguardar los originales, evitando de esta forma su manipulación. Así, los 38.053 documentos digitalizados hasta el momento hacen referencia a tomas de decisión de los órganos universitarios (entre otros, resoluciones del rector, convenios y actas del Consejo de Gobierno y sus antecesores y del Claustro Universitario), ha añadido la UPNA. FONDOS HISTÓRICOS El Archivo de la UPNA trabaja ahora también en la organización y descripción de los fondos históricos de las antiguas Escuelas Universitarias de carácter público (Formación del Profesorado de Enseñanza General Básica Huarte de San Juan, Estudios Empresariales, Enfermería del Hospital de Navarra y Trabajo Social _todas ellas, situadas en Pamplona_; e Ingeniería Técnica Agrícola de Villava). Estas, a su vez, custodiaban la documentación de las antiguas escuelas profesionales de Navarra y otros organismos extintos. En total, hay 2.158 cajas con documentos. En 2008, todos estos fondos quedaron abiertos a la investigación histórica. El Archivo de la UPNA, cuyas series documentales más relevantes hacen referencia al gobierno y representación de la Universidad, la docencia y la investigación, se ve inmerso ahora en “un profundo proceso de cambio, muy complejo, pero a la vez apasionante, de la gestión de documentos y archivos”, en palabras de su responsable, debido a la puesta en marcha de la administración electrónica”. Este servicio “encara este reto desde una base archivística muy bien cimentada y con una trayectoria consolidada, aunque, a pesar de ello, la transición hacia el documento electrónico va a ser difícil y costosa y va a exigir rehacer herramientas, redefinir y replantear procesos de trabajo y una formación constante”, según Iñaki Montoya.
Fuente: 20minutos.es

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Aprende informática básica en la biblioteca

La Red Municipal de Bibliotecas de Córdoba, mediante el programa ‘Emple@Joven’ que gestiona la Junta de Andalucía a través del Servicio Andaluz de Empleo, pone en marcha una nueva iniciativa de formación, de carácter gratuito, consistente en talleres de informática básica para mayores de 16 años.

Según ha informado el Ayuntamiento de Córdoba en una nota de prensa, con una duración de entre cinco y 15 horas, la serie de cursos, de iniciación al manejo del ordenador; acceso a internet y búsquedas básicas; correo electrónico; obtención del certificado digital y algunas gestiones en organismos oficiales; privacidad y seguridad en internet; ofimática; elaboración de curriculum y recursos en la web para la búsqueda de empleo; y de catálogos de bibliotecas y otros recursos informativos ‘on line’, se impartirán a lo largo de seis meses, de julio a diciembre, atendiendo las solicitudes que se reciban, y ajustándose, “en la medida de lo posible, al perfil y ubicación del alumnado”.

El primero de ellos comienza este lunes 10 de julio, de 9,00 a 10,00 horas, en la sala de informática de la biblioteca central, sobre informática básica, manejo del ordenador e identificación sistema operativo (cinco horas), para las personas inscritas para su primera edición, que concluirá el 14 de julio. La segunda tendrá lugar del 17 al 21 julio. Más adelante, del 24 al 28 de julio, se impartirá la primera edición de acceso a internet, búsquedas básicas, Google, Wikipedia, prensa digital (diez horas), de 9,00 a 11,00 horas.

La inscripción es totalmente gratuita. Solo es necesario tener la tarjeta de lector de la Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía. Quien no la tenga puede solicitarla en la Biblioteca Central o en su biblioteca más cercana; es gratuita.

Cabe destacar que la duración y contenidos de los cursos podrían adaptarse en función de las necesidades, y que se celebrarán en la Biblioteca Central y en el resto de las bibliotecas de la red municipal, en función de las demandas.

Las personas interesadas, mayores de 16 años, pueden informarse en cualquier biblioteca de la RMBC y cumplimentar una hoja de solicitud en la que se señalará en qué cursos se está interesado, en qué biblioteca le interesaría realizarlo y el horario del que se dispone.

Fuente: cordopolis.es

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El Vaticano digitaliza su biblioteca histórica

Gracias a la consultora NTT Data, más de 82.000 manuscritos almacenados en la biblioteca pontificia verán la luz.

Una obra de arte es eterna, inmortaliza a su autor, pero su acceso limitado puede provocar que ambos caigan en el olvido. Por eso, arte y tecnología están destinados a entenderse. En 2010, el Vaticano se propuso digitalizar su valiosa biblioteca y hacerla accesible a cualquier persona que disponga de una conexión a Internet. Desde que la biblioteca abriera sus puertas en el año 1448, en tiempos del Papa Nicolás V, ésta es la primera vez que el Estado del Vaticano comparte con el mundo sus textos históricos: 82.000 manuscritos, muchos de ellos muy antiguos, que versan sobre todas las religiones y culturas conocidas de la Historia.

Cada imagen tarda dos horas en ser escaneada y pesa entre 200 y 300 megabytes

La tarea no es sencilla, dado el alto valor y la fragilidad de muchos de los manuscritos. Así, a diferencia de cualquier libro moderno, que se puede escanear a una velocidad de varios cientos de páginas por segundo, en este caso cada hoja tarda hasta dos horas en adoptar su copia digital.

Se trata, por este motivo, de un proyecto a 18 años. Hasta ahora, se han digitalizado unos 10.000 manuscritos. Una vez que terminen de escanearlos, se procederá a su publicación, para el disfrute de los más de 3.000 millones de internautas en el mundo.

8,5 PETABYTES DE DATOS

La consultora tecnológica asignada para este macroproyecto es NTT Data, con la colaboración de Everis. No en vano, el primer proyecto de esta naturaleza lo acometió hace unos años la Biblioteca Nacional Japonesa, de la mano de esta compañía. La NASA desarrolló por aquel entonces un modelo de referencia sobre cómo abordar la preservación de documentos históricos, que se ha aplicado desde entonces también en el Museo Británico, la biblioteca del Congreso de EEUU, el Ministerio español de Presidencia (para la preservación del Patrimonio Nacional) y ahora la biblioteca apostólica de la Santa Sede.

Hasta el momento, se han digitalizado más de 10.000 documentos.

“Son archivos que en el proceso de compresión no pueden perder información”, apunta Marcos Obed, responsable de Servicios de Preservación Digital de Everis. Además, cada imagen lleva aparejadas

unas marcas de agua, que pueden reflejar derechos de autor u otra información asociada a cada hoja y que permita posteriormente su catalogación o búsqueda. Cada imagen pesa por lo tanto muchísimo: entre 200 y 300 megabytes (MB). La biblioteca, en su conjunto, ocupa 8,5 petabytes, equivalente a la información almacenada en 1,7 millones de DVD.

El formato elegido para esta tarea se llama FITS y es un estándar abierto que se actualiza cada seis meses. “El Vaticano buscaba un formato que no fuera propietario para garantizarle así una mejor preservación con el paso de los años”, explica el experto de Everis.

Fuente: expansion.com

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