Beneficios de una buena gestión documental para la empresa

Una gestión documental adecuada es una de las principales metas que persiguen las empresas. El objetivo es implantar un sistema que permita realizar las operaciones de manera versátil, tener acceso a la información en el momento en el que se necesite y contar con un sólido sistema de seguridad, entre otros factores.

¿Sabías que entre un 10 y 15% de los recursos de las empresas se desaprovechan? Y la principal razón de ello es la falta de organización: se pierde mucho dinero en electricidad, en impresiones que no van a ninguna parte, en tinta, y especialmente tiempo buscando documentos importantes que podemos tener almacenados de manera sencilla con un buen software de gestión documental.

¿Por qué deberíamos trabajar en mejorar la gestión documental?

Ahorro

El ahorro de tiempo es el principal factor de una gestión documental adecuada, puedes localizar, modificar, enviar, personalizar y automatizar los procesos. Evitas pasar minutos tedioso buscando en interminables estanterías llenas de archivadores.

El hecho de encontrar algo cuando lo buscas supone un aumento de la agilidad en los procesos importante, lo que deriva en tener más tiempo para tareas más importantes, y en definitiva, un mejor aprovechamiento del tiempo de trabajo supone más beneficios para tu empresa.

Seguridad

Con un buen sistema de gestión documental no tendremos que preocuparnos por la integridad de nuestros datos personales. La seguridad en la nube limita los accesorios del usuario según se desee.

Estos permisos son revocables en cualquier momento: así, la información tan solo se podrá visualizar y modificar por aquellos usuarios que cuenten con las acreditaciones correspondientes.

Disponibilidad

Otra de las ventajas de este sistema es que la información estará disponible en todo momento (24 horas al día, 7 días de la semana). Para acceder a la misma tan solo hará falta contar con un dispositivo que tenga conexión a Internet.

No hará falta tener que sentarse delante de un ordenador de sobremesa, o de un ordenador portátil. Tampoco tendremos que estar buscando datos entre muchas hojas de papel física, ya que la búsqueda se simplificará con los mecanismos online. Esto es beneficioso para reuniones o para que los trabajadores en movilidad puedan disponer de cualquier tipo de documento en cualquier momento y lugar.

Mayor control sobre el consumo recursos

La única manera de saber si una empresa es o no eficiente es controlando los recursos que consume y, para ello, necesitaremos tener toda la información actualizada. Una buena interfaz de gestión documental nos dará acceso a estos consumos en tiempo real, para llevar un mayor control.

Reducción de espacio

Olvídate de tener que estar llenando los estantes con archivadores repletos de documentos que nunca se van a utilizar. Todo estará almacenado en discos duros en la Nube.

Estas son las principales ventajas de contar con un sistema de gestión documental.

Fuente: getafecapital.com






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