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Aumenta la demanda de Destrucción de documentos y Equipos Informáticos debido a la LOPD (GDPR)

Hasta que la ley de protección de datos entró en vigor, dejando que ese archivo de poder se convirtiera en un mero documento más de archivo que tendrán que validar los clientes o usuarios para permanecer o para destrucción de documentos confidenciales. 

¿Qué es la LOPD?

La ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal  (Lopd) nace para garantizar y proteger el tratamiento de datos personales , libertades publicados y derechos fundamentales, especialmente la privacidad.

Todas las empresas que guardan algún tipo de información personal en ficheros de papel o de forma informatizada quedan obligadas por la LOPD al acceso, rectificación, cancelación y oposición por parte de cualquiera de las personas vinculantes a la empresa.

Significa que cualquier dato personal recabado por la empresa deberá dejar de existir una vez haya cumplido su función.

¿Por qué destruir documentos?

Sencillamente si un usuario o cliente te indica que no quiere que sus datos personales aparezcan en tu base de datos habrás de borrarlo, simple y llanamente. Como Empresa estás obligado por la LOPD a eliminar todo el contenido de los datos personales del cliente en cuestión.

Y ahora hablemos de grandes empresas donde el servicio está informatizado, también se podrá hacer de forma sencilla bajo un estricto control que llevan a cabo empresas como ABDC. Eliminar este tipo de documentación sensible puede dar muchos quebraderos de cabeza, por ello y para los que no saben cómo proceder ante la LOPD se ofrecen servicios de destrucción de documentos, garantizando el cumplimiento de la normativa existente.

Se especifica, dentro de la ley, los tiempos de conservación de cada tipo de documento y la forma en que tendrán que ser destruidos una vez hayan cumplido su función.

¿Qué tipos de documentos se pueden destruir?

Si estás pensando en las grandes máquinas que hacían del A4 tiritas de papel, es una opción, pero nosotros garantizamos que no se vuelvan a pegar esas tiritas y hacemos confeti de papel, planos, documentos y dibujos.

También nos encargamos de los soportes informáticos como: tarjetas sim, cd, dvd, ordenadores, discos duros, programas pre-instalados, tarjetas lectoras de chip, componentes y soportes físicos de hardware.

De la misma forma destruimos documentación en negativos, cintas de vídeo y sonido, disquetes, casetes y películas. Al igual que todos estos ejemplos de formato de plástico también eliminamos mercancía falsificada, planchas de impresión, microfichas, tarjetas de crédito, radiografías y diapositivas.

Destruimos también todo tipo de ropa de marca, falsificada y uniformes de empresa.

Pide una destrucción con Certificado

Para la correcta destrucción de los documentos anteriormente citados es conveniente seguir un protocolo y procedimiento dictado por la ley. De forma profesional nosotros te lo certificamos para cualquier ámbito. Sólo de esta manera garantizamos la correcta eliminación de los datos contenidos en documentos.

Hay que cumplir con la Normativa vigente en materia de destrucción confidencial de documentos, y tener la certificación norma UNE-EN 15713.

Certificamos la destrucción de datos personales también por la GDPR (Reglamento General de Protección de Datos de la UE), ya que el objetivo de esta norma es proteger los datos digitalizados y reforzar los derechos de privacidad personal. Cualquier empresa del mundo si tiene datos personales de un individuo Europeo deberá cumplir la norma garantizando un proceso confidencial y seguro, más que una mera trituradora de papel.

Contacta con profesionales de destrucción de documentos importantes y confidenciales, asegúrate de que no te llegará la multa de hasta 600.000 euros.

Fuente: diariocolmenar.com

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Por un mundo más limpio

Actualmente solo se recicla el 29,7% de residuos sólidos urbanos. Esto es solo un dato, que da a entender la importancia del reciclaje. A pesar de que somos una sociedad cada vez más responsable y los índices de kilos reciclados por habitante siguen aumentando año a año, aún queda trabajo que hacer. Es por eso que estas empresas de ofrecen servicios de gestión de residuos para toda la provincia de Sevilla.

 

50 años de experiencia avalan a Alternativa Ecológica Andalucía, empresa que centra su actividad en la recuperación de papel y cartón complementándola con la recuperación de otros materiales.

 

Desde su creación, Alternativa Ecológica tiene como objetivo el desarrollo de técnicas para retirar los materiales que han cumplido su vida útil como producto y deben ser recuperados selectivamente para evitar su eliminación contaminante.

 

«Nuestra división está especializada en la destrucción confidencial de archivos y de otros productos como videos, cedés, DVDs, productos de merchandising, etc. en grandes cantidades ostenta un claro liderazgo en el sector», entre otros muchos servicios, según detallan.

 

Esta empresa se encarga desde la recogida en casa del cliente del material por parte de nuestro equipo, como el transporte hasta sus instalaciones y la destrucción de los mismos, donde el cliente si lo solicita puede presenciar la destrucción de su material, acompañado siempre por nuestro personal especializado.

 

La Ley de Protección de Datos obliga a destruir todos los documentos que contengan datos personales. Para evitar fuertes sanciones económicas por parte de la administración, Alternativa Ecológica ofrece la posibilidad de liberarle de toda preocupación y perjuicio que la falta de destrucción de documentos pueda causarle. Alternativa Ecológica emite un Certificado de Destrucción Confidencial, para la tranquilidad y seguridad del cliente. El material una vez destruido es tratado para su posterior reciclado.

Fuente: sevilla.abc.es

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Biblioteca Virtual Mundial

¿Podríamos hoy crear una Biblioteca Digital o Virtual Mundial?

Lo primero que hay que indicar que ya existen diferentes o diversas iniciativas en este sentido, incluso una Biblioteca Digital Mundial por la UNESCO y una Biblioteca Virtual Mundial, pero quizás se podría combinar y mezclar este concepto y sobretodo amplificarlo y extenderlo. El sueño de Borges hecho realidad, incluso amplificado.

– Se podría con la nueva tecnología tele informática, la posibilidad de que todas las bibliotecas, archivos, directorios de libros y otros documentos, tuviesen todos sus fondos, al menos, los que son de dominio público escaneados y, al mismo tiempo subidos a sus páginas de sus entidades e instituciones, por lo cual, puedan ser vistos y visitados por cualquier persona de cualquier lugar del mundo.

– Docenas de miles de bibliotecas y archivos del mundo, de cualquier lugar del mundo, en cualquier idioma del mundo, en cualquier alfabeto del mundo pueden sus “depósitos específicos y generales”, evidentemente los que se consideren de dominio público, y los que sin serlo, los autores o creadores o sus herederos quieran que estén dichas obras difundidas por Internet.

Por lo cual, si Google indica que existen ciento treinta millones de libros, se podría estudiar, al menos, los que estén en dominio público o sus propietarios con derechos de autor, quieran o deseen poner en la red, podrían todos y cada una de estas obras tener una copia virtual, en alguna de las bibliotecas o archivos del mundo.

– Como hoy, la biblioteca, o el concepto de biblioteca no solo es conserva libros y documentos escritos, sino documentos visuales, fotografías, grabados, pinturas, dibujos, cine, música, etc. Es lógico que esta idea se extienda a todos estos tipos de materiales…

Por tanto, en la práctica se iría amplificando a una multitud de entidades culturales y materiales culturales de todo tipo, en definitiva, de todas las artes, de todos los saberes humanos, de todas las ramas de la actividad humana.

Es obvio que el concepto de biblioteca, es extensivo a todas, no solo diríamos a las de titularidad pública, sino privadas, sean bibliotecas de localidades, palacios, museos, monasterios, fundaciones, archivos de todo tipo, etc.

– Hoy, la tecnología de la cultura permite, lo que durante siglos ha sido imposible, que mucha producción cultural, de autores o de obras consideradas de segundo o quinto nivel, no se pierdan o llegar a la destrucción al cabo de unas décadas o generaciones.

Por lo cual, hoy, se podrían, si los autores así lo quieren y desean, que obras de creadores, que no están editadas o publicadas, o lo están en ediciones mínimas, que tengan un lugar, pueda existir una edición virtual. De tal modo que cualquier autor, literario o plástico o de cualquier otra actividad, tenga en la pestaña de la biblioteca de su localidad, una entrada, y en ella, una copia de una o varias de sus obras.

Y de este modo, potencialmente o como posibilidad cualquier autor de cualquier lugar del mundo, aunque sus obras, sus libros, su producción cultural, no tenga un lugar en la industria cultural, si pueda su trabajo tener un pequeño lugar en la cultura local, provincial, regional, comarcal, y tener la posibilidad de que su trabajo, mejor o peor, bueno o menos bueno, pueda conservarse para el futuro, y al mismo tiempo ser visitado por cualquier persona de cualquier lugar del mundo. O al menos tenga esa posibilidad.

– Tenemos que ser conscientes que hoy, ya hoy, la tecnología de la información, la tele informática permite que cualquier producción cultural, siempre que siga las leyes de sus sociedades, y siempre que tenga un nivel ético y moral suficiente, pueda ser conservada y por tanto, transmitida para las generaciones futuras.

No debemos olvidar, una lección del pasado, que no siempre, no necesariamente, lo que se valora en su época o en su tiempo, o no se valora en su momento, al cabo de unas generaciones sigue teniendo el mismo valor. Hemos visto, ya hemos percibido por experiencia histórica, que autores y obras, muy afamadas en su momento, después pasan por el famoso purgatorio cultural, y se van olvidando, algunas definitivamente. Y de vez en cuando, pocas veces, pero si algunas, obras y autores que no se valoran en su momento, después acaban teniendo un lugar preeminente en sus culturas.

Creo que si se conservasen más y todas las obras, de cada generación y tiempo y época  y región del mundo, habría la posibilidad de que en el futuro, al cabo de una o varias generaciones, quizás se revise la historia local o regional o provincial en la actividad cultural, sea literaria, artística, filosófica, científica, estética, diseño, etc. Y quizás, nos encontremos, con alguna joya olvidada, sea quizás un nuevo baúl virtual, de un nuevo Pessoa, quizás un ensayo o artículo científico, de un nuevo Mendel, o quizás un archivo de fotografías virtuales de una nueva Maier.

Pero para ello, hay que tener la voluntad, voluntad y el querer de buscar formas y maneras que nada de lo producido se pierda, al menos, pueda existir una copia virtual en Internet, en los vientres virtuales de bibliotecas, museos, archivos, para de ese modo pueda quedar casi todo para la revisión de generaciones futuras. Primero, una primera fase de catalogación de todo material cultural, bibliográfico y no bibliográfico. En una segunda fase, publicar todo documento o libro u obra cultural, siempre que sea de dominio público o los autores lo deseen y lo permitan, según la legislación vigente.

Otra cuestión, es si de verdad, se quiere conservar todo, o no. Tema que daría para muchos artículos.

Fuente: fuenlabradanoticias.com

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Google saca todo el arsenal

Apoteósico comienzo del Google IO / Facebook se reorganiza / Firefox tendrá anuncios / Tinder dice que no le preocupa Facebook Dating

Google presentó ayer demasiadas cosas

 

Facebook se reorganiza por dentro

Cosas que no son de Google ni Facebook

También tenemos hoy de esto, no preocuparse.

Match.com, la matriz de Tinder, no está preocupada por Facebook Dating. Aunque sus acciones no se han recuperado, la compañía tiene motivos para mantener la calma. Tiene ya 3,5 millones de suscriptores de pago (gráfico) y creciendo.

iOS 11.4 anulará la conexión de datos por USB en un iPhone tras una semana de inactividad. Obligará a introducir el código de desbloqueo. Malas noticias para las investigaciones policiales y de seguridad informática.

Notepad de Microsoft añade soporte para leer los saltos de línea compatibles de Unix/Linux y Mac. A pesar de todos los avances de Microsoft y Linux en los últimos 5 años, esto se siente como el McDonalds abriendo en la Plaza Roja.

Assorties

  • Firefoxincluirá una lista de enlaces recomendados patrocinados en su pantalla de inicio a partir de la semana que viene. Podrán deshabilitarse.
  • Apple está contratando mucho más personal editorial, quizá para llevar Apple Newsun paso más allá con contenido propio.
  • Dimite el director generalde Amazon en España, aunque según la compañía por motivos ajenos a la huelga y el malestar continuado de los empleados de sus almacenes en el país.
  • ¿Qué es MLCD? La nueva tecnología de pantallaque utilizan el LG G7 y posiblemente alguno de los próximos iPhone.
  • Académicos crean un software capaz de detectar si un chip de memoria flashestá reciclado o reutilizado.
  • En muchos países, las comunicaciones de sus gobernantes deben permanecer en un formato perenne y abierto. Algunas organizaciones de derechos piensan que el sistema de Gmail de auto destrucción puede añadir opacidad.
  • Análisis del DJI Osmo Mobile 2, unestabilizador para móviles al que tengo muchas ganas.

Fuente: clipset.20minutos.es

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Una auditoria revela destrucción de documentos sobre el incendio de Pedrógão (Portugal)

Problemas de organización en las tareas de extinción del incendio y documentos que fueron “borrados” o “destruidos” son algunas de las conclusiones de una auditoria interna de la Autoridad Nacional de Protección Civil de Portugal (ANPC) durante el incendio em Pedrógão Grande, en junio de 2017, en el que murieron 67 personas.

La auditoria fue solicitada por la anterior ministra de Administración Interna, Constança Urbano de Sousa, pero el actual ministro Eduardo Cabrita, que recibió el informe a mediados de noviembre, nunca llegó a hacerlo público, al contrario de lo que sucedió con el de la Guardia Nacional Republicana (GNR) o el de la Comisión Técnica Independiente. Protección de Datos vetó su divulgación.

El informe de la auditoria, al que tuvo acceso el diario portugués ‘Público’, detalla una serie de problemas de organización en las primeras horas de las tareas de extinción, sobre todo fallos y dificultades de comunicación, vehículos de información que tardaron en llegar, permisos de trabajo hechos de manera informal y “ausencia” de uno de los comandantes de operaciones.

El documento habla también de la dificultad de los auditores para obtener documentación fundamental para el esclarecimiento de responsabilidades, como planes estratégicos, cuadros de situación táctica y todas las informaciones existentes en puestos de mando, que fueron “borrados” o “destruidos”.

El informe señala que no han podido tener acceso a ninguno de los documentos clave. La mayoría de estos documentos estaban impresos en papel.

La Dirección Nacional de Auditoría y Fiscalización de Protección Civil portuguesa sostiene que esto demuestra la necesidad de informatizar este tipo de documentación para que esta pueda preservarse.

El informe también describe en qué consistía el primer puesto de mando: una mesa, en la que había un ordenador de un bombero “con Google Earth abierto” y cuatro sillas.

Fuente: .pressdigital.es

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El mercado de gestión documental creció un 5 % en 2017, según un informe

El mercado de gestión documental, que incluye la digitalización, recogida, almacenamiento y custodia, destrucción, consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, creció en torno a un 5 % en 2017, según un informe del Observatorio Sectorial DBK de INFORMA.

La evolución de este sector ha sido positiva en los tres últimos ejercicios: en 2015 repuntó un 6,8 % y un 5,1 % en 2016.

Los factores que han impulsado este mercado son, según el informe, la “favorable coyuntura económica, la tendencia de subcontratación de procesos de gestión global de la documentación por parte de empresas privadas y Administraciones públicas, y el avance en la transformación digital”.

Las previsiones del estudio apuntan al mantenimiento de la tendencia favorable “a corto y medio plazo” y detecta, asimismo, una tendencia de “progresiva concentración” de la oferta.

El estudio revela que los cinco primeros operadores en términos de facturación en el sector en 2016 concentraron el 45 % del mercado, mientras que los diez primeros sumaron el 61 %.

Actualmente y según los datos con los que se ha elaborado el informe, operan alrededor de 120 empresas en el sector.

Añade que su número se ha reducido en los últimos años, por las operaciones de fusión y adquisición de otras compañías de los principales grupos y el cese de actividad de pequeños operadores poco rentables.

Fuente: finanzas.com

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La gestión documental, instrumento básico para la transparencia en España

Las administraciones públicas generan tales cantidades de contenidos y documentación que cabe preguntarse cómo es la tarea de recopilar, gestionar y almacenar toda esa información, garantizando a su vez que esté disponible para su consulta.

En este sentido, la figura del archivero dentro de las administraciones públicas se perfila como un elemento imprescindible y necesario para que la información no se pierda y se conserve en las mejores condiciones posibles. Con el fin de conocer cómo es esta labor, Compromiso Empresarial entrevista a Elisa Avilés Betegón y José Luís García Martínez, secretaria y vocal –respectivamente- de la asociación de Archiveros Españoles de la Función Pública (AEFP), quienes desvelan algunas luces y sombras sobre la gestión documental pública en España.

El gran problema de la gestión de archivos

Para comprender la magnitud del problema al que se enfrentan los archiveros públicos españoles, Avilés y García explican cómo es la creación de un archivo dentro de la Administración pública: Los ministerios se dividen en unidades administrativas compuestas por un número determinado de trabajadores, quienes crean sus propios archivos en su gestión diaria de expedientes. Estos expedientes se almacenan dentro del archivo de su correspondiente unidad, donde permanecen hasta cinco años. Pasado este tiempo, los expedientes son trasladados al archivo central del ministerio correspondiente.

“Cada ministerio debe tener un archivo central para coordinar a los archivos de todas las unidades del ministerio, y aquí es donde encontramos el problema, porque las unidades de los ministerios acumulan mucha documentación, ya que no se puede destruir nada según la Ley de patrimonio documental”, afirma Avilés.

En este sentido, los archiveros juegan un papel muy importante porque deben realizar un estudio de valoración para determinar si se elimina o se conserva la documentación que poseen. “Los archiveros debemos supervisar, organizar, conservar, analizar y difundir la información pública, garantizando que el papel llegue desde las oficinas hasta el archivo histórico”, comenta García.

Sin embargo, el gran problema que acusan es el colapso de los grandes archivos españoles: el Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación (esta longitud se obtiene midiendo el número de cajas de documentos colocadas verticalmente como el lomo de un libro), y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

El Archivo Histórico Nacional custodia unos 40 kilómetros de documentación y el Archivo General de la Administración, el tercero más grande del mundo, acumula unos 160 kilómetros lineales de documentos.

 Al estar “colapsados”, estos Archivos no admiten transferencias, es decir, que los archivos centrales de los ministerios no pueden enviarles su documentación y como únicas soluciones se plantea que las unidades acumulen su propia documentación o contratar un servicio externo para almacenarla. “Este último aspecto genera bastante polémica, puesto que supone un coste adicional para la administración, entre otros conflictos”, indica la secretaria de AEFP.

Además de la falta de espacio físico para conservar la documentación, la AEFP señala la escasez de recursos humanos y económicos destinada a la gestión documental dentro de las administraciones. Ministerios como Interior y Hacienda se consideran “afortunados” por tener entre cuatro y cinco técnicos al cargo de sus archivos centrales, mientras que el resto debe conformarse con uno o dos, siendo el caso de los ministerios de Justicia y Fomento.

La transparencia no afecta a los archivos públicos

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas: la Ley de patrimonio y el Real Decreto 1708 de 2011 sobre el sistema español de archivo, la Ley de secretos oficiales, el esquema nacional de seguridad con las guías de aplicación del Centro Criptográfico Nacional, la regulación sobre protección de datos personales y, finalmente, la actual Ley de transparencia.

“Cuando se estaba creando la Ley de transparencia, los archiveros pensamos que sería un alivio porque agruparía toda la regulación y no tendríamos que estar mirando tanta normativa”, explica Avilés. Sin embargo, sus ilusiones se frustraron cuando la Ley de transparencia aprobada excluyó a los archivos públicos por tener legislación propia, dejando la regulación de su actividad enmarcada por las diferentes normas citadas anteriormente.

Esta situación implica que cuando se realiza una consulta de un archivo de oficina, se aplica la Ley de transparencia y con carácter supletorio la Ley de patrimonio, pero si se consulta al archivo central, la aplicación de las normas se invierte, prevaleciendo la Ley de patrimonio y subsidiariamente la Ley de transparencia.

Según explican los archiveros consultados, parece que el legislador tuvo la intención de separar, por un lado, la documentación considerada como “histórica” y, por otra parte, la información más actual. De este modo, la transparencia afecta a la información pública a partir de 2014, mientras que la generada anteriormente sigue estando regulada por la otra normativa existente.

Para realizar su labor diaria, los archiveros tienen regulada su actividad por cinco bloques de normas diferentes.

 El archivo como instrumento contra la corrupción

Desde la AEFP quieren destacar la importancia de realizar una buena gestión de archivo para garantizar la transparencia en la administración pública española. Por este motivo, la Asociación ha creado un decálogo con las medidas que consideran “esenciales y necesarias” sobre documentación y archivo para luchar contra la corrupción.

Entre estas medidas destacan algunas como: acabar con la eliminación de documentos públicos sin procedimiento de valoración; garantizar la cadena de custodia de los documentos físicos y electrónicos; la formación de los empleados públicos en gestión documental; la regulación del acceso a los documentos públicos por la Ley de transparencia, y la realización de un plan de información pública dirigido a los ciudadanos con el fin de que conozcan y ejerzan su derecho de acceso.

Otra medida destacada de este decálogo es la creación de una nueva ley sobre confidencialidad de los documentos públicos para establecer plazos de clasificación “razonables y equiparables a otros estados democráticos”. En este sentido, Avilés y García señalan que en España “jamás” se ha desclasificado información, siendo otra de las expectativas frustradas con la Ley de transparencia.

Actualmente, la desclasificación en España solo puede realizarla el Congreso de los Diputados aprobando una ley, o la autoridad que clasificó dicha información. Avilés señala el ejemplo del gobierno italiano que en febrero de 2016 desclasificó información sobre los crímenes cometidos durante la ocupación nazi en la II Guerra Mundial. Se hicieron públicas unas 13.000 páginas del Archivo Histórico de la Cámara de Diputados, a las que se puede acceder desde el portal del parlamento italiano para descargar documentos inéditos y realizar peticiones de información.

“En España podrían hacer lo mismo, siendo el Congreso quien lo apruebe; por este motivo desde la asociación exigimos la creación de una nueva norma que garantice lo que la Ley de transparencia se dejó en el tintero sobre archivo y documentación”, concluye José Luís García para Compromiso Empresarial.

Fuente: compromisoempresarial.com

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Documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico

Decreto 43/2017, de 22 de junio, por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y su Sector Público (BOCA de 28 de junio de 2017). Texto completo.

El Decreto 43/2017 tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

DECRETO 43/2017, DE 22 DE JUNIO, POR EL QUE SE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELECTRÓNICOS, EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANTABRIA Y SU SECTOR PÚBLICO.

La gestión de documentos resulta esencial para las Administraciones Públicas, tanto para el funcionamiento interno de las mismas, como para los servicios que se prestan a los ciudadanos.

La Ley 3/2002, de 28 de junio Vínculo a legislación de Archivos de Cantabria, trata esta gestión de documentos, si bien está especialmente centrada en documentos incluidos en soportes no automatizados.

Con la progresiva implantación de los servicios de Administración Electrónica, cobra una excepcional importancia la gestión de los documentos electrónicos, por lo que partiendo de la citada Ley de 3/2002, el Decreto 74/2014, de 27 de noviembre Vínculo a legislación, de Régimen Jurídico de la Administración Electrónica de la Comunidad Autónoma de Cantabria y el Decreto 10/2017, de 9 de marzo Vínculo a legislación, por el que se regula el régimen jurídico especial para la utilización de medios tecnológicos en los expedientes que no tengan la condición de integralmente electrónico, resulta necesario el presente Decreto por el que se aprueba la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

Este Decreto establece el conjunto de medidas organizativas, medidas técnicas y criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y los expedientes electrónicos durante toda su vida útil, incluyendo las fases activa o de trámite y la de Archivo.

El texto se desarrolla en cuatro Capítulos, con un total de 17 artículos, una disposición adicional, otra disposición derogatoria y dos disposiciones finales.

DISPONGO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente decreto tiene por objeto aprobar la Política de Gestión de documentos administrativos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico, entendido por tal al conjunto de medidas organizativas, técnicas y los criterios comunes para la gestión de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, tanto durante su fase activa o de trámite, como en su fase de archivo, así como las medidas y regulación de este último.

2. Esta Política estará integrada en la estrategia global en materia de producción administrativa, contexto tecnológico, transparencia, acceso a la información pública, participación ciudadana, gestión del conocimiento, y en particular, con la Política de Seguridad de la Información de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Las previsiones del presente decreto serán de aplicación:

a) A la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, comprendiendo ésta, a estos efectos, a la Administración General y los organismos públicos y entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma, cuando ejerzan funciones administrativas y utilicen sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente decreto el Servicio Cántabro de Salud y el sector público empresarial y fundacional, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Adicional Única.

b) A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades anteriores cuándo procedan al uso de sistemas de información gestionados por el órgano directivo con competencias en materia informática.

CAPÍTULO II

Funciones y responsabilidades

Artículo 2. Estructura organizativa.

Las distintas funciones y responsabilidades en la gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivo electrónico en la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria se distribuyen de la siguiente manera:

a) Al Consejo de Gobierno le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

b) Al titular de la Consejería competente en materia de Administración Electrónica, le corresponde:

1. La dirección e impulso de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

2. Proponer la aprobación de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

3. Proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones en la Política vigente de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos.

4. El desarrollo normativo de la Política de Gestión de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y archivos electrónicos, en aquellos aspectos en que sea necesario, mediante orden.

c) Al órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica, le corresponde la definición de los estándares tecnológicos, y en particular los relativos a interoperabilidad y seguridad, que podrá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica para su aprobación mediante resolución. También le corresponde el diseño, creación e implantación de los sistemas de información destinados al tratamiento y almacenamiento de los documentos electrónicos.

d) Al órgano directivo con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria, le corresponde la definición de los criterios y directrices técnicas en materia documental y de archivo, que deberá proponer al Consejero con competencias en materia de Administración Electrónica la regulación de las siguientes materias:

1. La regulación de los contenidos materiales, tales como establecer los tipos de archivo, fijando para cada uno de ellos los tipos de documentos que podrán contener, la necesidad de usar repositorio seguro o mecanismos de resellado, así como los criterios de ordenación interna se aprobarán por Orden del Consejero.

2. Los aspectos técnicos complementarios o derivados de los contenidos materiales se aprobarán por medio de Resolución del Consejero.

e) A las Secretarías Generales y órganos equivalentes, como responsables de la organización administrativa, les corresponde la coordinación y aprobación de instrucciones para el cumplimiento de la política.

f) A los titulares de los Órganos Directivos y las Unidades Administrativas implicados en las tareas de gestión de los documentos electrónicos gestionados en el ejercicio de sus competencias, les corresponde velar por la aplicación de instrucciones, criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen. Así mismo, les corresponde impulsar las acciones formativas necesarias.

g) Al resto del personal implicado en tareas de gestión de los documentos electrónicos utilizados en el ejercicio de las funciones propias de sus puestos de trabajo, le corresponde aplicar y ejecutar los criterios y directrices técnicas establecidas en esta política y, en su caso, de las Órdenes que la desarrollen.

CAPÍTULO III

Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental

Artículo 3. Procesos de gestión de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Los procesos de gestión de los documentos electrónicos son aquellos que permiten la creación, mantenimiento, uso, retención y disposición de documentos electrónicos y expedientes electrónicos, cumpliendo con los requisitos de integridad, accesibilidad, autenticidad, conservación, disponibilidad, integridad, interoperabilidad, tratamiento y trazabilidad.

Cuando se requiera una definición detallada y formalizada normativamente de estos procedimientos, el presente Decreto se desarrollará mediante Órdenes, que serán aprobadas por el titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 4. Captura de documentos electrónicos.

1. La captura es el proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión de documentos, independientemente de que se trate de documentos en formato electrónico o papel.

2. Las formas de captura pueden ser: generación manual, generación automática, registro electrónico general, compulsa electrónica o digitalización.

3. La captura debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos imprescindibles: integridad, contextualización, interoperabilidad, autenticidad y trazabilidad.

Artículo 5. Registro de documentos electrónicos e identificador único.

1. El registro de los documentos electrónicos es el proceso por el cual se le asigna a cada documento un identificador único, con el que serán identificados de forma unívoca.

2. Los documentos electrónicos podrán ser accesibles y verificables a través del Código Seguro de Verificación (CSV), en el servicio de Verificación de Integridad de Documentos disponible en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

3. Los Códigos Seguros de Verificación serán cifrados con un algoritmo criptográfico de generación de función “hash” que ofrecerá las garantías necesarias en materia de seguridad informática.

4. Adicionalmente, el sistema de registro único de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, asignará por medios informáticos un identificador único de registro de entrada o salida complementario al identificador único de documento electrónico.

Artículo 6. Clasificación

1. La clasificación consiste en el conjunto de operaciones destinadas a agrupar los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa en categorías o series documentales.

2. Esta clasificación de documentos, deberá tener en cuenta los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente Electrónico de acuerdo con las Resoluciones de 19 de julio de 2011, y la Norma Técnica de Interoperabilidad de gestión de documentos electrónicos de 28 de junio de 2012, todas ellas de la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas y con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica), y se realizará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación de Documentos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, el cual será aprobado mediante resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Archivos y patrimonio documental de Cantabria.

Artículo 7. Descripción de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos

1. Todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos estarán identificados y descritos, de forma que se garantice su consulta y localización.

2. Se utilizarán sellos de tiempo para generar evidencias sobre el momento en que se incorporaron los datos que contengan los documentos electrónicos, así como de las modificaciones y transferencias que se hagan en ellos.

3. El modelo de descripción atenderá a un esquema de metadatos definido para la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria, que será aprobado por resolución del titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica.

Artículo 8. Transferencia

1. La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones por la que los documentos, junto con las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de sus normas y plazos establecidos.

2. La transferencia de documentos electrónicos y archivos electrónicos entre los repositorios correspondientes a cada fase tendrá en cuenta:

a) Las medidas de protección de los soportes de información previstas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en particular, lo relativo a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad.

b) Las medidas de seguridad que correspondan en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal.

c) Las directrices que fija el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, y que afectan a las operaciones de transferencia.

3. El documento que se considerará original será siempre el que se custodie en el repositorio de documentos en fase de archivo, el cual contará con las funcionalidades necesarias para garantizar su autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo.

4. En el caso de los expedientes electrónicos, los índices de los mismos contarán con las mismas garantías de autenticidad, integridad, accesibilidad y conservación a largo plazo, que los documentos electrónicos que forman parte de ellos.

Artículo 9. Acceso

1. Por acceso se entiende la capacidad para localizar, recuperar y consultar los documentos electrónicos.

2. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por la legislación sobre procedimiento administrativo común, sobre transparencia y la específica que resulte de aplicación en cada caso.

3. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferente por medios electrónicos, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

Artículo 10. Calificación de los documentos esenciales

1. El objeto de la calificación es fijar los documentos que son esenciales para la organización, así como los plazos de transferencia a archivo y los de conservación de los documentos.

2. Se considerarán esenciales los siguientes documentos:

a) Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificación de la entidad.

b) Títulos de carácter jurídico de la entidad.

c) Planos de edificios e instalaciones, así como documentos sobre el funcionamiento de sus sistemas.

d) El inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.

e) El inventario de todos los sistemas de información de la entidad.

f) Convenios y tratados.

3. La relación de los tipos de documentos que tendrán la consideración de esenciales podrá ser ampliada o modificada en cualquier de sus términos, mediante resolución del titular de la Consejería en materia de Archivo.

4. La gestión de los documentos esenciales en el entorno digital incluirá obligatoriamente:

a) La obtención de una copia auténtica.

b) La conservación en el archivo electrónico de la copia auténtica, con las medidas de seguridad adecuadas en cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad.

5. Los plazos de transferencia y conservación de los documentos esenciales será determinados por el órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 11. Conservación

1. La conservación consiste en el conjunto de procesos y operaciones destinadas a asegurar la permanencia intelectual y técnica de los documentos a lo largo del tiempo, de forma que se mantenga su contenido, su contexto, sus componentes, así como su valor probatorio y fiabilidad como evidencia electrónica.

2. El órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo, aprobará e implantará las disposiciones de conservación, acceso y transferencia de los expedientes electrónicos.

3. A todos los documentos en fase de archivo, se le añadirán los metadatos de archivo y conservación correspondientes vinculados a esta fase.

4. Las bases de datos documentales que contengan evidencias administrativas, deberán contemplar la posibilidad de que en algún momento sea necesario realizar una conversión de las mismas a documentos, como prueba a utilizar en procedimientos o expedientes concretos, y por ello deberán cumplir con las garantías de integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

5. Se deberán tener implementados mecanismos de seguimiento de caducidad de los certificados y sellos electrónicos y de resellado.

6. Se definirán estrategias de revisión periódica para garantizar la conservación a largo plazo, que incluirá la especificación de operaciones de copia, conversión, migración de documentos, metadatos, índices y pistas de auditoría. Esto incluirá la generación de pistas de auditoría sobre las operaciones realizadas, que deberán conservarse al menos tanto tiempo como el periodo de conservación de la información.

7. Se definirán y aplicarán medidas de seguridad específicas que incluirán:

a) Protección contra software malicioso.

b) La realización periódica de copias de seguridad, con procedimientos, documentos y verificaciones de su efectividad.

c) Acciones específicas dentro del plan de continuidad de las plataformas o sistemas de información que alberguen los documentos electrónicos a conservar.

Artículo 12. Destrucción de documentos.

1. La destrucción de documentos electrónicos tiene por finalidad su eliminación de manera que no sea posible su posterior restauración o reutilización.

2. La destrucción de documentos electrónicos incluirá la eliminación del propio documento y de sus metadatos. Llegado el caso, también la destrucción física del soporte.

3. La destrucción de los documentos electrónicos se realizará según los plazos de conservación establecidos en cada caso.

4. La destrucción de los documentos electrónicos contemplarán la aplicación de las medidas de seguridad relacionadas con el Esquema Nacional de Seguridad, en particular las relativas a la protección de los soportes de información y la limpieza de documentación.

5. La destrucción de los índices de los expedientes electrónicos se realizará bajo las mismas condiciones que la de los documentos electrónicos.

6. Corresponde al órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo determinar los criterios para la destrucción de documentos. La destrucción un documento o conjunto de documentos requerirá la autorización administrativa del órgano directivo competente en cada caso, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria será informada de las destrucciones que se efectúen.

Artículo 13. Criterios para la conformación de los expedientes electrónicos

1. Los expedientes electrónicos se crearán al inicio de su tramitación y deberán contener un índice que haga referencia a cada uno de los documentos y comunicaciones que se incorporen a ellos.

2. Una vez finalizada la tramitación de un expediente, el índice electrónico definitivo será firmado por el titular de la unidad administrativa responsable de su tramitación, mediante firma electrónica “avanzada cualificada” utilizando certificado cualificado, y este deberá contener la relación de todos los documentos que forman parte del expediente, no pudiéndose añadir nuevos documentos al expediente con posterioridad.

3. A los documentos administrativos correspondientes a cada expediente, según avance la tramitación del procedimiento, se les asignarán los metadatos necesarios para su tramitación, gestión y conservación, atendiendo al contenido del artículo 7 del presente decreto.

4. Los documentos electrónicos podrán formar parte de varios expedientes electrónicos, debiendo quedar documentado en el expediente la consulta o verificación de datos que corresponda con un trámite de procedimiento.

5. Los documentos administrativos de cada expediente que se vayan generando desde los sistemas de tramitación, serán archivados en el repositorio corporativo de documentos electrónicos en fase de trámite, en su expediente y este en la serie documental que corresponda.

6. Los metadatos de nombre y código de la serie documental servirán para establecer la vinculación del procedimiento con su serie documental.

CAPÍTULO IV

Supervisión, auditoría, formación y actualización

Artículo 14. Registros de correcta aplicación de procedimientos.

Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestión documental generarán registros con las evidencias de la correcta aplicación de dichos procedimientos. En particular, se contemplaran los registros de actividad de los usuarios y de acceso a los datos que se fijan en el Real Decreto 3/2010 Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y en Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre Vínculo a legislación, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además se aplicarán las medidas de protección pertinentes sobre estos registros de actividad.

Artículo 15. Supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos.

Con el fin de garantizar los distintos procesos de gestión documental, se realizarán auditorías periódicas, que procurarán las revisiones y mejoras oportunas para adecuarla a la evolución de las técnicas de gestión de documentos electrónicos y al marco normativo.

En particular, se realizarán:

1. Las auditorías periódicas obligatorias del Esquema Nacional de Seguridad, por parte del Órgano Directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

2. Las auditorías periódicas obligatorias en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, por parte de los Órganos Directivos con ficheros con datos de carácter personal de los que sean “Responsables del Fichero o Tratamiento”, según la definición de esta función establecida en el artículo 3.d) Vínculo a legislación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

3. Las auditorías que se recomienden por parte del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica para garantizar el cumplimiento del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero Vínculo a legislación, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Aquellas otras que se determinen para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos de gestión de los documentos electrónicos, por parte del Órgano administrativo que tenga encomendado el ejercicio de las competencias del Gobierno de Cantabria en materia de Archivo.

Artículo 16. Formación.

La Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria garantizará a todo su personal la formación específica y adecuada a su responsabilidad y función que tenga asignada en la gestión y conservación de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos. También la formación específica para el personal informático involucrado en el diseño, creación, implantación, mantenimiento y protección de los sistemas de información que soportan la gestión y almacenamiento de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos.

Artículo 17. Actualización de la Política de Gestión de documentos electrónicos.

El titular de la Consejería con competencias en materia de Administración Electrónica podrá proponer al Consejo de Gobierno la aprobación de modificaciones o actualizaciones del presente Decreto. Para ello tendrá en consideración:

a) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Administración Electrónica.

b) Las propuestas del órgano directivo con competencias en materia de Archivo.

c) Las propuestas de la Comisión General de Seguridad de la Información.

d) Los resultados de las auditorías a las que hace referencia el artículo 15 del presente Decreto.

Disposición adicional única. Condiciones para la aplicación supletoria del presente Decreto por el Servicio Cántabro de Salud y sector público empresarial y fundacional.

1. Mediante Orden del titular de la Consejería a que se encuentre adscrito el Servicio Cántabro de Salud se podrá establecer la aplicación a dicho organismo de las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

2. Asimismo, los órganos directivos de las entidades que integran el sector público empresarial y fundacional de la Comunidad Autónoma de Cantabria podrán acordar su sometimiento a las previsiones contenidas en este Decreto con excepción de aquellas relativas a la distribución competencial de funciones y responsabilidades que en el mismo se contienen, debiendo cada entidad adoptar un propio sistema de distribución competencial adaptado para su organización.

Disposición derogatoria única. Derogación Normativa.

Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango que se opongan o contradigan lo dispuesto en este decreto.

Disposición final primera. Desarrollo normativo.

Se faculta al titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica para dictar cuantas disposiciones sean precisas para la aplicación y desarrollo del presente decreto.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Cantabria.

Fuente: iustel.com

Publicat a General, Gestión Documental

Gestión documental en la nube: imperativo legal para pymes y autónomos

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de-sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad.

En qué consiste la gestión documental

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.

Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en tu negocio

Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.

  1. Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  2. Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  3. Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  4. Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  5. Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  6. Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  7. Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  8. Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Fuente: infoautonomos.eleconomista.es

Publicat a General, Gestión Documental

La exsecretaria del Patronato acusa a la Diputación de haber fraccionado contratos

Es, junto a Luis Pérez -exvicepresidente de la Diputación Provincial de Almería con el PSOE- la principal acusada en el Caso Facturas. De ambos asegura la Fiscalía en su escrito de acusación que urdieron presuntamente un plan «por el que se habrían apropiado» de más de 750.000 euros de fondos públicos «para quedárselos para sí o destinarlos a gastos particulares». Sin embargo, y tras la jornada de cuestiones previas del juicio -que continuará en diciembre con las primeras declaraciones, entre otras la suya propia- aseguró ser víctima de «un claro aprovechamiento del modelo judicial para una batalla política entre dos partidos». «Pero no pueden olvidar una cosa, y es que yo soy funcionaria por oposición y no una actora del escenario político», argumentó Teresa González, quien fuera secretaria delegada del ya extinto Patronato Provincial de Turismo.

En un comunicado remitido a los medios, González confía en poder probar su inocencia. «Demostraremos que mi firma no da dinero. La firma de la secretaria delegada no tiene capacidad de dar ninguna orden de pago. Demostraremos que cualquier pago de un organismo autónomo de la Diputación se realiza por los tres claveros: el presidente, el interventor y la tesorera basándose siempre en acuerdos adoptados por el presidente del Patronato o por sus órganos colegiados tanto el consejo ejecutivo como la asamblea general. Si a mi no me han creído, aportaremos testigos desde dentro de la casa que expliquen imparcialmente lo difícil que sería intentar cualquier tipo de trama sin la propia connivencia de los verdaderos pagadores», argumentó.

Pero además de censurar que se haya creado «una falsa imagen» sobre ella «con gastos o viajes de ensueño», criticó que sea la propia Diputación quien -además de la Fiscalía- la acuse en sala. «Me acusa una Diputación presidida por un alcalde investigado hasta por la compra de palmeras con GPS a la empresa de su yerno o del que hemos sabido por una denuncia de esta misma semana que un concejal suyo ha gastado, que se sepa por ahora, un cuarto de millón de euros en una copistería de su pueblo por conceptos tan razonables como la compra de caramelos», reprobó.

Denuncia en Fiscalía

La procesada en el Caso Facturas denunció ayer asimismo que, «justo» cuando deja de ser ella quien informa «sobre las cuentas del Patronato» se produce «un aluvión de fraccionamientos de contrato, gastos que no se podían hacer sin concurso público», y que ella se negó, dijo, a aceptar. Al respecto, agregó, aportará pruebas. Asimismo, indicó que «la propia Fiscalía de Almería tiene en su poder una completa denuncia sobre estos extremos» y de la que por el momento no se tenía conocimiento público.

Cabe recordar que el Caso Facturas -su investigación- se inicia tras la interposición por el actual equipo de gobierno del PP, presidido por Gabriel Amat, de una denuncia ante la Fiscalía Provincia por lo que en su momento dieron a conocer como facturas por viajes que jamás se habrían hecho. El caso salió a la luz pública en enero de 2013, cuando en una rueda de prensa el actual vicepresidente de la administración supramunicipal, Javier Aureliano García (PP) aireó una serie de facturas cargadas a los presupuestos del Patronato Provincial de Turismo durante el gobierno de Juan Carlos Usero (PSOE), con el denominador común de haberse pagado sin que se hubiera generado el gasto que figuraba en las mismas o por contener un exceso en viajes y estancias en hoteles. Los socialistas presionaron para que, en el caso de considerar que podía haber habido menoscabo, las llevara a la Justicia o, en caso contrario, el cargo popular dimitiese. La denuncia en Fiscalía se puso dos días después, si bien se amplió más tarde con nuevas facturas sospechosas.

En total, estima la Fiscalía en su acusación, el menoscabo a las arcas públicas habría sido de casi 800.000 euros, la mayor parte mediante facturas falsas. Esto es: algunos empresarios que contrataban con el Patronato Provincial de Turismo habrían elaborado de forma concertada facturas por servicios que no se prestaban o por bienes que no se entregaban. Y todo ello, haciendo constar en la factura conceptos que sí que podrían ser propios del organismo.

La investigación ha acabado sentando en el banquillo a 18 acusados. Ayer fue la primera de las sesiones de la vista oral, la de cuestiones previas. Y en ella el tribunal de la Sección Tercera de la Audiencia Provincial de Almería aceptó nuevas pruebas, entre ellas algunas testificales reclamadas precisamente por la defensa letrada de Teresa González, que ejerce el penalista Francisco Torres, y que pidió que acudieran como testigos dos trabajadoras del archivo del Patronato.

Está previsto que el juicio se prolongue durante 18 sesiones, la primera de ellas el próximo 11 de diciembre. En dicha sesión deberán prestar declaración cuatro de los procesados: la exsecretaria delegada del Patronato, Teresa González; el exvicepresidente de la Diputación, Luis Pérez; y los dos administradores de la empresa Leitour Viajes, Francisco Javier Guerrero y Arístides Javier Martos. El Tribunal ha mantenido la vista oral pese a la petición de varios letrados de suspenderla al encontrarse uno de los acusados enfermo de gravedad, razón por la que se ha archivado provisionalmente la causa para él a la espera de la evolución de su estado de salud.

Los dos primeros están procesados por presuntos delitos continuados de malversación, fraude a la administración pública, falsedad en documento mercantil y oficial y prevaricación, si bien a González también se le imputa un delito de infidelidad en la custodia de documentos -por ordenar presuntamente la destrucción de documentación oficial-. Para González se piden nueve años y diez meses de prisión, mientras que para Luis Pérez se reclaman siete años y nueve meses de encarcelamiento.

Fuente: ideal.es

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