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Destrucción documental confidencial y segura

Destrucción documental confidencial y segura

El proceso de destrucción documental debe efectuarse de manera segura y mediante el soporte de una empresa de expurgo de información.

Ésta le ofrece el mejor apoyo a la hora de determinar cuáles son los archivos que deben guardarse, durante cuánto tiempo y cuáles ya deben eliminarse, ya que no desempeñan ninguna función o no se deben guardar según la normativa vigente.

Y es que el expurgo de documentos, donde se depura y suprime información, es esencial en las empresas, especialmente para garantizar la protección de datos confidenciales o de carácter sensible.


¿Qué es la destrucción documental?

En la destrucción documental intervienen muchos factores y se analizan diversos aspectos. Entre ellos, se evalúa toda la información, con el objetivo de decidir si es necesario destruirla o no.

Es un proceso que realizan las empresas de gestión de documentos con seguridad y certificación, y cumpliendo con la legislación.

Éstas se encargan tanto de la recogida y transporte, por personal experto en la materia, y aseguran que los archivos destruidos no podrán ser reutilizados.

La documentación es llevada en un centro dedicado exclusivamente a este tipo de gestión profesional, donde solo hay disponibilidad para personal con acceso. De esta manera, se sigue garantizando la absoluta confidencialidad.

Es en este momento cuando se procede a la destrucción completa de la información, sin dejar rastros y con la máxima protección.

Este proceso anula la posibilidad de que la información pueda nunca ser visibilizada en un futuro.

Las fases de destrucción de documentos son las siguientes: almacenamiento, que es cuando los archivos que se van a eliminar están almacenados con seguridad hasta el último momento; transporte, se garantiza que durante el traslado no habrá pérdidas o filtraciones de información; y destrucción, que hace imposible la reconstrucción de los documentos y su recuperación.

Referente al traslado, tanto la carga como la descarga lo llevan a cabo personal autorizado, mediante un medio de transporte habilitado para ello.

Y, sobre la destrucción, cabe decir que la información es triturada totalmente y se recicla después. El tamaño elegido para la destrucción es mínimo, para, de esta manera, asegurarse de que la eliminación es total.


¿Por qué destruir de manera completa los documentos más sensibles?

El papeleo de una oficina, además de ocupar mucho espacio físico, hace que la organización administrativa pueda ser nefasta. Así que las empresas de gestión documental ponen a la disposición de los usuarios el servicio de destrucción de documentos, clave para mantener sólo la información necesaria y desechar la que ya no hace falta guardar.

Gracias a este soporte profesional, la información cumple con su ciclo de retención, que es el periodo de tiempo que es necesario mantener a buen recaudo un archivo en concreto.

Igualmente, se cumple con la Ley de Protección de Datos, con el cual se puede evitar pagar multas o sanciones que, a la vez, podrían dañar la reputación de un negocio.

Destruyendo completamente sus documentos, se evita, también, que datos sensibles acaben en manos ajenas. Hay información que, simplemente no se puede tirar a la basura.

Y, ¡qué decir del coste! Es la manera más económica y con garantías de destruir la información de manera definitiva.


La gestión documental facilita el acceso a la documentación y que todos los procesos sean más sencillos

Si quiere saber cómo destruir los documentos confidenciales de una empresa, confíe en la gestión documental y su información estará en las mejores manos.

Se encargan tanto de la correcta categorización, almacenamiento y destrucción de documentos.

Ello hace que las búsquedas de archivos sean más sencillas y rápidas, repercutiendo positivamente en su rentabilidad y productividad.

No lo dude y haga que los papeles de su negocio estén completamente resguardados y fuera del alcance de personas externas.






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