¿De qué trata un servicio de Custodia Documental?

Las instalaciones de las empresas son una parte vital para el bienestar de todos los trabajadores. Se deben mantener limpias y despejadas para el correcto rendimiento de la actividad que se desarrolla.

Los servicios de Gestión Documental principalmente se contratan en entidades culturales como bibliotecas, archivos y fundaciones, administraciones públicas y en empresas privadas. Se realizan los siguientes servicios dentro de la Gestión Documental:

  • Organización de archivos
  • Custodia
  • Digitalización
  • Expurgo o destrucción

Contratar un servicio de Custodia de documentos es esencial ya que ayuda a las empresas a ganar espacio en sus instalaciones y les asegura un buen cuidado de su documentación sin tener que correr ningún riesgo.

¿Qué es la Custodia documental?

La actividad de Custodiar Documentos trata de la administración de la documentación de los diferentes clientes con todos los cuidados y vigilancia en las instalaciones donde se almacenan dichos documentos.

A diferencia de custodiarlos dentro de las propias oficinas de las empresas, contratar un servicio destinado a ello dispone de muchos beneficios.

Beneficios de contratar un servicio de Custodia documental

  • Ahorro de costes de almacenamiento. La documentación que se tiene que almacenar durante un tiempo por ley o indefinidamente es mucho más económico almacenarlo en las instalaciones de una empresa de custodia documental que en las propias oficinas.
  • Mejora la seguridad del acceso a la documentación. La gestión de la documentación confidencial requiere unos sistemas de seguridad y control de accesos, cámaras de seguridad, etc.
  • Mejora la seguridad física de la documentación. Las instalaciones de empresas de gestión documental están protegidas contra robos, incendios, desastres naturales e inundaciones.
  • Facilidad de acceso a los archivos. Los archivos siempre estarán disponibles para los clientes cuando se necesitan ya que cada archivador y archivo dispone de una codificación y se controla su ubicación mediante la base de datos de gestión del inventario.





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